Cinco etapas do processo de gestão de contratos

Uma parte importante da análise dos fluxos de trabalho de contratos é dividir esse ciclo de vida em etapas rastreáveis. Para identificar a amplitude de tendências, todo o processo precisa ser separado em estágios definitivos, começando com a geração do contrato e seguindo uma progressão distinta de atividades até a conclusão.

Dividir o processo de gestão de acordos em etapas individuais também é a melhor maneira de determinar como o seu processo pode ser atualizado e melhorado.

Neste post, vamos passar por cada uma das cinco etapas do processo de gestão de contratos e explicar como você pode usar a tecnologia para simplificar cada uma delas.

Geração

Para iniciar o ciclo de vida de um acordo, o primeiro rascunho do documento precisa ser criado. É provável que você use um contrato pré-existente ou modelo de contrato para criar seu próximo documento em vez de começar do zero, mas mesmo com um ponto de partida, a geração ainda pode ser um processo longo e frustrante.

A maneira mais eficiente de acelerar a etapa de criação é utilizar uma única ferramenta de geração de contratos para todas as suas necessidades de criação, armazenamento e edição de contratos. Você terá tudo à mão que precisa para gerar novos contratos, incluindo seus modelos de cláusulas, linguagem legalmente aprovada e formulários de solicitação de assinatura eletrônica.

Manter todas as suas informações no momento da geração do documento, em um único banco de dados, certamente acelerará o seu processo de elaboração. Mais importante ainda, é também uma das maneiras mais eficazes de prevenir erros durante o processo de geração ou edição. Confiar em tecnologia tradicional e desconectada para criação de documentos introduz o tipo de complexidades que levam aos erros mais comuns na geração de contratos, como usar uma cláusula desatualizada ou um segmento de linguagem de uma versão desatualizada de suas informações.

Negociação

Depois que um contrato é criado, todas as partes envolvidas precisam negociar até que os termos finais sejam acordados. Esta etapa tende a ser a mais demorada do processo de gestão de contratos, especialmente se alguma das partes envolvidas estiver confiando em tecnologias ou informações desatualizadas.

De fato, em uma pesquisa com mais de 1.300 profissionais de contratos que realizamos em 2022, quase metade dos entrevistados disse que regularmente precisava criar pelo menos três novas versões de contratos durante a fase de negociação. Muitas vezes, essas novas versões precisavam ser criadas para corrigir os erros mais simples, como usar a versão errada de uma cláusula ou emenda.

Uma das principais causas desses obstáculos é a falta de uma plataforma para compartilhar contratos e colaborar nas revisões. A existência de várias versões do mesmo contrato facilita erros ou perda do controle do progresso feito naquele documento, porém em outro lugar. Manter o processo de negociação centralizado por meio de ferramentas de colaboração online reduz a possibilidade de erros humanos e garante que todas as partes tenham acesso à versão mais recente do contrato.

Roteamento

Depois que todas as partes chegam a um acordo sobre a versão do contrato com a qual seguirão em frente, a equipe de gerenciamento de documentos precisa garantir que todas as partes relevantes tenham uma cópia da versão precisa e atualizada do acordo.

Frequentemente, isso apresenta desafios para as equipes de gestão de contratos inclusive. Ainda é muito comum os profissionais de contratos usarem uma ampla diversidade de ferramentas para compartilhar contratos de forma interna e externa. Muitos profissionais ainda confiam em combinações de diferentes ferramentas de roteamento, como e-mail, sistemas de armazenamento em nuvem ou até mesmo correio postal tradicional ou sistemas de fax.

Eletrônico ou físico, todos esses métodos de compartilhamento de contratos têm a mesma falha principal: eles tiram o contrato e os usuários do sistema de gestão de contratos, onde o documento reside.

Assim que o seu contrato sai do ambiente seguro da ferramenta de gestão de contratos, você se expõe a riscos - como visibilidade reduzida ou documentos perdidos. Também facilita o compartilhamento acidental do contrato com uma parte equivocada. 

