Como conseguir mais eficiência operacional na sua empresa agora?

eficiência operacional

Seu negócio é eficiente? Até os anos 90, gigantes internacionais como Walmart e Toyota alcançaram sucesso por meio da remodelagem de processos com foco na eficiência operacional. Mas o mundo mudou. No atual estado do capitalismo, muitas outras variáveis são necessárias para que tal excelência seja atingida. E isso independe do porte ou do segmento da empresa.

Em uma era em que grandes corporações usam Big Data para entender o comportamento do consumidor, em que a Internet das Coisas (IoT) sinaliza a possibilidade de maior interação entre produtos e em que equipes são gerenciadas remotamente, é preciso se atualizar para permanecer competitivo.

Tudo isso parece abstrato demais? Então que tal trazer essa problemática para o mundo real? A partir de agora, vamos mostrar 6 estratégias corporativas imprescindíveis para que seu negócio alcance eficiência operacional máxima, com processos ágeis, de baixo custo e altíssimo nível de qualidade. Acompanhe!

1. Adoção de métodos de mapeamento de processos

Por mais que diversas empresas até sejam eficazes, conseguindo alcançar metas estipuladas ao final de um período, algumas delas atingem os alvos com pouco esforço logístico e financeiro, enquanto outras acabam gerando um verdadeiro caos operacional para chegar aonde deseja. A verdade, assim, é que não basta ser eficaz. Também é preciso ser eficiente, fazendo mais com menos, dentro de padrões elevados de qualidade.

Se sua empresa precisa arcar com muitas horas extras para bater metas de vendas, possui o dobro de funcionários do concorrente para dar conta das mesmas tarefas, acumula máquinas ociosas ou desníveis de atribuições entre colaboradores, pode ter certeza: você tem problemas de eficiência operacional em sua organização. Aí entram alguns métodos de mapeamento de processos para dar início a uma mudança profunda no negócio.

O Business Process Management (ou, em português, gerenciamento de processos de negócio) é uma abordagem adaptável de reestruturação de processos que consiste no mapeamento completo de todas as ações realizadas na empresa. A intenção é obter um diagnóstico preciso sobre o que deve ser feito para a companhia se tornar mais produtiva, enxuta e mais barata, desde que sem perder a qualidade.

2. Atenção à gestão da cadeia de fornecimento

Você já ouviu falar em Supply Chain Management (SCM)? Até alguns anos atrás, todos os agentes da cadeia de suprimentos se enxergavam com certa desconfiança, buscando maximizar seus lucros de forma mutuamente predatória. O produtor só se importava com a fábrica, que não ligava para o varejista, que só queria saber do consumidor. Essa mentalidade gerou prejuízos compartilhados durante décadas, até se notar que uma relação de parceria e integração poderia trazer resultados mais robustos para todos no longo prazo.

Se sua empresa almeja atingir eficiência operacional plena, portanto, estabeleça relações de longo prazo com seus fornecedores. Faça reuniões conjuntas de planejamento, deixe que eles conheçam sua estimativa anual de demanda por suprimentos e, se possível, tenha um sistema integrado para facilitar ordens de compra. Tudo isso reduz o esforço de follow-up dos seus funcionários, diminui também o tempo de entrega dos insumos e reduz o custo médio de suas mercadorias.

3. Implementação de uma gestão baseada em metas

Uma empresa que não faz monitoramento de referenciais de desempenho navega ao sabor da sorte. E, nesse cenário, os resultados costumam ser desastrosos. É preciso, assim, ter um norte. Trabalhe com ferramentas de gestão estratégica baseadas em indicadores, como o Balanced ScoreCard (BSC), que atua além das perspectivas puramente financeiras. As metas estipuladas devem ser elaboradas em conjunto com toda a equipe (administração por objetivos), focando na prática e apostando em revisões periódicas.

Especificamente no âmbito financeiro, dê especial atenção ao EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) ou, em português, LAJIDA (Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização). Esse indicador sinaliza o quanto a empresa gera de recursos apenas com suas atividades operacionais.

4. Eliminação dos métodos analógicos

Seu negócio ainda gasta dias para ter um contrato devidamente assinado por todos os envolvidos? Seus funcionários ainda perdem horas e mais horas buscando documentos perdidos ou recriando guias e relatórios extraviados? Essa realidade tem que ficar no passado!

Já falamos em outros posts sobre o impacto negativo dos métodos analógicos na produtividade no trabalho, especialmente no caso da assinatura manual. A simples adoção de uma plataforma de assinatura eletrônica já pode reduzir significativamente o tempo desperdiçado com a impressão de documentos, a espera pela assinatura da gerência e a efetiva remessa dos papéis para assinatura dos demais envolvidos. Isso sem falar no posterior reconhecimento de firma.

Imagine o quanto sua empresa ganharia em produtividade ao se tornar paperless, adotando uma tramitação integralmente digital. Muito além da economia de custos com papéis, toners e até energia, pelas sucessivas digitalizações, a grande virtude desse método é o enxugamento de procedimentos manuais realizados por seus funcionários.

Com acesso mobile, as soluções de Digital Transaction Management (DTM) e eSignature permitem que você faça o upload do arquivo na plataforma, registre sua assinatura e dispare um alerta aos e-mails dos demais envolvidos. Esses, por sua vez, podem consolidar suas assinaturas de qualquer ponto do mundo em questão de minutos! Entendeu agora o que é eficiência operacional na prática?

5. Preparação para a transformação digital

A solução preserva a integridade dos arquivos ou documentos e ainda possui aviso de leitura. Basicamente, portanto, carrega as mesmas funções de uma carta registrada, só que totalmente on-line, sem burocracia, com mais rapidez e economia de custos.

Considere ainda a possibilidade de trabalhar com ferramentas de Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence e outros instrumentos digitais que aumentem, por exemplo, sua força de vendas. Se você, assim como os maiores nomes do mercado, também entende que competitividade elevada é consequência da consolidação de um processo de transformação digital, trate de se adaptar!

6. Foco em uma estrutura escalável

Escalar é ter potencial para expandir de acordo com a demanda, sem que a estrutura de custos seja drasticamente afetada. As empresas que usam a tecnologia como base conseguem ampliar seu poder de atuação sem grandes alterações na margem de custo. Saiba: o caminho para quem deseja ter processos escaláveis passa por automações e maior atuação em ambiente digital.

A lógica é simples: em um mercado de competitividade global, em que os custos dos produtos e serviços são comparados ao redor do mundo todo, se sua empresa não possui eficiência operacional, não tardará para seja colocada à margem do mercado por seus próprios consumidores e stakeholders.

Por fim, se quer se aprofundar ainda mais no tema eficiência operacional, aproveite para baixar nosso white paper sobre DTM e garanta que não ficará para trás na corrida digital! Ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da Docusign.