10 maneiras pelas quais o desafio dos acordos afeta o trabalho diário

De acordo com a pesquisa realizada pela Docusign e Deloitte, organizações de todo o mundo estão perdendo quase US$ 2 trilhões por ano em valor econômico global devido a ferramentas e processos de gerenciamento de contratos desatualizados. Chamamos essas ineficiências de ‘O desafio dos acordos’. É o preço que as empresas pagam por manterem a maneira antiga de criar, assinar e gerenciar contratos.

Dois trilhões de dólares é muito dinheiro. Esse total enorme é responsável por oportunidades perdidas, tempo desperdiçado e custos operacionais inflacionados que afeta todas as organizações em todos os setores, ao redor do mundo. Querendo ou não, a sua equipe provavelmente tem alguns processos desatualizados que contribuem para esse fato. 

Para ajudar você a calcular exatamente quanto o desafio dos acordos custa à sua equipe, criamos uma ferramenta de avaliação interativa. Você só precisa responder a algumas perguntas sobre o processo de contratos da sua equipe e a avaliação estimará quantas horas e custos está perdendo por causa de fluxos de trabalho desatualizados. 

Mesmo na escala de toda a sua organização, pode ser difícil entender os impactos do desafio dos acordos. Talvez seja mais fácil entender se você dividir em problemas e desafios cotidianos.

Veja a seguir 10 sinais de que a sua equipe é impactada pelo desafio dos acordos, mesmo que você não perceba:

Vendas B2B

1. As vendas ficam constantemente atrasadas

No início das negociações de vendas, os vendedores provavelmente imaginam um processo de contrato simples e direto. No entanto, antes que a negociação seja concluída, surgem obstáculos: os modelos de contrato desaparecem, os dados precisam ser confirmados antes da entrada manual, as revisões legais demoram mais do que o esperado, o contrato exige rodadas adicionais de revisão, um profissional importante para o contrato está fora do escritório. Por fim, o negócio é adiado em um mês, um trimestre ou até mais. Esses obstáculos podem parecer apenas uma parte do processo dos acordos, mas a verdade é que esses problemas podem ser previstos e evitados com a tecnologia certa. Os atrasos custam a receita de vendas à sua equipe. Vendedores não atingem a meta e a equipe fica abaixo da previsão de receita. A ineficiência também consome o tempo que poderia ser gasto trabalhando em novas vendas.

2. Os contratos ficam muito tempo na fila aguardando aprovação do Jurídico

As equipes jurídicas têm muito trabalho. Geralmente, é uma equipe pequena que atende vários públicos internos diferentes. É comum que a etapa de aprovação jurídica se transforme em gargalo no processo de vendas. Acordos que parecem ser rápidos e simples se transformam em sagas longas e complicadas com muitos obstáculos. A sua equipe de vendas não quer que isso aconteça e a equipe jurídica também não. O processo pode ser diferente. Em vez de envolver recursos jurídicos dispendiosos no seu processo de contratos do dia a dia, você deve procurar maneiras de automatizar atividades jurídicas comuns ou até mesmo eliminá-las, permitindo que os vendedores tenham ferramentas de autoatendimento pré-aprovadas.

3. Os aumentos de preços não estão sendo aplicados e cobrados

Os contratos de venda de longo prazo geralmente podem conter um desconto inicial para os clientes. Essas ofertas podem ser um ótimo incentivo para atrair novos clientes. No entanto, à medida que o contrato ultrapassa esses descontos iniciais, os vendedores geralmente se esquecem de aplicar o aumento de preço e, sem querer, mantêm o preço mais baixo. Normalmente, o motivo desses erros é uma grande base de contratos sem um mecanismo automatizado para fazer valer os termos acordados. Como os funcionários ficam muito ocupados para pesquisar os contratos concluídos e encontrar o valor correto para cada período de faturamento, a empresa perde a receita que é devida por direito.

Compras

4. Os funcionários do setor de compras não têm tempo para gerenciar os fornecedores

Você gostaria de ter mais tempo para conversar com os fornecedores depois de fechar uma compra? Se você estiver muito ocupado estabelecendo os termos de um relacionamento na documentação de compra inicial, não terá tempo para cultivá-lo após a assinatura. Esse tempo adicional com os fornecedores garante que as equipes de compra possam coletar todos os serviços adquiridos ou recuperar os descontos caso um fornecedor não cumpra o prometido. Um relacionamento mais saudável também pode resultar em melhores taxas em negócios futuros ou no uso mais eficaz dos produtos. 

