Estado da gestão eletrônica de contratos nas empresas brasileiras

A eficiência na gestão de acordos é um fator relevante para as empresas brasileiras. Isso é o que aponta o estudo da IDC, patrocinado pela Docusign. Realizado entre fevereiro e maio deste ano, com empresas e escritórios do segmento jurídico, divididas em 50 a 4.999 funcionários; e também grandes corporações, com mais de 5.000 funcionários, o relatório revela avanços nos investimentos em transformação digital estimulados pela Docusign, companhia pioneira na categoria de Intelligent Agreement Management (IAM). 

94% dos entrevistados afirmaram utilizar ferramentas de gestão de acordos. Entretanto, nem todos estão satisfeitos com as soluções que utilizam agora, já que 36% apontaram que têm as suas necessidades parcialmente atendidas.

A adoção de uma solução de CLM para gerenciar o ciclo de vida dos contratos soluciona esses problemas. E o estudo aponta que apesar do mercado entender a importância da ferramenta, existe muito espaço para melhorias e inovações. 

Neste conteúdo, você vai conferir os resultados do estudo IDC para descobrir como é feita a gestão eletrônica de contratos nas companhias brasileiras. Continue lendo e confira!

Aspectos mais valorizados pelas empresas 

Mesmo atuando em segmentos diferentes, as empresas brasileiras têm objetivos em comum. Elas querem garantir a continuidade dos negócios e esperam manter a integridade dos serviços prestados, proporcionando segurança às informações em seu ecossistema.

Um dos fatores que contribuem para alcançar esses objetivos é realizar uma gestão de contratos eficiente. É por isso que a maioria das companhias entrevistadas na IDC reconhece que as soluções para esse fim são relevantes.

Mas ainda existem algumas lacunas que precisam ser preenchidas para atender, de forma satisfatória, às necessidades das organizações. Nem todas as opções estão bem alinhadas às demandas dos negócios, e o estudo IDC aponta os aspectos valorizados nas ferramentas de gestão de contratos.

Veja o que as companhias buscam nessas plataformas.

Agilidade nos processos

O tempo é um dos recursos mais preciosos para qualquer negócio. Por isso, a gestão de contratos precisa acontecer com agilidade. Para 64% dos usuários de ferramentas voltadas para esse fim, obter rapidez na hora de tramitar os documentos e tomar decisões é fundamental.

As empresas esperam que a plataforma proporcione esse ganho de tempo. A simplicidade dos fluxos de trabalho, assim como a automação, faz a diferença. Então, é preciso que haja menos burocracia e melhor operacionalidade para promover a produtividade.

Redução de custos operacionais

Quando as operações geram custos excessivos, o lucro diminui. Não é à toa que 61% dos entrevistados pela IDC esperam que a solução de gestão de contratos contribua para a redução de custos.

Nesse caso, o foco está em dois aspectos diferentes. Ao minimizar os gastos operacionais, a gestão financeira é favorecida. Ao mesmo tempo, as empresas esperam economizar tempo, uma vez que a boa gestão contribui para a lucratividade.

Funcionalidades completas

Ao adotar uma ferramenta de gestão de contratos, o ideal é que ela tenha todos os recursos necessários para realizar essa tarefa de uma forma completa — ou seja, acompanhando todo o ciclo de vida dos acordos.

A IDC apontou que 69% dos usuários estão satisfeitos com a plataforma que utilizam. Segundo eles, a solução oferece as funcionalidades necessárias para gerenciar os contratos e atende tanto as necessidades mais básicas quanto as avançadas.

Segurança e validade jurídica

Esse é um aspecto crítico para manter a integridade legal dos processos e dos documentos em si, sendo um atributo ressaltado por 56% dos entrevistados.

Para essas lideranças, é fundamental que os contratos estejam protegidos digitalmente por meio de um processo de consulta e distribuição seguro e controlado.

Além disso, é fundamental que exista a validade jurídica das assinaturas eletrônicas — como acontece com o eSignature da Docusign. Afinal, esse é um aspecto indispensável para garantir a autenticação e a integridade dos documentos assinados.

Interface intuitiva

Não deve ser novidade para você que as empresas estão cada vez mais preocupadas com a experiência dos usuários. Isso não é diferente no setor B2B, já que elas também buscam obter esse tipo de satisfação com as soluções disponibilizadas pelos fornecedores.

Prova disso é que 42% dos entrevistados valorizam a facilidade de uso da plataforma de gestão de contratos, assim como a navegação intuitiva.

Esse ponto de vista é facilmente compreendido, pois essa é uma ferramenta de uso diário. Logo, é fundamental que ela tenha uma excelente usabilidade para facilitar a realização das tarefas.

Acesso remoto

Uma das grandes vantagens da transformação digital nas empresas é a descentralização das informações. Tecnologias como as utilizadas por servidores na nuvem facilitam o dia a dia das organizações, pois promovem flexibilidade para a realização de tarefas ao permitirem que os sistemas sejam acessados online — não ficando restritos a um único dispositivo.

Essa é uma realidade também para quem utiliza plataformas de gestão eletrônica de acordos. Inclusive, 37% dos entrevistados no estudo IDC classificam o acesso remoto dessas ferramentas como benéfico para os usuários. Afinal, os documentos podem ser acessados e revisados a partir de qualquer lugar.

Rastreabilidade dos documentos

Até o fechamento de um contrato, diversas etapas precisam ser cumpridas. Durante elas, o documento pode sofrer alterações e revisões, e ser encaminhado para diferentes pessoas.

