Estágios de automação de contratos nas empresas: confira os insights

Você sabia que 94% das empresas utilizam uma ferramenta para automatizar a gestão de contratos? No entanto, os estágios de automação variam entre elas, sendo que algumas estão mais e outras menos avançadas em seus processos.

É isso o que aponta o estudo IDC, patrocinado pela Docusign, que ouviu empresas e escritórios do segmento jurídico que atuam no Brasil. A pesquisa também mostrou que mesmo as organizações que ainda não têm essa solução planejam investir nela em breve (71%).

Portanto, encontramos diferentes realidades em relação à automação de acordos, e ainda existem alguns aspectos que pesam na tomada de decisão ao escolher um fornecedor. Neste artigo, você vai descobrir como está este cenário segundo os resultados da IDC. Confira!

Quais são os estágios da automação de contratos nas empresas?

Os setores jurídicos das empresas têm buscado alcançar mais eficiência operacional. Também, é fundamental que seus processos cumpram as regulações complexas que são exigidas em nosso País.

Nesse contexto, o uso de ferramentas para automatizar a gestão de contratos vem como uma estratégia eficiente e produtiva. Inclusive, que se conecta às principais necessidades que as empresas enfrentam atualmente, como:

• segurança de dados e informações;

• integração da ferramenta com a assinatura eletrônica;

• processo de autenticação robusto;

• facilidade de armazenamento e registro de assinaturas;

• maior rastreabilidade dos documentos e das informações;

• compatibilidade com outros sistemas da empresa;

• Notificações e lembretes automáticos.

As empresas estão cientes da importância das soluções de gestão eletrônica de contratos e pretendem investir nelas. Assim, há um bom potencial de crescimento e avanço nesse sentido, já que a inovação e tecnologia podem melhorar, cada vez mais, a eficiência operacional e as atividades diárias nas companhias. 

Veja os resultados registrados pelo estudo IDC sobre os estágios de automação da gestão eletrônica de contratos nos setores jurídicos das empresas brasileiras.

Estágio inicial

Foi identificado que 19% das empresas estão nos estágios iniciais da automação, com menos de 20% das operações de gestão de contratos automatizadas. Para aumentar esse percentual, elas podem enfrentar alguns desafios por estarem começando sua transformação.

Além do estágio inicial

No segundo dos estágios de automação, temos outros 19% das empresas. Elas estão um pouco além das fases iniciais, sendo que de 29% a 39% dos processos são automatizados. Apesar de já terem caminhado um pouco mais, essas organizações ainda encontram um longo caminho pela frente para terem níveis mais altos de automação.

Estágio intermediário

Segundo o estudo IDC, a maioria das empresas está no estágio intermediário de automação, sendo 37% delas. Nesse grupo, de 40% a 59% das operações relacionadas à gestão de contratos já estão automatizadas. Essas organizações estão no caminho certo, entretanto, ainda podem investir um pouco mais para alcançar os estágios de automação mais elevados.

Estágio avançado

Este é o segundo maior dos estágios de automação e, segundo o estudo IDC, apenas 16% das empresas se encontram nele. É um número relativamente pequeno, porém, trata-se de organizações que já estão muito perto de terem uma automação completa, já que de 60% a 80% das operações foram automatizadas.

Estágio muito alto

Apenas 6% das empresas estão no último dos estágios de automação, em que mais de 80% das operações de gestão eletrônica de contatos já foram automatizadas. Essas organizações estão na liderança e podem ser utilizadas como um modelo a ser seguido.

Vale ressaltar que 3% das empresas entrevistadas não souberam ou optaram por não informar o nível de automação em que se encontram. Esse resultado pode ser um indicativo da falta de transparência ou de conhecimento acerca dessa realidade da própria organização.

Inovação contínua: o que os clientes buscam?

O estudo IDC também permitiu ter mais clareza sobre as necessidades e expectativas das empresas em relação às soluções para automação da gestão de contratos. Ele mostrou o que os clientes buscam em um fornecedor, e apresentamos os aspectos mais valorizados a seguir. Confira!

