Ferramentas da qualidade: guia para otimizar processos empresariais

A qualidade é uma das bases para atingir o sucesso no âmbito empresarial. Independentemente do segmento de atuação, com o aumento da competitividade as organizações precisam estar por dentro das melhores práticas. Com o uso de ferramentas de qualidade esse processo pode se tornar mais simples.

Neste artigo, vamos explorar as 10 ferramentas de qualidade mais utilizadas pelas empresas. Além da facilidade de uso, elas ajudam na identificação de problemas, na tomada de decisões e na melhoria contínua dos processos. Acompanhe e descubra!

10 principais ferramentas de qualidade

As empresas que desejam se posicionar estrategicamente em seus mercados precisam investir na qualidade e eficiência dos seus processos. Esse cuidado pode ser traduzido no uso de ferramentas, a serem implementadas em diferentes setores, considerando as particularidades da sua operação e as oportunidades de melhoria.

Para ajudá-lo no planejamento de melhorias em seu negócio, selecionamos dez ferramentas de qualidades que formam um arsenal útil nas mais variadas situações. Confira, a seguir, uma breve apresentação sobre cada uma delas!

• Ciclo PDCA — método iterativo focado em melhorias contínuas que serve para identificar problemas, implementar soluções, monitorar resultados e realizar ajustes, promovendo a otimização de processos.

• Diagrama de Ishikawa — ferramenta visual utilizada para identificar as causas de um problema. Pode ser adaptado às mais variadas situações.

• Brainstorming — técnica de geração de ideias que estimula a criatividade e a participação de um grupo. Serve para identificar diversas alternativas para a solução de problemas ou para o desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

• Diagrama de Pareto — ferramenta gráfica que utiliza a regra 80/20 para priorizar problemas. Ele mostra a frequência de ocorrência de diferentes causas, permitindo identificar as poucas causas que geram a maior parte dos problemas.

• Folha de verificação — formulário utilizado para coletar dados. Serve para registrar a ocorrência de eventos ou características específicas, facilitando a análise e a identificação de padrões.

• Gráficos de controle — permitem monitorar a estabilidade de um processo, identificando quando ele está fora de controle e necessita de ajustes.

• Histogramas — gráficos de barras que representam a distribuição de frequência de um conjunto de dados. Servem para visualizar a forma da distribuição dos dados, identificar valores atípicos e analisar a capacidade do processo.

• Balanced Scorecard (BSC) — ferramenta de gestão estratégica que traduz a missão e a visão da organização em objetivos e indicadores de desempenho alinhados a quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento.

• Kanban — método visual para gerenciar o fluxo de trabalho, utilizado principalmente em processos de produção. Ele visualiza as tarefas em diferentes estágios, permitindo identificar gargalos e otimizar o fluxo.

• Matriz GUT — ferramenta utilizada para priorizar problemas com base em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Permite identificar os problemas mais críticos e direcionar os esforços para a sua resolução.

Agora, vamos explorar em detalhes cada uma dessas ferramentas de qualidade, sua aplicabilidade e dicas práticas de como aproveitar ao máximo suas funcionalidades e benefícios? Acompanhe e descubra!

1. Ciclo PDCA

PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Act. Em português: Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Essa ferramenta de gestão de qualidade é usada para implementar melhorias em processos e produtos.

Como o nome sugere, o ciclo PDCA funciona seguindo ciclicamente, o que permite às empresas identificar problemas, implementar soluções, monitorar resultados e realizar ajustes conforme necessário. Para isso, são estruturadas quatro etapas de implementação:

• planejamento — define-se qual o problema a ser resolvido, estabelecendo objetivos e metas a serem alcançados;

• fazer — as ações planejadas são executadas;

• verificar — fase que envolve a coleta de dados para verificar se os resultados estão alinhados com as metas estabelecidas;

• agir — etapa em que são realizadas as ações corretivas ou preventivas necessárias para garantir a melhoria contínua do processo.

A aplicação contínua do ciclo PDCA ajuda as empresas a otimizarem seus processos, reduzindo custos, aumentando a qualidade, produtividade e satisfação dos clientes.

2. Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe)

O Diagrama de Ishikawa é usado para identificar as possíveis causas de um problema. Essa ferramenta, em formato de espinha de peixe, organiza as causas em categorias, por exemplo, mão de obra, máquinas, materiais, métodos, meio ambiente e medidas.

Mapear as causas de um problema usando o diagrama ajuda as empresas a visualizarem de forma clara as diversas influências que podem estar contribuindo para a ocorrência desse problema.

