Mapeamento de processos: entenda para que serve e como fazer

O mapeamento de processos é uma técnica visual que documenta todas as etapas, decisões e interações de um fluxo de trabalho dentro da sua empresa. Quando você mapeia seus processos, consegue transformar conhecimentos que muitas vezes estão apenas “na cabeça” das pessoas em um guia visual que toda a equipe pode compreender. 

Para que serve o mapeamento de processos?

Você já se pegou pensando “por que fazemos as coisas desse jeito?” ou “onde está o gargalo que atrasa tudo?”. O mapeamento de processos existe exatamente para responder essas e outras perguntas.

Com ele, você consegue enxergar onde os fluxos de trabalho estão emperrados e identificar aquelas tarefas que todos fazem de um jeito diferente, causando confusão.

Além disso, quando novos colaboradores chegam à sua empresa, o mapeamento ajuda a orientar o trabalho deles, facilitando o entendimento das atividades sem a necessidade de treinamentos longos ou depender da ajuda de colegas mais experientes. Isso faz com que a equipe se torne mais independente e ainda economiza tempo para todos.

Como fazer mapeamento de processos?

Mapear um processo ajuda a entender como as coisas funcionam, identificar melhorias e torná-las mais eficientes. Embora possa parecer complicado, com um bom planejamento, fica bem mais fácil. Confira o passo a passo e saiba como fazer.

1. Defina o escopo e objetivos

Comece escolhendo qual processo merece sua atenção no momento. É aquele que mais causa dor de cabeça? Ou o que impacta diretamente a experiência do cliente? Defina claramente o que você quer melhorar: reduzir tempo, cortar custos ou talvez eliminar erros recorrentes. 

2. Forme uma equipe multidisciplinar

Reúna as pessoas que vivenciam o processo no dia a dia. Lembre-se: quem está na linha de frente costuma conhecer os problemas (e suas soluções) melhor do que qualquer gestor. Monte um time diversificado e ouça todas as perspectivas para captar a realidade completa. 

3. Colete informações do processo atual

Hora de investigar! Converse com as pessoas, observe como o trabalho realmente acontece (não apenas como deveria acontecer) e reúna documentos existentes. Pergunte:

• o que entra nesse processo?

• O que sai?

• Quem faz o quê?

• Onde costumam surgir problemas?

4. Represente o processo graficamente

Agora vem a parte divertida: transformar toda essa informação em algo visual. Use a ferramenta que fizer mais sentido para você — pode ser um simples fluxograma ou algo mais sofisticado como BPMN. O importante é que fique claro e represente fielmente a realidade. 

5. Valide o mapeamento

Mostre o resultado para quem vive o processo diariamente e pergunte: “É assim mesmo que acontece?”. Esteja aberto para ajustes, pois é comum descobrir etapas que passaram despercebidas na primeira análise. Só depois de validado, o mapa estará pronto para uso.

6. Analise e identifique melhorias

Com o mapa em mãos, é hora de fazer as perguntas difíceis:

• por que fazemos essa etapa?

• Ela adiciona valor?

• Poderíamos eliminar esse vaivém?

• E se automatizássemos essa aprovação com a Docusign?

Seja crítico e criativo para encontrar oportunidades de melhoria.

7. Redesenhe o processo

Desenhe como o processo deveria ser no mundo ideal. Compare o antes e o depois para mostrar claramente os ganhos que podem ser obtidos. Essa visão do futuro vai motivar toda a equipe a embarcar nas mudanças necessárias.

8. Implemente e monitore

Coloque as melhorias em prática, sempre comunicando claramente o que muda para cada pessoa. Defina indicadores para acompanhar se as mudanças estão realmente trazendo os resultados esperados. Lembre-se de que um bom processo está sempre evoluindo! 

Qual a importância de fazer mapeamento de processos?

Já pensou em quanto tempo sua equipe perde buscando informações, refazendo tarefas ou esperando aprovações? O mapeamento de processos é a chave para eliminar esses desperdícios que afetam a produtividade e a motivação.

Quando os colaboradores da empresa entendem como seu trabalho se conecta ao todo, a comunicação flui de forma mais eficiente. Com os processos bem definidos e acessíveis, cada um sabe exatamente o que fazer e como contribuir para o sucesso coletivo.

Além disso, o mapeamento garante consistência e preservação do conhecimento. Seus clientes recebem sempre o mesmo atendimento de qualidade, e quando colaboradores experientes saem, o conhecimento permanece, minimizando o impacto da rotatividade.

Tipos de mapeamento de processos 

Existem diferentes formas de mapear processos, cada uma com suas características e aplicações específicas. A escolha do tipo de mapeamento vai depender das necessidades da sua empresa e da complexidade do processo que você deseja analisar. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns. Acompanhe!

Fluxograma

O fluxograma é uma das formas mais simples e eficazes de mapear processos. Ele utiliza caixinhas e setas para representar cada passo e decisão de forma clara e intuitiva. Ideal para quem está começando ou para processos mais diretos, o fluxograma facilita a visualização e compreensão.

BPMN (business process model and notation)

O BPMN é uma notação padrão utilizada para representar processos de negócios de forma mais detalhada e estruturada. Se você busca uma documentação robusta e com potencial para automação futura, essa é a melhor escolha. Ele utiliza símbolos específicos para diferenciar sistemas, pessoas e até mesmo exceções nos processos.