Suporte local e em português

Para 57% dos entrevistados, ter suporte local e em português é um aspecto extremamente importante. Afinal, isso garante um atendimento muito mais eficiente e acessível para esses usuários. A Docusign está presente em 180 países e atende a mais de 1,5 milhão de clientes e mais de 1 bilhão de usuários.

APIs para integrações

Mais da metade das empresas (53%) também considera de extrema importância que a ferramenta de gestão de contratos possa ser integrada a outros sistemas por meio de APIs. Isso facilita a expansão das funcionalidades e a personalização da ferramenta. As soluções oferecidas pela Docusign podem ser integradas a diferentes sistemas do dia a dia da empresa. Ao todo, são mais de 900 integrações de parceiros ativos.

Recursos OCR

Os clientes também esperam que a ferramenta para gestão de contratos disponha de recursos de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Para 52% dos respondentes, isso é muito importante porque facilita a pesquisa e a gestão dos documentos, aumentando a eficiência para localizar as informações.

Integrações com outras soluções de mercado

Sistemas como ERP, CRM e aqueles utilizados pelos Recursos Humanos são fundamentais para o fluxo de trabalho nas organizações. É por isso que 47% dos entrevistados consideram extremamente importante que a ferramenta de gestão de contratos possa ser integrada a essas e outras soluções do mercado, o que você também encontra nas soluções da Docusign.

Verificação de identidades e prevenção de fraudes

Acordos, contratos e outros documentos exigem sigilo absoluto. Logo, a ferramenta utilizada para fazer a gestão deles deve atender a esse requisito, sendo que 40% dos entrevistados consideram que isso é extremamente importante..

Afinal, trata-se de aspectos críticos que vão garantir a segurança e a integridade dos contratos. Na Docusign existe a preocupação de atender a rigorosos padrões de segurança globais, inclusive para dar suporte à legalidade das assinaturas eletrônicas.

Modelo SaaS e nuvem

Os servidores na nuvem e a oferta de software como serviço favorecem a acessibilidade e promovem muito mais flexibilidade para os processos da organização. Não é à toa que esse é um aspecto que 36% dos respondentes consideram importante em um fornecedor de ferramentas de gestão de contrato.

Essas duas características são encontradas nas soluções Docusign. A intenção é centralizar as operações ao mesmo tempo em que a acessibilidade é ampliada. Isso descomplica o fluxo de trabalho e permite acessos remotos por todos os envolvidos em negociações de contratos e na gestão desses documentos.

Facilidade de uso para aprovação e assinatura

A praticidade da ferramenta garante uma melhor experiência para o usuário, e é por isso que mais da metade dos respondentes consideram que esse é um aspecto importante ou extremamente importante. A Docusign reconhece essa necessidade e disponibiliza interfaces simples e intuitivas.

Criação de fluxos de trabalho

Para 37% dos entrevistados, esse é um fator extremamente importante. Afinal, se a ferramenta possibilita a criação de fluxos de trabalho, as negociações e as aprovações de acordos e contratos se tornam mais ágeis. Isso garante a eficiência dos processos. Nas ferramentas Docusign, você pode realizar esse tipo de personalização conforme as demandas da sua empresa.

Recursos IA

A Inteligência Artificial é a tecnologia em destaque atualmente, e 35% das empresas também esperam que ela esteja presente nas soluções de gestão de contratos, considerando esse fator extremamente importante. Já 33% consideram que isso é importante, pois é possível utilizar IA para simplificar diferentes etapas do processo de trabalho.

Em qual dos estágios de automação de acordos a sua empresa se encontra? Lembre-se que é sempre possível investir um pouco mais. Para aquelas que já se encontram em níveis altos, a otimização das ferramentas ajuda a ter ainda mais eficiência. Por isso, vale procurar por fornecedores que ofereçam mais vantagens e funcionalidades.

A Docusign pode ajudar a sua empresa nesse sentido. Acesse o site e experimente gratuitamente por 30 dias para conhecer melhor as soluções disponibilizadas!

Clique aqui e faça o download do Estudo IDC: Desafios das áreas jurídicas na gestão eletrônica de contratos.