Essa visualização facilita a identificação da causa-raiz, permitindo o direcionamento de ações de melhoria para os pontos mais críticos. O Diagrama de Ishikawa ajuda os gestores a realizarem análises mais profundas, promovendo a participação de diferentes áreas e facilitando a tomada de decisões.

3. Brainstorming

Técnica de grupo que estimula a geração de ideias. As empresas utilizam essa ferramenta para estimular a criatividade e encontrar soluções inovadoras para problemas e desafios.

Durante uma sessão de brainstorming todos os participantes compartilham livremente suas ideias, por mais inusitadas que possam parecer, sem julgamentos. A técnica permite explorar diversas perspectivas, o que ajuda a descobrir novas possibilidades, encontrando soluções criativas para as mais variadas situações.

4. Diagrama de Pareto

Utilizando o princípio de Pareto (80/20), ou seja, a ideia de que 80% dos problemas são causados por 20% das causas, esse diagrama é bastante usado para identificar a frequência de ocorrência de diferentes categorias de problemas.

Aplicando o diagrama, os gestores conseguem ordenar as informações do mais frequente para o menos frequente, destacando as causas mais significativas, o que ajuda a organização a definir prioridades, concentrando esforços nas questões que geram mais impacto.

5. Folha de verificação

Ferramenta simples e fácil de usar, ela é ideal para coletar dados de forma sistemática em diversos processos dentro de uma empresa.

Basicamente, consiste em um formulário estruturado que permite registrar informações específicas sobre determinado evento, atividade ou produto. Por meio da folha de verificação, é possível:

• contabilizar a frequência de ocorrência de determinados problemas;

• identificar padrões;

• analisar tendências;

• coletar dados quantitativos que auxiliam na tomada de decisões e na implementação de melhorias.

A ferramenta pode dar suporte em diversas áreas, como setor de produção, qualidade, manutenção e logística, permitindo que as empresas identifiquem oportunidades de otimização.

6. Gráficos de controle

Ferramentas estatísticas indicadas para o monitoramento da estabilidade de um processo ao longo do tempo. Os gráficos de controle funcionam plotando dados coletados regularmente em um gráfico, acompanhados de limites de controle superior e inferior.

A análise dos dados organizados nesses gráficos permite identificar se o processo está operando dentro de limites previsíveis ou se há a presença de causas especiais que estão levando a variações indesejáveis. A análise ajuda a tomar decisões sobre quando realizar ajustes no processo, evitando a produção de produtos defeituosos e garantindo a qualidade e a consistência dos resultados.

7. Histogramas

Os histogramas também são representações gráficas. A diferença em relação às anteriores é que elas dividem um conjunto de dados em intervalos, mostrando a frequência com que esses dados aparecem em cada intervalo.

Essa forma de organização ajuda na compreensão sobre a distribuição dos dados, ou seja, como os valores se distribuem ao longo de uma escala. No âmbito empresarial, os histogramas são utilizados para analisar elementos, como:

• dimensões de produtos;

• tempo de ciclo de processos;

• resultados de testes, entre outros.

Com os histogramas, a empresa tem condições de identificar padrões de distribuição, como a distribuição normal (em forma de sino), a distribuição assimétrica (quando os dados se concentram mais em um lado) ou a presença de outliers (valores muito distantes dos demais).

Essa análise ajuda a identificar problemas de qualidade, otimizar processos, tomar decisões mais embasadas e garantir a conformidade com os requisitos dos clientes e das normas.

8. Balanced Scorecard (BSC)

O Balanced Scorecard (BSC) é uma ferramenta de gestão estratégica utilizada pelas empresas para traduzir sua visão e objetivos de longo prazo em metas claras e mensuráveis. A metodologia divide as metas em quatro pilares: financeiro, clientes, processos internos e de aprendizado e crescimento.

A metodologia permite o alinhamento de todas as iniciativas com a estratégia geral do negócio. Conectando metas de qualidade com os objetivos financeiros, de satisfação do cliente e de processos internos, o BSC garante que a busca pela excelência na qualidade contribua diretamente para o sucesso da empresa em longo prazo.

9. Kanban

O Kanban é um método visual usado para gerenciar o fluxo de trabalho, otimizando a produtividade. Ele proporciona uma visualização clara e em tempo real do progresso das tarefas.

Utilizando um quadro com colunas representando as diferentes etapas de um processo, as equipes conseguem identificar gargalos, reduzir atrasos e otimizar a alocação de recursos. No âmbito da qualidade, o Kanban permite monitorar de forma ágil o avanço de cada processo, facilitando a identificação de desvios e a tomada de ações corretivas.