A tecnologia de gestão do ciclo de vida de contratos pode automatizar o roteamento de contratos para revisão interna e externa com controle de versão detalhado. Ao usá-la, sua equipe de gestão de contratos pode garantir que todos os envolvidos no processo de revisão do documento sempre tenham a versão mais precisa e atualizada.

Aprovação e assinatura

Quando todos têm a versão correta do acordo com a qual concordaram, é finalmente hora de assinar. Infelizmente, esta é mais uma etapa do processo que pode introduzir complicações significativas e demoradas, especialmente para equipes de gestão que dependem de processos antigos e manuais.

Em média, cinco pessoas estão envolvidas em qualquer processo de aprovação de contrato na fase de assinatura. Esses revisores frequentemente representam vários departamentos diferentes - como jurídico, precificação e compras - e todos eles precisarão ver e aprovar a versão mais recente do documento antes que o processo possa avançar.

Se esses revisores não tiverem um único documento de contrato com controle de versão para revisar, eles podem ver uma versão desatualizada ou incorreta. Então, mesmo no melhor cenário em que eles detectam o erro, terão que localizar a versão correta do contrato e revisar novamente do zero. Repita isso várias vezes em vários departamentos desconectados e os atrasos podem se acumular rapidamente.

Obter a aprovação em uma versão final do contrato de todas as partes revisoras é frequentemente um dos maiores obstáculos no processo de gestão de contratos de hoje. Quanto mais desconectadas as aprovações estiverem de uma plataforma central de gestão de contratos, é mais provável que ocorram atrasos e erros.

A maneira mais fácil de evitar esses desafios  é usar a assinatura eletrônica integrada diretamente ao CRM usado para a revisão. Com a ajuda da tecnologia de assinatura eletrônica, você pode fazer com que todas as partes assinem a mesma versão do documento e, assim que o revisarem, compartilhem essas assinaturas em todas as áreas relevantes.

Armazenamento

Mesmo depois que todas as partes assinam o contrato e o acordo é concluído, o processo de gestão de documentos está longe de terminar. Os gestores dos contratos ainda precisam arquivar o acordo adequadamente, de forma que qualquer pessoa que precise de acesso a ele possa encontrá-lo imediatamente.

Os profissionais precisam consultar novamente os contratos concluídos ou em andamento com bastante frequência. De fato, durante a nossa pesquisa de 2022, mais de dois terços dos entrevistados disseram que precisavam localizar contratos arquivados semanalmente ou até diariamente.

Mesmo com a popularidade esmagadora do armazenamento em nuvem, encontrar esses contratos pode ser um incômodo. As soluções de armazenamento em nuvem podem frequentemente conter um número alto de arquivos e documentos. É muito fácil perder um contrato individual em um labirinto de arquivos e extensões. Mesmo depois de encontrar o documento, um sistema tradicional de armazenamento em nuvem não fornecerá uma maneira fácil de pesquisá-lo pelas informações que você está procurando, o que também pode custar um tempo considerável.

Desafios organizacionais como esses são exatamente o motivo pelo qual as ferramentas de gestão de contratos são o caminho ideal. Para facilitar o armazenamento unificado e convenções de nomenclatura, elas aceleram o ato de encontrar o documento certo e localizar as cláusulas relevantes. Uma vez que a gestão de contratos é estabelecida, insights adicionais podem ser obtidos por meio da IA (Inteligência Artificial)  e outras ferramentas avançadas de análise.

Melhore a gestão de contratos 

Em uma única instância de gestão de contratos, essas melhorias podem parecer pequenos ajustes que economizam tempo e energia. No decorrer de centenas de gerações de contratos, no entanto, todo esse tempo economizado se acumulará significativamente, dando a toda a sua equipe muito mais capacidade para lidar com funções importantes, como garantir seu próximo acordo. Teste gratuitamente por 30 dias a plataforma Docusign.