O ideal é que a equipe jurídica tenha controle de tudo o que está acontecendo. É por isso que 21% dos entrevistados valorizam a rastreabilidade dos documentos. Esse atributo permite acompanhar o histórico de alterações e assinaturas, para que seja possível identificar quem interagiu com o contrato e em que momento ele passou por modificações.

Sustentabilidade

Você sabia que as práticas ESG também são favorecidas pela gestão de contratos feita de forma eletrônica? Isso porque o processo é transferido para o digital, acabando com a necessidade de imprimir folhas e mais folhas de papel.

Com isso, as ferramentas para gerenciar os documentos garantem sustentabilidade para as empresas. Isso foi apontado como um aspecto positivo por 19% dos participantes do estudo IDC.

A redução do uso de papel contribui para a preservação do meio ambiente. Ao mesmo tempo, é uma forma de reduzir custos operacionais por diminuir os insumos consumidos.

Melhoria na experiência dos stakeholders

Falamos sobre a importância de proporcionar uma boa experiência para o consumidor, mas também é importante pensar no público interno das organizações. Afinal, os colaboradores precisam estar satisfeitos com seu trabalho e local de atuação.

Pensando nesse aspecto, 16% dos entrevistados apontam como um atributo importante para a ferramenta de gestão de contratos a melhoria que ela promove na experiência dos stakeholders — além dos colaboradores, também são envolvidos os parceiros e clientes da organização. Tudo isso porque a plataforma proporciona processos mais ágeis e convenientes.

Melhorias esperadas pelas empresas 

Como você viu, existem aspectos que precisam ser melhorados nas plataformas de gestão de contratos. Então, nada melhor do que considerar as expectativas das organizações para implementar as mudanças e suprir cada vez mais essas necessidades.

O estudo IDC também ouviu dos entrevistados quais melhorias eles esperam obter das ferramentas de gestão eletrônica de contratos. Veja o que foi apontado.

1. Medidas de segurança

Essa é uma questão que precisa ser revista com urgência. Isso porque somente 13% das empresas estão satisfeitas com a segurança dos dados oferecida pelas plataformas de gestão de contrato.

Sendo assim, é fundamental priorizar melhorias em aspectos como privacidade e confidencialidade dos dados e registro de assinaturas. Isso aumentará a confiança dos usuários na plataforma, ao mesmo tempo em que garante confiabilidade para as partes envolvidas.

2. Acesso a informações

As ferramentas ainda deixam a desejar, também, quando o assunto é acessibilidade. Somente 19% dos entrevistados estão satisfeitos com o acesso às informações.

É fundamental que esse aspecto seja melhorado porque dificulta a realização de tarefas — e o objetivo das companhias é, justamente, agilizar o trabalho e obter mais eficiência.

3. Personalização

Cada empresa apresenta necessidades específicas. É por isso que elas procuram por soluções que possam ser ajustadas às suas próprias demandas — e isso não é diferente em relação à gestão de acordos.

Embora 20% dos entrevistados estejam satisfeitos com o nível de personalização das plataformas, a maioria não reflete essa realidade. São negócios que procuram mais flexibilidade para aprimorar a ferramenta com seus próprios fluxos e processos.

4. Desempenho e estética

Essa é uma característica que tende a influenciar a eficiência, produtividade e experiência dos usuários. Aqui, a realidade melhora um pouco: 39% das empresas que usam soluções de gestão de contratos estão satisfeitas com o desempenho e a estética das plataformas.

Porém, promover melhorias na experiência visual pode elevar esse índice de satisfação. Isso faz a diferença para as organizações desenvolvedoras das ferramentas, uma vez que atrai novos usuários e favorece a fidelidade dos demais.

5. Integrações com outros sistemas

As empresas utilizam diferentes sistemas em seu dia a dia — como ERP e CRM. Sendo assim, o ideal é que a plataforma adotada para fazer a gestão de contratos possa ser integrada à estrutura existente.

O Docusign CLM foi desenvolvido pensando nesse aspecto. A Docusign as melhores integrações do mercado.

Para 29% dos usuários de plataformas de gestão eletrônica de contratos, a integração é um ponto fundamental para a satisfação — mas que precisa de melhorias. É esperado que haja um processo mais fluido para integrar as ferramentas, o que otimizaria os processos e aumentaria a eficiência.

6. Suporte técnico

Não podemos esquecer que a ferramenta de gestão de contratos é oferecida por outras empresas. Sendo assim, elas precisam dar suporte técnico para os seus próprios clientes, a fim de auxiliar em questões e demandas que surgirem.

Entretanto, somente 33% dos usuários estão satisfeitos com a eficiência e a disponibilidade da equipe de suporte técnico — mais um fator que requer melhorias para promover a fidelização e atrair novos clientes.

É fato que os setores jurídicos das empresas buscam mais eficiência operacional, redução de custos e meios para atender às regulações complexas e exigentes.

As plataformas para gestão de contratos devem ser aliadas nesse sentido. Contudo, elas atendem a muitas necessidades, mas ainda existem pontos de melhoria. De toda forma, são um passo importante para que a sua empresa seja mais eficiente.

Você pode começar essa transformação agora mesmo, experimentando as soluções oferecidas pela Docusign. Acesse o site e faça um teste gratuito por 30 dias. 

Clique aqui e faça o download do Estudo IDC: Desafios das áreas jurídicas na gestão eletrônica de contratos.