SIPOC (supplier, input, process, output, customer)

O SIPOC oferece uma visão geral do processo em uma tabela, permitindo que você veja claramente quem são os fornecedores, o que entra no processo, o que acontece dentro dele, o que sai e quem recebe os resultados. É uma ferramenta útil para entender as interfaces entre departamentos e ter uma visão ampla dos fluxos de trabalho.

Símbolos no mapeamento de processos

Os símbolos são como o alfabeto da linguagem dos processos — uma vez que você os domina, consegue ler qualquer mapa à primeira vista. Os mais comuns incluem:

• retângulos (atividades);

• losangos (decisões);

• círculos (início/fim);

• setas (direção do fluxo);

• documentos (registros necessários).

A padronização desses símbolos garante que qualquer pessoa, em qualquer departamento, consiga compreender o processo mapeado. Isso elimina ambiguidades e facilita a comunicação entre equipes, especialmente quando os processos cruzam diferentes áreas da empresa.

Quais ferramentas usar para mapeamento de processos?

Atualmente, há diversas ferramentas que tornam o mapeamento de processos muito mais fácil e eficiente. Aqui estão algumas das melhores opções disponíveis:

• Lucidchart: permite que várias pessoas trabalhem no mesmo mapa simultaneamente;

• Bizagi Modeler: gratuito e especializado em BPMN, oferecendo até simulações para testar diferentes cenários;

• Visio: ideal para empresas que já utilizam o ecossistema Microsoft, pois se integra perfeitamente com outras ferramentas;

• Draw.io: opção gratuita para quem quer começar sem investimento, com interface simples e possibilidade de salvar direto no Google Drive;

• Pega ou Appian: plataformas completas de BPM que vão além do desenho e permitem automatizar os processos mapeados — um passo importante na transformação digital.

A melhor ferramenta é aquela que sua equipe vai realmente usar, por isso comece simples e evolua conforme sua maturidade aumenta.

Qual é a diferença entre modelo de processo, mapa de processo e diagrama de processo?

Esses três termos podem parecer semelhantes, mas cada um tem um propósito diferente. A escolha de qual usar depende do que você quer comunicar e para quem. 

• Mapa de processo: é mais simples e dá uma visão geral do processo, sendo ótimo para mostrar rapidamente como as coisas funcionam para executivos ou novos colaboradores.

• Modelo de processo: é mais detalhado, mostrando as regras, exceções e os métodos em cada etapa. Ideal para quem precisa implementar ou entender um processo de forma mais profunda.

• Diagrama de processo: é a representação visual do processo, com símbolos padronizados. Usado principalmente para documentação técnica e análise mais detalhada. 

Escolha a abordagem certa conforme o que você precisa comunicar: mapas para uma visão rápida, modelos para uma implementação detalhada e diagramas para uma documentação técnica.

Exemplos de mapeamento de processos

Existem diversos processos dentro de uma empresa que se beneficiam enormemente de um bom mapeamento. Aqui estão alguns exemplos de como a análise e otimização desses processos podem trazer ganhos de eficiência e produtividade.

• Processo de compras: desde a identificação da necessidade até a entrega do produto. Com a Docusign, as aprovações que antes levavam dias podem ser feitas em minutos, eliminando a troca constante de documentos entre departamentos.

• Onboarding de clientes: um mapa visual permite entender todo o fluxo, desde o sim do cliente até ele estar totalmente ativo. A assinatura digital da Docusign elimina a espera por documentos físicos, acelerando o processo e criando uma primeira impressão positiva.

• Gestão de contratos: desde a elaboração até o arquivamento, passando pela revisão jurídica e coleta de assinaturas.

A Docusign transforma a eficiência e segurança do processo, reduzindo o ciclo de assinatura de semanas para apenas algumas horas.

Como Docusign pode ajudar sua empresa?

Ao mapear seus processos, você vai perceber que muitos deles dependem de assinaturas e aprovações, e é aí que a Docusign faz toda a diferença. Nossa solução de automação de processos transforma a eficiência da sua empresa, permitindo que atividades que antes demoravam dias ou semanas sejam concluídos em minutos.

Eliminamos o tempo perdido com impressões e envios físicos, além de reduzir erros como campos não preenchidos ou assinaturas esquecidas. O resultado é uma redução de custos e ciclos de negócios muito mais rápidos.

Além da assinatura eletrônica, a Docusign oferece ferramentas para otimizar toda a gestão de documentos, incluindo o ciclo de vida dos contratos. Nossa plataforma se integra facilmente ao seu fluxo de trabalho, melhorando a experiência para sua equipe e seus clientes.

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Que tal simplificar e agilizar os processos da sua empresa? A Docusign pode ajudar a reduzir o uso de papel, cortar custos e acelerar tarefas como assinaturas e aprovações. Milhares de empresas ao redor do mundo, grandes e pequenas, já estão se beneficiando das nossas soluções de assinatura eletrônica e gestão de contratos.

Com a Docusign, você pode otimizar os processos de hoje e, ao mesmo tempo, se preparar para um futuro mais digital e sustentável. A implementação é fácil e, logo, você começa a ver os benefícios. 

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