Como fazer uma proposta comercial mais eficiente e fechar negócios?

Publicado em 22/03/2018. Atualizado em 12/09/2022.

Depois de todo um processo de prospecção para despertar o interesse do cliente ou do parceiro, vem a elaboração do modelo de proposta comercial. E, por mais que esse seja um ponto extremamente importante do processo de negociação, ainda deixa muitas dúvidas.

Afinal, por ser um momento crucial, é preciso que a proposta esteja perfeita para fechar o negócio. Em linhas gerais, essa é a etapa do planejamento da solução que a sua empresa trará para um problema do parceiro.

Por meio dela, você mostra que atende às necessidades do interessado e que seu produto ou serviço está alinhado ao que ele espera. Por formalizar a negociação, a proposta deve ser bem estruturada e organizada, honesta e objetiva.

Isso tudo, claro, requer cuidados. Pensando nisso, e para que você saiba como elaborar uma boa proposta comercial para fechar negócios, elencamos alguns tópicos sobre o tema. Confira!

O que é uma proposta comercial?

Em linhas gerais, a proposta comercial é um documento no qual constam todas as informações relevantes de uma negociação. Ou seja, trata-se do veículo pelo qual o proponente pode detalhar todos os serviços ou produtos oferecidos, prazos e termos de validade ao cliente ou parceiro.

O documento, portanto, pode ser entendido como o último passo antes do fechamento do negócio. Sendo assim, é composto por uma série de detalhes e componentes que visam esclarecer o contratante, podendo variar em sua forma, modelo, formato e tamanho.

Por que é importante ter um modelo?

Todo negócio comporta certos riscos. Afinal, ao aceitar uma proposta, tanto o contratante quanto o contratado se comprometem em todos os termos, suportando os ganhos e as perdas que aquele negócio pode oferecer.

Por essa razão, formular um modelo de proposta comercial é etapa fundamental para fechar o negócio. Afinal, a previsão desses riscos eventuais faz com que exista uma maior segurança e confiança no aceite.

O contratante terá em mãos todo o material necessário para avaliar as condições impostas, bem como as responsabilidades que ele passa a ter a partir da assinatura do documento. Ter um modelo, além disso, permite agilizar essa etapa de avaliação e padronizar os termos que a empresa impõe em contratações similares.

Como elaborar uma proposta comercial excelente?

Para que a proposta atenda a tudo o que se propõe, você precisa prepará-la minuciosamente. Nesse caso, a pressa pode ser sua maior inimiga. Ao mesmo tempo, porém, você não pode perder o timing do negócio, sob pena de o cliente ou parceiro desistir no meio do caminho.

Como, então, montar uma proposta comercial excelente? Vamos por partes!

1. Formato

O primeiro passo é definir se a sua proposta vai seguir o formato de um documento ou de uma apresentação. Hoje em dia, na verdade, é bem incomum que as propostas comerciais sejam enviadas em papel. Assim, se você quer ter a certeza de que sua proposta será realmente analisada, não correndo o risco de ser esquecida sobre uma mesa ou em uma gaveta qualquer, adote a tendência paperless!

Depois de escolher o modelo da sua proposta, você deve incluir os nomes dos envolvidos: o contratante e o contratado. Inclua também o serviço que está sendo proposto, mas sem se delongar. Lembre-se da objetividade e mencione apenas aquelas informações realmente necessárias à identificação da proposta.

Para não se perder em meio a tudo o que a proposta deve conter, o ideal é montar um esqueleto com todas as informações que serão tratadas. Primeiramente, redija os tópicos principais, para depois ir preenchendo o esboço e fazendo eventuais alterações. Assim, vai ser como se você estivesse fazendo uma checklist, garantindo que não se esquecerá de nenhuma informação.

2. Apresentação

Comece apresentando a empresa e os serviços do seu portfólio para ajudar a contextualizar a proposta. Com isso, você vai imprimindo na mente do cliente, aos poucos, todas as soluções de que dispõe para as necessidades dele.

Lembre-se também de que, muitas vezes, outras pessoas são consultadas antes que o martelo seja batido para uma proposta comercial. Nesse cenário, caso a pessoa que recebeu o documento precise discutir com terceiros, a breve apresentação da empresa e dos serviços que oferece ajudará na contextualização sobre o que está sendo tratado.

