O que é a matriz GUT e como aplicá-la? Saiba agora!

A matriz GUT é uma ferramenta de gestão usada para definir níveis de prioridade na resolução de problemas. Em termos práticos, ela ajuda o gestor a agir quando ele se vê diante de várias situações e não sabe como estabelecer a importância e/ou urgência de cada uma delas.

Ela funciona analisando as situações sob três enfoques: gravidade, urgência e tendências. A primeira, busca compreender o quão grave é um problema; a segunda, avalia a rapidez com que aquilo precisa ser resolvido; e a terceira, esclarece se o problema tende a piorar ou melhorar com o tempo.

Usando um sistema de atribuição de pontos para cada critério, é possível calcular o valor total para cada problema, permitindo assim ordená-los por importância e direcionar os esforços para a resolução dos mais críticos, otimizando o tempo e os recursos da empresa.

Neste artigo, explicamos em detalhes para que serve a matriz GUT, destrinchando os seus três componentes, os benefícios, como calcular e dicas para você implementá-la na sua operação. Além disso, entenda como soluções de assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) podem ajudar a implementar essa ferramenta. Acompanhe!

Para que serve a matriz GUT?

A expansão dos mercados, o aumento da competitividade e a complexidade crescente do cenário empresarial exigem adaptação constante das empresas.

A tomada de decisão, antes um processo intuitivo, tem se tornado cada vez mais desafiadora, demandando o uso de ferramentas e metodologias que garantam eficiência e precisão.

É justamente neste contexto que se posiciona a matriz GUT, uma ferramenta que ajuda a quantificar a importância de cada problema por meio da análise dos critérios de gravidade, urgência e tendência.

A sua aplicação permite a análise criteriosa de cada situação, combinada com a definição de prioridades claras, otimizando a alocação de recursos financeiros e humanos e maximizando os resultados.

Quais são os três conceitos da matriz GUT?

Como destacamos, a matriz GUT é baseada na análise de três critérios. A seguir, explicamos em detalhes cada um deles. Confira!

Gravidade: avaliando o impacto do problema

A gravidade mensura o impacto que determinado problema pode causar em um sistema, processo ou organização. Para avaliar esses critérios é preciso responder as seguintes perguntas.

• Quais as consequências do problema caso ele não seja solucionado?

• Quais os efeitos em longo prazo?

• Quais áreas serão afetadas?

• Quais os custos envolvidos?

Tenha em mente que gravidade está diretamente ligada às perdas que a organização pode sofrer, como financeiras, de imagem, operacionais ou até mesmo humanas. Dessa forma, quanto maior o impacto negativo potencial, maior a gravidade atribuída ao problema.

Assim como no processo de planejamento estratégico, a avaliação desse critério deve ser feita de forma objetiva e considerando todos os aspectos relevantes, a fim de priorizar as ações de resolução.

Urgência: tempo de resolução necessário

O critério da urgência avalia a necessidade de resolução imediata (ou não) do problema. Um problema urgente é aquele que, se não for solucionado rapidamente, pode causar impactos negativos significativos à empresa.

Situações como uma falha no sistema de produção que interrompe a linha de montagem, um bug crítico em um software de automação de processos, que compromete a operação e a segurança dos dados, ou um problema de infraestrutura que impede o acesso aos sistemas corporativos são exemplos de eventos que exigem uma resposta imediata.

A urgência está relacionada ao tempo disponível para solucionar o problema e minimizar seus efeitos. Quanto menor o tempo disponível, maior a urgência atribuída ao problema. É importante destacar que a urgência não se confunde com a importância do problema, pois um problema pode ser muito importante, mas não necessariamente urgente.

Tendência: evolução do problema com o tempo

Por fim, o critério de tendência, que é um dos que costumam gerar mais dúvidas, é usado para avaliar a propensão de um problema a se agravar com o passar do tempo, caso não seja tratado adequadamente.

