Melhores Práticas para Revisão de Contratos

Negociar e revisar contratos pode levar muito tempo para os departamentos jurídicos. Todas as partes envolvidas têm expectativas e necessidades, e pode ser desafiador chegar a um acordo que deixe todos satisfeitos.

Um processo que pode criar um grande gargalo no processo de negócios é a marcação de revisões em contratos. Este post abordará a marcação de revisões em contratos, como marcar um documento e algumas melhores práticas a seguir na próxima vez que você elaborar um contrato com revisões.

O que é a marcação de revisões em contratos?

A marcação de revisões em contratos é o processo de edição e comentário em um documento de contrato por todas as partes envolvidas em um acordo. Isso ocorre durante as negociações e envolve cada parte marcando o documento com sugestões de alterações e comentários, seja à mão ou através de um sistema digital. O contrato muitas vezes vai e volta várias vezes antes que todos concordem com os termos e o relacionamento, resultando em um contrato final limpo.

A prática é chamada de marcação de revisões porque, com contratos de papel tradicionais, um escritório de advocacia frequentemente usava tinta vermelha para marcar documentos com edições e sugestões, semelhante à forma como seu professor corrigia provas usando uma caneta vermelha.

Hoje, aplicações de gestão de contratos têm recursos que rastreiam digitalmente quaisquer alterações feitas. Isso ajuda as organizações e os advogados internos a evitarem longos tempos de espera associados ao envio de documentos físicos de um lado para o outro ou à localização da versão mais recente do acordo.

Desafios comuns na marcação de revisões em um contrato

Existem alguns riscos e desafios associados à marcação de revisões em contratos. Quando você tem problemas de formatação ou erros no rastreamento de alterações, os termos e a linguagem podem ser alterados acidentalmente no processo. Isso pode levar a dores de cabeça no futuro e até mesmo a riscos para a empresa.

No entanto, outros desafios também podem causar problemas no processo de negociação. Aqui está o que ter em mente ao trabalhar com um contrato marcado com revisões.

Alterações não rastreadas

Você já se encontrou revisando um contrato, fazendo alterações ao longo do extenso documento—apenas para perceber com absoluto horror que o rastreamento de alterações não estava ativado?

Isso acontece com os melhores de nós, mas não torna a situação menos irritante ou problemática. A comparação de contratos é uma parte fundamental da marcação de revisões em contratos, e sem o rastreamento de alterações, seu ponto de referência para comparação é perdido.

Confusão de versões

Frequentemente, há muitas versões diferentes de contratos, todas com revisões e linguagens diferentes. Um grande desafio é garantir que a versão mais recente do documento esteja sendo usada e referenciada para que as revisões não sejam perdidas. Sem uma abordagem adequada para nomeação e compartilhamento de documentos ou um bom sistema de gestão de fluxo de trabalho de contratos em vigor, pode não estar claro qual documento é a versão mais recente e qual é o documento original. Descobrir que você está trabalhando em uma versão desatualizada não é apenas frustrante, mas também atrasa ainda mais as negociações.

Formatação perdida ou quebrada

Quando suas revisões estão sendo passadas de um lado para o outro entre as partes negociadoras, é difícil garantir que todos estejam abordando as alterações e formatando da mesma maneira, especialmente se estiverem trabalhando com diferentes soluções tecnológicas. A falta de alinhamento na formatação pode significar que você terá que gastar mais tempo verificando erros de formatação.

4 melhores práticas ao marcar revisões em contratos durante a negociação

Incorporar melhores práticas ajuda a melhorar o processo de marcação de revisões em contratos, o que, por sua vez, pode melhorar os relacionamentos com fornecedores ou clientes e a produtividade. Essas melhores práticas são ótimos pontos de partida quando você está aprendendo a marcar revisões em um contrato e criar seu processo de contrato.

1. Nunca apresse o processo de marcação de revisões

Pode ser tentador abordar a marcação de revisões com um objetivo em mente: preparar o documento final o mais rápido possível. O relacionamento comercial em questão não pode começar até que todo o processo termine e o contrato esteja totalmente executado, então você quer que as negociações avancem rapidamente.

Mas não é sensato apressar o processo de marcação de revisões em um documento. Seu trabalho é proteger a empresa de riscos, afinal. Os termos devem ser favoráveis a você, então reserve um tempo extra para consultar os líderes empresariais e outros departamentos para garantir que você possa atender a todas as obrigações delineadas e que funcionem para sua organização.

Mesmo que as negociações estejam em andamento há algum tempo, reserve um tempo extra para obter os melhores termos possíveis.