Uma sugestão bem simples e efetiva é colocar na apresentação um pequeno espaço com o propósito de apontar as qualidades do que é apresentado. Você pode identificar da seguinte maneira:

• sobre a (nome da empresa);

• sobre o (nome do serviço).

Outro ponto importante a ser observado é que uma proposta comercial é diferente de uma apresentação comercial. Não se esqueça, portanto, de que o documento será devidamente assinado.

Por isso, a apresentação deve focar o que está efetivamente sendo tratado, nunca sendo exposta apenas como uma apresentação comercial.

3. Conteúdo

Sua proposta deve apresentar os objetivos daquela parceria, mostrando como sua empresa pode alcançá-los. No conteúdo, portanto, é fundamental apresentar um cronograma e, por fim, os custos dos serviços apresentados.

Uma forma fácil e direta de montar o conteúdo é respondendo a 5 perguntas fundamentais.

1. Para quê?

2. Como?

3. Por quê?

4. Quando?

5. Quanto?

Objetivos: para quê?

Esse é o momento de pensar na finalidade do cliente em contratar seus serviços ou do parceiro em investir. Para quê? Deixe claro para o interessado quais seriam os objetivos a serem alcançados caso efetivamente firme uma parceria. Mostre os resultados que você está prometendo de maneira objetiva, de forma que seja possível enxergar o valor que seu serviço pode trazer ao negócio.

Soluções: como?

Explique as soluções tratadas na proposta. É preciso fazer uma descrição que esclareça para o cliente ou parceiro de que forma prática você pode ajudá-lo.

Você pode elaborar gráficos que mostrem, de forma clara, os benefícios que ele terá nesse negócio. Também é possível, aqui, explicar as metodologias a serem usadas para alcançar os objetivos propostos. A ideia é realmente mostrar como as metas serão atingidas.

Vantagens: por quê?

Nessa etapa, a questão é: por que o cliente deve confiar na sua empresa? Você precisa demonstrar que realmente entende suas necessidades naquele momento e que fechar uma parceria será benéfico para solucionar seus problemas e suas dores. Para tanto, dê informações capazes de fazer com que o interessado perceba que você sabe onde está pisando.

Pode acreditar: na prática, seu domínio sobre o assunto acaba sendo transmitida para a solução em si e para a imagem da empresa em que você trabalha. Ao explicar as vantagens de negociar com sua organização, você mostra que nenhuma outra empresa atenderá tão bem às necessidades do cliente ou parceiro quanto a sua.

Nesse contexto, ele confiará no que você disser, desde que o faça com segurança e coerência. Informações adicionais sobre o cliente são preciosas nesse momento. Se você tem dados a seu respeito que podem sustentar as vantagens da parceria, use-os nessa etapa. Você pode incluir um breve case de sucesso que sustente as vantagens que essa parceria trará, mostrando situações semelhantes para as quais, no passado, sua solução foi perfeita.

Cronograma ou tempo estimado: quando?

Chegou a hora de responder quando e em quanto tempo o serviço será realizado; ou mesmo quando os resultados dessa parceria serão percebidos. O detalhe é que nem todas as soluções são passíveis de tempo certo. Por isso, ofereça ao contratante uma estimativa para que os objetivos comecem a ser alcançados, lembrando de deixar claro que essa é uma previsão e não uma certeza. Se achar melhor, proponha um intervalo de tempo.

Você também pode criar um cronograma mais minucioso, contendo as datas de cada etapa do processo. Em ambos os casos, o cliente consegue visualizar melhor o que está sendo tratado e, assim, passa a ter mais confiança nos objetivos traçados.

Só não esqueça de que transparência é tudo em uma relação comercial, ok? No fim das contas, é muito importante prezar pela honestidade sobre o tempo informado, por 2 motivos:

1. prometer prazos não condizentes com a realidade vai fazer com que o contratante desconfie de todo o seu trabalho;

2. uma proposta comercial tem valor legal e pode ser usada contra você caso a prestação de serviços seja distante do prometido.

Valores: quanto?