Na hora de realizar a análise das tendências é necessário considerar a evolução do problema ao longo do tempo, identificando se intensifica, se mantém estável ou se diminui.

A análise SWOT pode ser uma ferramenta útil nesse processo, pois permite identificar as forças e fraquezas da organização frente ao problema, bem como as oportunidades e ameaças relacionadas a ele. Cruzando essas informações com a análise da tendência, é possível prever se o problema tende a se tornar mais grave e quais os impactos que isso pode causar à organização.

Por exemplo, um problema de qualidade em um produto pode se agravar ao longo do tempo, resultando em um aumento das reclamações dos clientes, perda de mercado e danos à reputação da empresa.

Como calcular a matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta subjetiva, e os valores atribuídos aos critérios podem variar de acordo com a percepção de cada avaliador. Dito isso, tenha em mente que o cálculo deve levar em consideração o seu sistema de atribuição de pontos. A seguir, trouxemos um passo a passo de como calcular usando a ferramenta!

• Comece listando todos os itens que você deseja analisar: problemas, projetos, tarefas, entre outros.

• Defina o critério de gravidade: impacto do problema, considerando as consequências caso não seja resolvido.

• Defina o critério de urgência: necessidade de resolução imediata do problema.

• Defina o critério de tendência: probabilidade do problema se agravar com o passar do tempo.

• Para cada critério, atribua uma pontuação de 1 a 5: O 1 é o menor valor e 5 o maior. Quanto maior a pontuação, maior a intensidade do critério.

• Gravidade: 1, impacto mínimo; 2, impacto baixo; 3, impacto médio; 4, impacto alto; e 5, impacto crítico.

• Urgência: 1, pouco urgente; 2, urgente; 3, muito urgente; 4, extremamente urgente; e 5, emergencial.

• Tendência: 1, tendência a diminuir; 2, tendência a se manter; 3, tendência a aumentar; lentamente; 4, tendência a aumentar rapidamente; e 5, tendência a se agravar rapidamente.

• Multiplique os valores atribuídos a cada critério (G x U x T), depois de atribuir a pontuação aos itens analisados, para obter a pontuação final de cada item.

• Ordene os itens da lista do maior para o menor valor de pontuação: Os itens com maior pontuação são os que requerem mais atenção e devem ser priorizados.

Quais são os benefícios da matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta que pode ser adaptada a diferentes situações e contextos e, por esse motivo, torna-se uma solução vantajosa em vários segmentos de mercado por oferecer diversos benefícios:

• a matriz permite organizar problemas, tarefas ou projetos por ordem de importância, facilitando a identificação daqueles que requerem atenção imediata;

• ao quantificar a gravidade, urgência e tendência de cada item, a decisão sobre qual ação tomar se torna mais objetiva e rápida;

• com a priorização clara, é possível direcionar os recursos (tempo, equipe, orçamento) para as atividades mais importantes, otimizando o uso deles;

• facilita a comunicação entre os membros da equipe, pois todos entendem os critérios de priorização e podem acompanhar o progresso das ações;

• focando nos problemas mais críticos e urgentes, a equipe pode aumentar sua produtividade e alcançar melhores resultados;

• identificando e tratando os problemas com maior potencial de impacto, é possível reduzir os riscos para a empresa;

• ajuda a organizar o trabalho e a evitar que a equipe se disperse em atividades menos importantes;

• resolvendo os problemas mais urgentes e com maior impacto, a empresa demonstra agilidade e capacidade de atender às necessidades dos clientes, favorecendo a satisfação e fidelização;

• o uso da matriz GUT incentiva uma cultura de identificação e resolução de problemas, contribuindo para a melhoria contínua dos processos.

Exemplos de aplicação da matriz GUT

A matriz pode ser aplicada em várias situações nas quais há necessidade de hierarquizar as prioridades. Por exemplo, imagine uma empresa que está passando por uma crise, enfrentando uma falha em seu sistema de e-commerce, que impede os clientes de realizar compras.