5. Os contratos de fornecedores não contêm linguagem padronizada

Quando nem todos os contratos de compra contêm os mesmos termos, cada um precisa passar por seu próprio processo de revisão. Eles precisam ser estudados do início ao fim para garantir que o texto atenda a determinados padrões e não contenha riscos desnecessários. Um fluxo de trabalho melhor forneceria às equipes de compras modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas, permitindo o autoatendimento e reduzindo a necessidade de recursos jurídicos. Isso tornaria os acordos mais rápidos e permitiria que a equipe se concentrasse nos relacionamentos com os fornecedores em vez de nos processos de contratos.

6. Você está perdendo os prazos para renovar os contratos

Com quais sistemas a sua equipe pode contar para garantir a renegociação e a renovação de contratos antes que eles expirem? Algum contrato já passou despercebido por esse sistema e expirou antes que você pudesse agir? Quando os contratos são armazenados em locais diferentes e as datas de vencimento são rastreadas manualmente em uma planilha, é provável que ocorram erros. Sem um sistema inteligente de gerenciamento de contratos para automatizar lembretes e simplificar as renovações, a sua equipe pode acabar com interrupções não previstas, renovações automáticas acidentais de serviços desnecessários ou negociações apressadas para que as ferramentas sejam ativadas novamente.

Recursos humanos

7. Os candidatos estão desistindo por conta do seu processo seletivo lento

Durante o processo de contratação, a sua empresa compete com todas as demais para atrair os melhores talentos. Se o processo de entrevista for muito lento ou envolver muitas etapas manuais, bons candidatos perderão o interesse. Eles não querem preencher vários formulários com os mesmos dados. O que querem é conhecer a sua equipe e saber mais sobre o trabalho. Quando o seu processo seletivo e de entrevista dificulta isso, os melhores talentos vão para outro lugar.

8. A integração de novos contratados demora muito

Quando a sua equipe trabalha com pouco pessoal, é mais difícil atingir os resultados comerciais e os funcionários existentes precisam fazer horas extras para preencher as lacunas. Esses desafios são ainda maiores quando os novos funcionários são contratados, mas demoram muito para colocar a mão na massa. Se a sua equipe de RH ainda estiver recebendo novos funcionários com uma pilha de papéis e digitalizando cópias de documentos de identidade, você está perdendo tempo. Os sistemas de novos contratos podem ser configurados para acionar versões eletrônicas dos documentos necessários assim que uma nova contratação é iniciada. Em alguns casos, podem até ser concluídos antes do início de uma nova contratação. Quando um funcionário passa dias preenchendo documentos de integração longos e duplicados, a sua primeira experiência com a organização acaba sendo negativa. Ele também perde um tempo valioso que seria mais bem aproveitado trabalhando com os seus novos colegas de equipe.

Experiência do cliente e vendas ao consumidor

9. Os ciclos de vendas são longos devido a processos complicados

Quanto mais curtos forem os ciclos de vendas, melhor. Os clientes têm experiências diárias que aumentam as suas expectativas em relação ao que as outras empresas devem oferecer. Qualquer etapa de uma compra digital pode parecer incômoda e fazer com o que os clientes mudem rapidamente para um concorrente com um processo mais simples. Os contratos de integração que eliminam reuniões presenciais e minimizam o tempo gasto na inserção de informações são uma enorme vantagem competitiva. Ciclos de vendas curtos também são bons para sua empresa, pois é melhor ganhar dinheiro hoje do que deixar para amanhã. Cada dia extra em seu ciclo de vendas é uma faca de dois gumes, atrasando sua receita e diminuindo sua taxa de conversão.

10. As equipes de atendimento ao cliente estão demorando muito para responder às solicitações

Quando os clientes entram em contato com a sua equipe com uma pergunta sobre a conta ou a compra, a rapidez da resposta é fundamental. Essas informações quase sempre estão contidas nos contratos. A sua equipe precisa encontrar as respostas certas e dar um retorno rápido. Equipes ineficientes só podem atender bem a um número pequeno de clientes. Quanto mais rápidas elas forem, mais produtivas serão. Quanto mais os clientes esperam por respostas, mais irritados ficam.

Mesmo que você ache que o seu processo de contratos - testado e aprovado - funciona perfeitamente, a verdade é que existem novas ferramentas que podem torná-lo ainda melhor. Se a sua equipe estiver enfrentando algum dos 10 problemas descritos neste artigo, o impacto de uma ferramenta inteligente de gerenciamento de contratos provavelmente é maior do que você imagina.