O que é a gestão com foco em processos?

A gestão com foco em processos é um conceito que combina gestão empresarial e tecnologia da informação para otimizar os resultados organizacionais. Seu foco é tornar os processos visíveis, medidos, monitorados e aprimorados, otimizando a produtividade e a lucratividade da empresa.

A gestão de processos consiste em procedimentos operacionais, que são realizados no trabalho diário de uma empresa. Pensando nisso, neste artigo, discutiremos como o gerenciamento de processos eficaz pode diferenciar sua empresa no mercado. Acompanhe!

O que é gestão com foco em processos?

A gestão com foco em processos, ou BPM (Business Process Management), nada mais é do que o caminho que uma atividade percorre dentro de uma empresa, transpondo barreiras entre departamentos, até sua finalização.

Atualmente, as atividades de uma empresa raramente são realizadas por um grupo de funcionários ou área. Pelo contrário: todos os departamentos se encontram envolvidos em atividades e processos operacionais específicos, bem como na formação de equipes interdisciplinares.

Qual o objetivo da gestão com foco em processos?

A gestão de processos envolve sistematizar as tarefas de uma empresa, definir etapas para execução e, quando necessário, fazer melhorias contínuas.

De maneira geral, o objetivo é aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias, reduzindo burocracias ou adicionando etapas que se mostrem úteis. 

Quais as características?

Uma boa gestão com foco em processos deve sempre revisar, aprimorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos, independentemente do nível, e o compromisso com a qualidade. Por conta disso, conta com características bem definidas, como:

• entrega de valor;

• documentação;

• remodelação;

• monitoramento;

• sistematização.

Qual a importância?

Se você não gerenciar bem o processo, sua empresa corre o risco de ficar para trás. Em um mercado absolutamente competitivo, não basta ter uma oferta matadora. Adotar práticas sólidas de gestão de processos pode ser um diferencial para sua empresa, e os clientes perceberão.

Quando existem colaboradores que não estão familiarizados com as práticas da empresa, corre-se o risco de manter processos desnecessários, prejudicando a produtividade e impedindo a colaboração entre os departamentos.

Como fazer na prática?

Agora que você já sabe a importância da gestão por processos e as principais características desse tipo de gerenciamento, vamos percorrer os passos para que você possa implementá-la em sua empresa.

1. Planejamento

Aqui nasce o projeto. Nessa fase são analisados o conjunto de atividades envolvidas, o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.

2. Modelagem

A modelagem corresponde ao desenho do fluxo de trabalho, ou seja, como se dará a prática do processo que está sendo desenvolvido.

3. Simulação

Essa é a fase na qual as atividades definidas na etapa anterior são testadas. Isso ajuda a entender como o que foi imaginado funciona na prática e como os funcionários reagem ao novo processo. A fase de simulação também é importante para reunir insights que possam ajudar a melhorar a solução proposta.

4. Execução

Com base na experiência adquirida na simulação, faça os ajustes necessários e coloque o processo em prática.

5. Monitoramento

Colete dados com base em métricas e KPIs definidos durante a fase de planejamento e modelagem. Essas informações são importantes para saber se os objetivos declarados foram realmente alcançados.

6. Melhorias

Finalmente, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de novos processos pode ser repetido no futuro. Portanto, deve continuar sendo monitorado e problematizado.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia é essencial para uma boa gestão de processos nas empresas, pois integra as informações de forma segura e traz agilidade para o dia a dia. Dessa forma, as instituições podem realizar análises efetivas e obter bons resultados.

Com isso, ferramentas de gestão de processos estão aparecendo cada vez mais nas empresas. Elas são poderosas aliadas para os gestores, ajudando-os a enfrentar os desafios de manter suas empresas crescendo e evoluindo. Atualmente é possível encontrar ferramentas para todos os tipos de negócios, podendo automatizar todo o processo de gestão de uma empresa.

Neste artigo, explicamos o que é e por que é importante ter uma gestão com foco em processos bem definidos, documentados e otimizados. Além disso, pudemos perceber como a gestão de processos garante tudo isso e vai além: monitorar esses processos para aprimorá-los ou substituí-los por práticas mais adequadas quando necessário.

Agora que você já sabe mais sobre gestão com foco em processos, que tal continuar aprendendo com a gente? Então, descubra o que você precisa saber para otimizar processos e organizar sua área de trabalho.