Essa transparência e o foco na melhoria contínua, características intrínsecas do Kanban, contribuem para a entrega de produtos e serviços com padrão elevado, o que contribui para a satisfação do cliente.

10. Matriz GUT

A Matriz GUT, também conhecida como matriz de gravidade, urgência e tendência, é uma ferramenta estratégica que ajuda a priorizar problemas e facilitar a tomada de decisões.

Analisando os problemas sob a ótica da gravidade, urgência e tendência, a matriz permite identificar quais situações demandam uma ação mais imediata e quais podem ser abordadas em um momento posterior.

Assim, a equipe pode direcionar os seus esforços para as áreas que mais impactam a qualidade, seja pela gravidade das consequências, seja pela urgência em resolver o problema, seja pela tendência de se agravar com o tempo.

A quantificação desses critérios e atribuição de pontuações para cada problema garantem uma base objetiva para a tomada de decisões, criando um ambiente favorável para que que as ações de melhoria sejam direcionadas para as áreas que mais contribuirão para a elevação da qualidade dos produtos ou serviços.

Benefícios do uso das ferramentas de qualidade

As ferramentas da qualidade, quando implementadas com inteligência e planejamento, oferecem inúmeros benefícios para as empresas, como:

• redução de erros e defeitos em produtos e serviços;

• aumento nos padrões de qualidade e na satisfação dos clientes;

• aumento da produtividade;

• redução de custos com retrabalho, refugo e atendimento a reclamações;

• qualificação do processo de tomada de decisão;

• melhora da comunicação e do trabalho em equipe;

• aumento da competitividade;

• incentivo à construção de uma cultura de melhorias contínuas.

Como implementar ferramentas de qualidade na sua empresa?

A implementação das ferramentas que apresentamos é um processo que deve ser avaliado à luz das necessidades e demandas específicas do seu negócio.

A dica é investir em um processo gradual, planejado e que envolva a participação dos colaboradores. A seguir, listamos um passo a passo que pode servir como base para a implementação. Confira!

• O primeiro passo é a realização de um diagnóstico com o mapeamento de processos, identificação de pontos críticos e análise da cultura organizacional.

• Em seguida, escolha as ferramentas adequadas levando em consideração suas necessidades e objetivos.

• O terceiro passo é o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores sobre o uso das ferramentas escolhidas. Nesta etapa, é importante estimular e envolver a equipe.

• A fase seguinte é de implementação, que deve ser gradual e começar por um processo, expandindo-se lentamente para os demais. Lembre-se de adaptar as ferramentas às necessidades da sua empresa, evitando a aplicação de modelos prontos sem considerar as particularidades do seu negócio.

• Com o projeto rodando, defina indicadores, monitore, meça o desempenho, acompanhe os resultados e invista em melhorias contínuas.

Como as ferramentas de assinatura eletrônica podem potencializar a gestão de qualidade?

Ferramentas de assinatura digital e assinatura eletrônica, como a DocuSign, podem proporcionar diversos benefícios que se alinham diretamente com os princípios da gestão da qualidade.

Com elas, a empresa ganha agilidade e eficiência, afinal, a assinatura eletrônica elimina a necessidade de imprimir, enviar e aguardar a assinatura física de documentos, acelerando significativamente os processos. Isso resulta em mais agilidade na tomada de decisões e na execução de tarefas, otimizando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo de ciclo.

Somado a isso, a automação da coleta de assinaturas reduz erros, garante a integridade e autenticidade dos documentos, melhora a visibilidade de todo o ciclo de vida dos contratos, reduz custos e favorece a sustentabilidade. Tudo isso em conformidade com padrões exigentes de segurança e legalidade.

A Docusign é uma das plataformas de assinatura eletrônica mais populares e confiáveis do mundo, que oferece uma série de recursos que podem auxiliar as empresas a melhorar a gestão da qualidade, como: workflows personalizáveis, integração com outros sistemas, análise de dados e segurança com criptografia de ponta a ponta.

Com as ferramentas de qualidade que apresentamos neste artigo, a sua empresa tem um conjunto completo de recursos para auxiliar na tomada de decisões estratégicas e na resolução de problemas. A sua aplicação oferece suporte para uma análise de dados mais eficaz, auxiliando na identificação das causas dos problemas e na implementação de soluções duradouras.

Sua empresa busca ferramentas de qualidade que possam contribuir para a eficiência das operações? O que você acha de conhecer a Docusign? Entre em contato com a nossa equipe de vendas, solicite informações e comece a usar a tecnologia a favor do seu negócio!