Qual será o investimento do cliente? Sendo uma proposta comercial, você deve especificar os valores relativos a cada um dos serviços ou produtos oferecidos nessa parceria.

Uma sugestão válida é criar uma planilha com o detalhamento dos itens e seus respectivos valores, sem esquecer de precificar o custo agregado de algum serviço ou processo de formalização, por exemplo. Aqui, vale você ter em mente três pontos importante, que detalhamos a seguir.

Primeiramente, assim como a proposta como um todo, a precificação precisa ter um prazo definido. Afinal, o cliente vai permanecer com esse documento em suas mãos e pode demorar a dar retorno, a ponto de fazer com que os valores e as condições se tornem impraticáveis. Então, determine a validade da proposta ou ao menos informe que preços e condições podem sofrer alteração sem aviso prévio.

O segundo ponto é não entregar seu preço mais baixo de bandeja. A verdade é que alguns clientes prezam pela negociação e gostam de regatear. Isso sem contar também que, eventualmente, sua proposta será levada a concorrentes, que provavelmente farão um preço melhor. Nesse caso, você vai precisar ter margem para oferecer uma contraproposta.

Por fim, se precisar de autorização gerencial ou do setor financeiro para oferecer descontos, faça-o antes do envio do modelo de proposta. Não há nada pior do que ter que se desculpar depois por simplesmente não poder cumprir o prometido.

4. Layout

Sua proposta comercial também estará completa com:

• a identificação da empresa;

• a identificação da proposta;

• o detalhamento dos objetivos;

• os serviços e produtos oferecidos;

• a precificação dos itens e possíveis custos adicionais — frete, por exemplo.

Com o conteúdo preparado, é hora de se preocupar com a organização visual. É isso mesmo: a aparência da sua proposta também é importante! Informações desorganizadas, mal formatadas, coloridas demais ou que denotem pressa e improviso contam pontos contra você e, consequentemente, contra sua empresa. Portanto, preze pela organização, discrição e coerência, priorizando a uniformidade com a identidade visual do negócio.

Nesse sentido, é importante usar as cores, a tipografia e os traços definidos como padrões pela empresa. Você pode ter uma capa para a proposta comercial, caso queira, desde que insira o timbre da organização no documento, certificando-se de que a imagem tem uma boa resolução e não está distorcida. Caso o arquivo contenha gráficos e outras imagens, certifique-se de que os dados estão legíveis.

5. Cuidados

Além dos passos anteriores, é preciso dar atenção a alguns cuidados extras. Você deve incluir os deveres do cliente (caso existam) e, se for necessário para o serviço apresentado, pode enviar junto à proposta comercial termos de aceite para mais formalização.

E não se esqueça de incluir todos os contatos necessários ao final da proposta, além de deixar visíveis e organizados:

• o endereço da sede ou da filial responsável pela proposta;

• os números de telefone disponíveis;

• o e-mail de contato — preferencialmente de uso corporativo, para evitar e-mails particulares.

Por fim, releia a proposta e confira se não existe algum erro na escrita. Uma boa dica é pedir para que outra pessoa leia, pois seu olhar já vai estar acostumado com todas as informações ali existentes, inevitavelmente deixando escapar alguma falha. Já ao submeter a proposta ao crivo de um terceiro, os erros podem ser mais facilmente identificados.

Como a tecnologia pode melhorar suas propostas?

Em um mundo permeado pelas tecnologias empresariais, com avanços como a cloud computing, a assinatura eletrônica e a Internet das Coisas, você certamente está perdendo oportunidades incríveis de negócio se estiver contando apenas com planilhas e documentos offline, impressões e envio de propostas em envelopes.

E o pior é que pode estar se passando por obsoleto na visão do cliente, que terá a clara impressão de que sua empresa não é moderna ou inovadora. Há algumas excelentes ferramentas para ajudar a acertar em cheio nas necessidades do cliente e agilizar o fechamento dos negócios.

Confira a seguir as mais importantes para suas propostas comerciais!

1. Usar as informações certas a partir de um CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta indispensável na gestão da sua carteira de clientes. Ela permite que você elabore uma proposta comercial tendo como base todo o histórico das suas atividades dos seus clientes junto à empresa: suas preferências, suas contratações anteriores e até suas recusas de serviços ou produtos.

