O que é um repositório de contratos?

De acordo com a organização sem fins lucrativos World Commerce & Contracting, empresas listadas na Fortune 1000 mantêm entre 20 mil e 40 mil contratos a qualquer momento. 

Nesta linha, a Pesquisa Docusign e Deloitte sobre o ciclo dos acordos descobriu que quase metade das empresas acredita que gasta muito tempo procurando documentos e informações. Mais de 54% não possuem ferramentas para automatizar o rastreamento e a análise dos contratos concluídos.

As organizações de todos os tamanhos precisam ser capazes de acessar seus documentos e os dados contidos neles imediatamente e com absoluta confiança de que seus registros são precisos. Para manter essas informações precisas e acessíveis, eles precisarão de um repositório de contratos.

O que é um repositório de contratos?

Em termos simples, um repositório de contratos é qualquer local onde uma organização armazena e organiza os seus documentos para futuras consultas. Hoje, porém, o termo se expandiu para se referir a um sistema centralizado de armazenamento, gerenciamento e análise de informações contratuais.

Um repositório de contratos pode ser digitalizado, com cópias eletrônicas de contratos guardadas em sistemas baseados na nuvem. No entanto, mesmo na era do armazenamento digital, a manutenção de informações contratuais pode rapidamente se tornar complicada e, ao mesmo tempo, essencial para a operação das empresas. 

Por que é importante ter um repositório de contratos?

As organizações que trabalham com contratos precisam ter um registro preciso da versão mais recente de todos acordos, prontos para consulta a qualquer momento. Manter um repositório de contratos único e confiável para todos os seus documentos é a melhor maneira de tornar isso possível.

Sem um repositório de contratos confiável, as organizações gastam muito tempo tentando encontrar e organizar contratos para diversas necessidades. Além de ter um enorme impacto na sua produtividade, essa incapacidade pode prejudicar na obtenção do valor dos seus acordos atuais e, futuramente, na negociação dos acordos.

A gestão de contratos é um processo demorado e, muitas vezes, complexo. Muitos contratos sofrem alterações na forma de aditivos e alterações. Se uma organização não conseguir manter um registo destas mudanças, à medida que acontecem, num local único e fiável, corre o risco de tomar decisões utilizando informações desatualizadas ou até mesmo de ter múltiplas versões contraditórias de um contrato em locais diferentes.

O que um repositório de contratos precisa para ser eficaz?

Nem todos os repositórios de contratos são criados igualmente. Sem os sistemas adequados, mesmo aquele de arquivamento digital robusto não manterá os acordos organizados e atualizados de forma eficiente.

Para que um repositório de contratos seja gerenciável e útil, ele precisa ter, no mínimo, as seguintes qualidades:

• Centralizado: o seu repositório deve armazenar todas as informações em um local centralizado, incluindo versões antigas e negócios concluídos.

• Padronizado: o seu repositório deve arquivar e organizar todos os seus contratos e acordos a partir de um sistema único, claramente definido e consistente. Isso deve facilitar a localização rápida de qualquer contrato necessário.

• Seguro: Os contratos são informações altamente confidenciais. Seu repositório de contratos deve incorporar protocolos robustos de segurança para garantir que apenas os usuários certos tenham acesso a determinados contratos.

• Pesquisável: o seu repositório deve incluir um recurso de pesquisa eficaz que possa ajudar as equipes a analisar acordos e descobrir insights e possíveis oportunidades de economia de custos.

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