5 maneiras que podem beneficiar os líderes de Compras ao usarem CLM

Os acordos com fornecedores são parte integrante do processo de source-to-pay, contendo detalhes críticos como termos de pagamento, condições e responsabilidades de cada parte. Os contratos são a espinha dorsal para operações eficientes e econômicas, mas seus numerosos campos de dados e detalhes minuciosos também podem ser desafiadores para o gerenciamento das equipes de Compras. Sem a tecnologia adequada de gestão de contratos, a equipe precisa buscar manualmente nos documentos de fornecedores e encontrar termos-chave, obrigações e marcos. Esta realidade desperdiça tempo e leva a erros custosos, riscos legais e oportunidades de negócios perdidas.

A solução de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) aborda esses desafios ao simplificar os processos de contratação de fornecedores de ponta a ponta. Com maior compreensão dos contratos, as equipes de Compras podem desbloquear o máximo valor dos acordos com fornecedores e tomar decisões de negócios melhor informadas. Aqui estão cinco maneiras pelas quais as equipes de Compras otimizam o processo de source-to-pay com software CLM.

Gerenciamento de renovações 

Imagine que seu departamento de Marketing deseja lançar um novo software de gerenciamento de projetos, mas a data de renovação automática do software existente passou sem que sua equipe percebesse. Agora, o Marketing deve mais um ano de taxas por um produto menos que ideal e precisa pausar seus planos — tudo devido a um descuido na renovação.

Para evitar esse erro comum, muitas ferramentas CLM utilizam IA para escanear documentos, marcar dados críticos, como datas de renovação, e gerar relatórios e alertas de renovações futuras. Se a sua equipe de Compras precisa localizar atributos específicos em um documento, como termos de pagamento ou datas de renovação, eles podem usar o CLM para identificar esses detalhes rapidamente. Uma vez que o CLM destaca os atributos, um membro da equipe pode revisar e verificar os resultados sem precisar ler todo o documento.

O CLM também pode extrair datas de renovação em relatórios para partes interessadas e que são chave. Por exemplo, se o chefe de Compras deseja uma lista de todos os contratos a serem renovados nos próximos 60 dias, o CLM pode identificar esses acordos, aumentando a visibilidade de todas as renovações futuras e proporcionando tempo suficiente para renegociar ou cancelar. As equipes de compras também podem personalizar seus painéis CLM para mostrar esses detalhes quando fizerem login para máxima consulta.

Captura de descontos elegíveis

Geralmente, os termos de desconto estão dentro de contratos extensos e são fáceis de perder. Para organizações que gastam de forma considerável com fornecedores, descontos perdidos podem resultar em pagamentos excessivos e custosos. O CLM pode prevenir vazamento de valor de contrato ao sinalizar termos de desconto dentro dos documentos e gerar relatórios e alertas sobre aqueles elegíveis ao desconto. Essa capacidade ajuda a sua organização a perceber o valor que acumulou legitimamente ao longo de um relacionamento com o fornecedor. Segundo a Forrester, equipes que usam Docusign CLM podem realizar economias médias de $1,5 milhão em redução de vazamento de valor de contrato e erros ao longo de um período de três anos.

Consolidação de contratos 

Quando os contratos estão armazenados em locais dispersos por uma organização, desde desktops até drives de e-mail, determinar se você já tem um acordo com um fornecedor específico é quase impossível. Armazenar todos os acordos em um local central e pesquisável dentro de uma ferramenta CLM ajuda as equipes de Compras a encontrar facilmente contratos com o mesmo fornecedor em diferentes departamentos. Com esse conhecimento, as equipes podem eliminar duplicidades e solicitar um contrato consolidado, oferecendo descontos por volume.

A ferramenta CLM armazena contratos de compras e outros acordos em um repositório centralizado e devem permitir controles de acesso granulares — para que apenas as pessoas certas tenham acesso. Em vez de rastrear os contratos manualmente, as equipes podem filtrar e buscar acordos específicos, reduzindo massivamente o tempo necessário para procurar termos. Elas também podem usar o repositório para aproveitar dados históricos de acordos: o CLM mostra às organizações o que pagaram por fornecedores semelhantes no passado, dando-lhes outra ferramenta em seu arsenal para otimizar os termos do contrato.

Negociação de termos favoráveis

Algumas ferramentas avançadas de CLM podem equipar as equipes de Compras com a avaliação de risco automatizada para acelerar a negociação de contratos. Esse recurso usa IA para escanear contratos de novos fornecedores e compará-los com as regras da empresa. Por exemplo, se uma organização só deseja concordar com contratos com termos de pagamento de 60 dias, a IA pode encontrar e sinalizar quaisquer cláusulas que não atendam a essa regra.

A IA também pode identificar aumentos de preço que podem estar contra políticas internas, mas tendem a estar enterrados dentro dos acordos. Digamos que um fornecedor embuta um aumento de preço de 20% em um contrato; o software de CLM avançado pode sinalizar esse termo para os revisores. A sinalização automatizada economiza horas de trabalho manual das equipes de Compras e reduz a exposição ao risco da organização.

Criação de acordos melhores e mais rápidos

Muitas vezes, gerar acordos leva a um prolongado vai e vem com o jurídico, atrasando Compras e, potencialmente, prejudicando relacionamentos com os fornecedores. As ferramentas de CLM permitem que Compras colaborem com o Jurídico para estabelecer cláusulas e modelos pré-aprovados para uma geração de contratos mais rápida. As equipes de Compras também podem criar regras de fluxo de trabalho dentro do software de CLM, que acionam o próximo passo no processo de acordo uma vez que algum é concluído, acelerando significativamente as revisões e, em última análise, todo o processo de source-to-pay. Como resultado dessa automação de fluxo de trabalho, a pesquisa de clientes da Docusign mostra que os usuários do Docusign CLM têm duas vezes mais chances de concluir um contrato em menos de duas semanas.

Integrações pré-construídas com software de source-to-pay como SAP Ariba, Coupa e NetSuite oferecem conveniência adicional para as equipes de Compras. Por exemplo, o Docusign CLM oferece um Conector para SAP Ariba para que as equipes de compras possam criar contratos diretamente dentro do SAP Ariba puxando detalhes (por exemplo, termos de pagamento, nomes de fornecedores) em modelos pré-aprovados. Após a conclusão, os contratos podem ser armazenados no repositório CLM ou no SAP Ariba, permitindo um histórico completo de auditoria para acordos em ambos os sistemas.

Acelere o processo com CLM

Digitalização, automação e IA estão mudando a forma como as equipes de Compras gerenciam contratos. Com capacidades de ponta a ponta, o software CLM pode acelerar todo o processo de compras e minimizar o tempo necessário para gerar, negociar e gerenciar acordos. Uma boa ferramenta de CLM também vai um passo além: maximizando o valor dentro dos acordos ao rastrear as obrigações em todos os contratos e manter as equipes informadas sobre datas importantes.

O Docusign CLM é uma solução de ponta a ponta que ajuda as equipes de Compras modernas a automatizar todo o ciclo de vida de contratação de fornecedores e oferece a visibilidade e o controle necessários para maximizar o valor de cada acordo com fornecedores.

Saiba mais sobre como o Docusign CLM pode transformar seu processo de source-to-pay ou entre em contato conosco para vê-lo em ação.