2. Monitore possíveis problemas de conformidade

É importante revisar de perto os contratos em busca de quaisquer problemas de conformidade, por isso é útil estar envolvido desde o início. Você precisa garantir que tudo no contrato seja realista para sua empresa e que você será capaz de cumprir os termos.

Às vezes, um problema de conformidade pode não ser claro imediatamente. Se você não puder confirmar termos relacionados a outro departamento, envolva a equipe para marcar o contrato ou fornecer feedback. Por exemplo, você pode precisar verificar com a equipe de contabilidade sobre as expectativas de faturamento para garantir que eles possam cumprir antes de você concordar com isso no contrato.

3. Mantenha um controle de versão limpo

Lembre-se do que dissemos anteriormente sobre problemas de formatação e confusão de versões? Eles só atrasarão o processo de negociação, o que definitivamente não é o objetivo quando você está tentando fechar negócios no final do trimestre.

O software de marcação de revisões em contratos ajuda a resolver esses problemas. Todas as versões são mantidas e categorizadas, para que nunca haja problemas de confusão de versões. Além disso, é fácil aceitar ou rejeitar revisões, gerenciar inserções e exclusões e fazer comentários. Você pode realizar comparações de documentos lado a lado para obter uma melhor visão geral de quaisquer alterações.

4. Evite marcar revisões ao mesmo tempo que a contraparte

Podemos não concordar sobre o escopo de indenização ou limites de responsabilidade, mas esperamos que todos possamos concordar que revisões cumulativas são o pesadelo da equipe jurídica. À medida que novas tecnologias surgem, incluindo a capacidade de editar colaborativamente em um documento digital ao mesmo tempo, é mais importante do que nunca definir protocolos claros de marcação de revisões para evitar erros operacionais.

Para facilitar a revisão, aceite as revisões da outra parte e devolva um rascunho que reflita apenas suas edições (com comentários explicativos, quando necessário, é claro). Esse método não apenas é mais fácil de seguir, mas também pode ajudar a acelerar o processo de negociação, pois cada parte pode identificar rapidamente quais itens permanecem abertos e quais ainda precisam ser negociados.

Como as soluções de gestão do ciclo de vida de contratos simplificam a marcação de revisões

O software de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) ajuda você a gerenciar e melhorar as revisões de contratos, simplificando os fluxos de trabalho e abrindo a porta para processos mais rápidos e fáceis. A solução CLM certa incluirá recursos como:

• Painéis configuráveis para monitorar estágios e processos de contratos

• Fluxos de trabalho automatizados e baseados em regras com roteamento condicional para revisões e aprovações

• Recursos de edição e colaboração, como comentários e tarefas em tempo real, dentro de ferramentas comumente usadas, como Microsoft Word e Google Docs

• Relatórios padronizados e personalizados para rastrear métricas-chave e descobrir insights

• Integração perfeita com sistemas de registro de negócios existentes

• Um repositório centralizado para acordos com permissões de acesso granulares

Para mergulhar no processo real de marcação de revisões, gerenciamento de versões e eficiências de processos, leia nosso blog, "Como você marca um contrato antes de assinar?"

Perguntas frequentes

O que acontece se você marcar revisões?

Marcar documentos com revisões é uma parte crítica do processo de negociação de contratos que ajuda a garantir que as organizações envolvidas não estejam em risco de consequências legais. O objetivo da revisão e marcação de contratos é concordar com todos os termos, criando um documento final limpo que esteja pronto para ser assinado.

Um "contrato com revisões" não é um tipo de acordo final - é um documento em andamento que contém revisões e, portanto, não é um contrato executado. Isso não se aplica apenas a novos contratos; um acordo anterior pode se tornar um contrato com revisões se novos termos precisarem ser negociados.

Como é um contrato com revisões?

Revisões são inserções ou exclusões que alteram a linguagem no documento. Isso não é apenas uma questão de edição de texto. As mudanças visam levar o contrato a um estágio em que ambas as partes concordem com os termos e a linguagem usada, para que todas as partes possam assinar com confiança o documento final, colaborativo.

Quanto a como você realmente marca fisicamente um contrato? Esse é um processo principalmente digital no mundo dos negócios de hoje. Muitas equipes jurídicas recorrem ao Microsoft Word para marcar revisões através do recurso de controle de alterações do processador de texto, embora os sistemas de gestão de contratos também ofereçam recursos de marcação de revisões ou integrações com outras ferramentas preferidas de marcação de revisões.