A matriz GUT ajudaria a classificar os problemas relacionados a essa crise (como a perda de vendas, a imagem da empresa e a satisfação do cliente) de acordo com a gravidade, urgência e tendência, permitindo que a equipe de TI priorize as ações de recuperação do sistema.

Na melhoria de processos, a matriz pode ser utilizada para identificar os gargalos e ineficiências em determinado processo, como a produção de um produto. Avaliando a gravidade dos problemas, a urgência em resolvê-los e a tendência de se agravarem, a empresa pode definir as ações mais eficazes para otimizar o processo.

Ela também pode ser aplicada no planejamento estratégico, auxiliando na identificação das oportunidades e ameaças que a empresa enfrenta, permitindo que a alta gestão priorize as ações estratégicas e aloque os recursos de forma mais inteligente.

A análise de fatores internos e externos que podem impactar o negócio permite que a empresa defina quais são os projetos mais importantes para alcançar seus objetivos de longo prazo.

Como implementar a matriz GUT na sua empresa?

Se você está interessado em colocar a ferramenta em ação, além das dicas que já trouxemos no tópico de cálculo, siga os passos a seguir!

• Monte a equipe responsável pela execução da matriz GUT: envolva pessoas de diferentes áreas da empresa, como gestores, técnicos e colaboradores.

• Defina um facilitador: pessoa responsável por conduzir as reuniões.

• Faça um brainstorming: reúna a equipe para listar todos os problemas, projetos ou tarefas que precisam ser avaliados.

• Organize as informações: detalhe cada item para que a avaliação seja precisa. Por exemplo, em vez de "problemas de produção", especifique "falha frequente na máquina X".

• Defina os critérios em uma escala de 1 a 5 para cada um deles, em que 1 é o menor valor e 5 o maior.

• Atribua os pontos: cada membro da equipe atribui uma pontuação para cada item, considerando os critérios. Em caso de divergências, promova um debate aberto para chegar a um consenso sobre a pontuação final de cada item.

• Execute o cálculo da pontuação final: multiplique os valores atribuídos a cada critério (G x U x T) para obter a pontuação final de cada item. Ordene os itens da lista do maior para o menor valor de pontuação.

• Elabore o plano de ação: os itens com maior pontuação são os que requerem mais atenção e devem ser priorizados. Para cada item priorizado, defina as ações a serem tomadas, os responsáveis e os prazos.

• Acompanhe as ações: defina um mecanismo para acompanhar o progresso das ações e realizar ajustes conforme necessário.

Como a matriz GUT pode auxiliar na gestão de documentos?

A ferramenta pode ser aplicada nos processos de gestão de documentos da empresa à medida que permite priorizar as ações a serem tomadas.

Avaliando a gravidade de um problema relacionado a documentos (como a perda de informações importantes), a urgência em resolvê-lo (por exemplo, antes de uma auditoria) e a tendência de se agravar (se a falta de organização aumentar com o tempo), é possível identificar quais processos de gestão documental exigem mais atenção.

Essa análise direciona os esforços para os pontos críticos, como a implementação de um software de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) ou uma plataforma de Intelligent Agreement Management (IAM), que automatiza e organiza o fluxo de documentos, reduzindo riscos e custos e aumentando a eficiência da sua operação.

Como você pode ver, ao utilizar a matriz GUT, as empresas criam um ambiente propício para otimizar processos em diferentes contextos, inclusive na gestão documental. Essa prática é sinônimo de segurança, qualidade, acessibilidade, produtividade e qualificação de processos em diferentes setores do negócio.

Sua empresa busca ferramentas de qualidade, como a matriz GUT, que possam contribuir para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade? O que você acha de conhecer a Docusign? Entre em contato com a nossa equipe de vendas, solicite informações e comece a usar a tecnologia a favor dos seus negócios.