Saber usar essas informações de forma tática na elaboração da proposta é uma carta e tanto na manga, pois assim você compreende, com base em fatos e dados, o que o cliente valoriza. Com isso, pode focar esses dados para montar sua proposta, aumentando ainda mais a certeza de que sua solução é exatamente o que ele precisa, o que reflete lá na frente, na sua conversão em vendas.

2. Agilizar o processo com uma plataforma de assinatura eletrônica

A documentação eletrônica não só ganha cada vez mais espaço no mundo corporativo como elimina um bom tempo na negociação que seria gasto com impressão e reimpressão de propostas e contratos, coleta de assinaturas, retorno, ajuste, reenvio e assim por diante.

Com o uso da assinatura eletrônica, o tempo do processo negocial diminui consideravelmente, o que também contribui para o fechamento de negócios. Isso acontece principalmente porque, no mundo comercial, demorar demais pode fazer com que você perca o timing da venda. Com isso, você dá espaço à concorrência para apresentar contrapropostas, consumindo a paciência do cliente ou investidor e, consequentemente, aumentando suas chances de perdê-lo.

A assinatura eletrônica, que tem plena validade jurídica, ajuda nesse cenário, pois permite que você aproveite aquele período crucial de entusiasmo pela solução. Isso sem falar que não precisa enviar propostas impressas nem manualmente digitalizadas.

Com a assinatura eletrônica, além de contribuir para sua adesão ao paperless, como já sugerimos, sua empresa passa uma imagem de modernidade, inovação e excelência.

3. Analisar dados com o Business Intelligence

As grandes corporações têm investido pesado no Business Intelligence (BI). E não é à toa! Ferramentas de BI ajudam a prever não apenas tendências do mercado, mas também o comportamento dos consumidores e investidores.

Por meio das informações analíticas recebidas do BI, é possível compor propostas de acordo com as melhores tendências. Assim, seu parceiro se mantém à frente na corrida competitiva e sua empresa aparece como a provedora de soluções ideais.

Além disso, com o cruzamento de dados efetuado pelo BI, a composição dos serviços e produtos que você oferece tem embasamento no perfil do seu público-alvo. Não somente os clientes da casa podem usufruir da inteligência de negócios por seu histórico do CRM: seus novos leads também podem ser abordados da melhor forma possível com o BI!

Como agilizar a criação de um modelo de proposta comercial?

Por fim, é importante destacar que o tempo que você leva para elaborar o modelo de proposta comercial conta muito na tomada de decisão do cliente ou parceiro envolvido. Isso porque quanto mais demorar para enviar o documento, maiores são as chances para a outra parte repensar os termos do contrato e buscar outras soluções no mercado.

Se você já conta com uma tabela padrão de preços, portanto, evite reavaliar valores, condições ou até mesmo descontos, pois você economizará tempo e terá mais segurança nos valores passados na proposta. Da mesma forma, é importante que você já tenha o documento timbrado da empresa como modelo virtual, de modo que precise apenas inserir as informações necessárias.

Esses dois pontos de atenção, sem dúvidas, já economizarão um bom tempo. Por último, conte com ferramentas que automatizam o seu trabalho. Na Docusign, você encontra uma suíte de soluções para agilizar a elaboração de propostas, que contém, dentre outros recursos:

• o Docusign eSignature, nossa ferramenta de assinatura eletrônica;

• o Docusign CLM, produto de gestão de documentos que contempla todo o ciclo de vida dos contratos.

Uma das maiores qualidades de uma empresa é saber fechar bons negócios. Isso, no entanto, depende da elaboração de um bom modelo de proposta comercial ao parceiro. Nesse sentido, além de questões relacionadas ao conteúdo, é importante atentar para o tempo de envio da proposta. Nesse sentido, boas ferramentas de gestão de documentos em nuvem facilitam o processo.

Agora que você sabe como elaborar as melhores propostas comerciais e alavancar sua conversão de negócios, que tal testar a plataforma da Docusign e descobrir os benefícios da assinatura eletrônica? Realize um teste grátis.