Como a ordem de serviço digital pode transformar sua empresa?

O dia a dia corporativo engloba uma série de atividades que demandam processos ferramentas para garantir a eficiência e o cumprimento dos prazos. Nesse sentido, a ordem de serviço digital é um recurso que agrega valor ao otimizar o fluxo das operações.

Com a transformação digital, a automatização se tornou uma forte aliada das empresas prestadoras de serviços. Afinal, é fundamental manter uma rotina organizada e ágil, focada na boa experiência e satisfação do cliente.

Neste post, além do conceito e da importância da ordem de serviço, explicaremos também quais são os principais benefícios de usar o documento digitalizado e como implementar essa digitalização na sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a ordem de serviço?

A ordem de serviço (ou OS) é o documento usado para formalizar a execução de determinados trabalhos por uma empresa. Nela, devem constar informações, orientações e especificações para a realização de tais atividades.

Sua emissão ocorre no ato da solicitação dos serviços, possibilitando um maior controle e o acompanhamento das etapas. Assim, tanto o cliente quanto a gestão e a equipe técnica conseguem saber o que precisa ser feito. 

Existem diferentes tipos de ordem de serviço, a depender do ramo de atuação da empresa. Entre os principais, estão:

• instalação;

• manutenção preventiva e corretiva;

• serviço de evento;

• inspeção de segurança ou de propriedade;

• pedido de serviço.

Qual é a importância da ordem de serviço nos processos empresariais?

A ordem de serviço viabiliza a comunicação entre o departamento de vendas e o time operacional responsável pela execução do serviço. Após a negociação e autorização, a demanda deverá entrar na fila para ser atendida de acordo com o prazo acordado com o cliente.

Ela é primordial para o planejamento e a preparação de atividades, ao permitir:

• a mobilização da equipe técnica;

• a compreensão dos serviços a serem realizados;

• a definição dos equipamentos;

• a separação dos materiais necessários.

Com a ordem, é possível registrar e manter as requisições de forma organizada e padronizada, facilitando a consulta sempre que necessário. Com acesso às informações sobre o serviço, a conclusão será mais rápida e com menor risco de erros.

Quais são as vantagens da digitalização da ordem de serviço?

O estudo IDC sobre as Tendências TIC 2024, realizado com as maiores empresas da América Latina, destaca que 57% das organizações no Brasil esperam que 49% a 90% de suas receitas venham de produtos e serviços digitais.

Isso ocorre uma vez que a tecnologia revoluciona constantemente o modo como as empresas prestam serviços. Nesse sentido, são as soluções digitais que proporcionam ganhos significativos ao negócio, ao oferecer desde um controle eficiente das OS até a excelência e efetividade das entregas.

Portanto, a ordem de serviço digital facilita o gerenciamento e o direcionando das demandas em um fluxo automatizado — mas não é só essa a sua utilidade. Confira outros benefícios, a seguir!

Agilidade

No processo automatizado, a emissão da ordem de serviço será mais rápida e prática, com o preenchimento automático de campos obrigatórios — comuns a todos os serviços — chegando às mãos da equipe técnica quase que instantaneamente.

Vale salientar que a digitalização de documentos tem um aspecto motivacional, ao eliminar o trabalho manual e tornar as equipes mais dinâmicas, proativas e rápidas. Sem a costumeira burocracia e papelada, os colaboradores se sentirão mais valorizados e engajados.

Precisão

Os detalhes fazem toda a diferença na prestação de serviços — sobretudo, para corresponder às expectativas do cliente na íntegra. O fornecimento digital e preciso das especificações técnicas e demais instruções é mais eficiente, comparado ao risco de erros por problemas decorrentes de um preenchimento manual ilegível.

Segurança

O processo digital é muito mais seguro, principalmente do ponto de vista da agilidade da comunicação, da clareza das informações e do monitoramento da OS.

Tanto o registro quanto o acesso oferecem mais segurança na versão digital, a qual pode contar com sistemas antifraudes e assinatura eletrônica para validar o documento.

Sustentabilidade

Dentro das premissas do ESG, a responsabilidade social corporativa abarca a pauta da sustentabilidade, exigindo das empresas iniciativas para reduzir os impactos ambientais de suas atividades.

Com a ordem de serviço digital, é possível eliminar o uso de papel e tornar a operação mais sustentável, mantendo o registro e acompanhamento das etapas de modo online.

Como implementar a ordem de serviço digital na sua empresa?

Os serviços digitais estão em alta, desburocratizando os processos das empresas. De acordo com Norbert Otten, Diretor de Soluções da Docusign na América Latina, é importante compreender as dores e necessidades dos clientes para integrar adequadamente as áreas do negócio.

Antes da emissão da ordem de serviço, toda a negociação terá se desenvolvido com base nos interesses de ambas as partes. Assim, a escolha do cliente e o fechamento do negócio dependerá da transparência do acordo de prestação de serviços.

Nesse contexto, a adoção de soluções especializadas se torna essencial para maximizar os benefícios da ordem de serviço. Afinal, os contratos digitais permitem que o cliente visualize os detalhes da negociação, aprovando por assinatura eletrônica a OS correspondente.

O processo automatizado ainda oferece maior confiabilidade e facilidade de gerenciamento do contrato. Isso porque a tecnologia viabiliza um processo automatizado e personalizado, com emissão da ordem de serviço espelhada no que foi definido entre contratante e contratado.

A plataforma Docusign IAM, de gestão inteligente de acordos, traz benefícios significativos para empresas que prestam serviços. A criação instantânea de documentos — como acordos, contratos e ordens de serviços — potencializa a capacidade produtiva do negócio, superando rapidamente os desafios para dar prosseguimento às operações e garantir uma entrega ágil ao cliente.

Com um sistema apropriado, sua empresa terá todos os documentos centralizados em um mesmo lugar — desde a cotação, passando pela proposta, até chegar ao contrato assinado e validado pelas partes. Essa é, portanto, uma dinâmica de operação digital para evitar a perda de tempo e de dinheiro, permitindo fluxos de trabalho mais organizados e rentáveis.

Como vimos, a ordem de serviço digital é parte essencial da complexa relação de compra e venda, que formaliza a negociação e direciona a execução dos serviços. Quando integrada a uma solução especializada Docusign, será possível consultar o documento e acompanhar as suas etapas a qualquer momento e de qualquer lugar com acesso a internet.

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