Mais velocidade e produtividade: Fundação Roberto Marinho transforma processos de acordo com o Docusign CLM

Imagine um Brasil onde cada pessoa tem acesso a oportunidades reais de aprendizado, cultura e desenvolvimento? Essa foi a ideia visionária do jornalista e empresário Roberto Marinho ao criar a entidade sem fins lucrativos, Fundação Roberto Marinho. Desde o início, em 1977, a organização tem impactado milhões de vidas ao unir educação, tecnologia e comunicação de maneira inovadora.

E a missão da Fundação não parou na educação básica. Ao longo dos anos, ela expandiu suas iniciativas para abordar diferentes aspectos do desenvolvimento humano, como: valorização do patrimônio cultural com grandes projetos, promoção da conservação ambiental e desenvolvimento sustentável, integração de tecnologia e inovação na educação e muito mais.

Por trás da realização de tantos projetos, está o compromisso do departamento jurídico da Fundação, que não só gerencia uma complexa rede de contratos que envolvem parceiros culturais e institucionais, mas está inserido em praticamente tudo o que acontece na instituição, inclusive em sua transformação digital.

Da lenta burocracia à agilidade digital

O jurídico da fundação tem como objetivo viabilizar projetos da forma mais segura possível. Essa filosofia norteia todas as decisões da equipe, que busca constantemente formas de tornar os processos mais ágeis, criteriosos e eficientes. 

Há um ano, a gestão de contratos na Fundação era manual e fragmentada, o que não permitia a execução de um projeto com uma maior agilidade e sem riscos jurídicos. A equipe utilizava sete ferramentas diferentes para lidar com contratos, o que gerava limites de integração e produtividade. O processo incluía gerar termos, imprimir documentos, enviar por e-mail, reunir propostas em PDF, carregar arquivos em portais de assinatura e arquivar manualmente os documentos na nuvem.

Além disso, planilhas de controle eram criadas e compartilhadas em drives, tornando o fluxo pouco eficiente. Os contratos levavam, em média, uma semana para serem liberados. 

“Somos quatro pessoas na área. Fazíamos o possível para ter celeridade nas demandas, mas estávamos ficando muito focados em resolver atividades sistêmicas e manuais ao invés de nos dedicarmos em questões mais estratégicas para a Fundação, além da elaboração de pesquisas e pareceres", comenta Ana Erika, Head do departamento jurídico da fundação.  

Diante deste cenário que começaram uma busca por uma ferramenta que pudesse trazer agilidade, centralizar processos, melhorar a governança e o armazenamento de documentos.

A escolha pelo Docusign CLM

Foi realizada uma profunda pesquisa de mercado com diversos players de gestão de contratos para enfim encontrar a solução que atendesse às necessidades da entidade. "Nós tínhamos pontos que eram inegociáveis: reunir processos que estavam nos demais sistemas dentro de um só e conseguirmos integrar com o nosso sistema legado de ERP", explica o assistente jurídico, Thallys Schimdt.  

O Docusign CLM foi escolhido por se enquadrar em todas as especificações. “A Docusign realizou uma análise complexa de como funcionamos e qual a melhor forma de organizar os fluxos de que precisamos”, conta Thallys.

Uma solução, diversos benefícios

A adoção do CLM foi um divisor de águas. Hoje, passados mais de seis meses de uso, o CLM é totalmente integrado às operações da fundação. O jurídico e o TI administram a ferramenta, mas praticamente todos os colaboradores têm acesso para solicitar contratos diretamente e diariamente, garantindo fluidez e autonomia.

Com o Docusign CLM, a gestão de contratos da Fundação Roberto Marinho ganhou

• Mais velocidade: contratos que antes demoravam dias agora são assinados em horas, ou em poucos dias, de acordo com as suas complexidades.

• Centralização: todo o ciclo de vida dos contratos é gerido em um único lugar, com histórico detalhado de documentos e solicitações.

• Facilidade de uso: a ferramenta é intuitiva, permitindo que colaboradores e fornecedores assinem documentos de forma simples, inclusive pelo celular.

• Governança: o jurídico ganhou mais controle e confiabilidade com rastreabilidade completa e compliance assegurado.

• Escalabilidade: o CLM cresce junto com o volume de fluxos contratuais da fundação, mesmo se os projetos forem triplicados.

A mudança foi sentida tanto por fornecedores quanto por todas as áreas da organização, inclusive pela alta liderança. “Eu também sou procuradora da fundação. Assino contratos via Docusign todo dia. E de onde eu estiver, eu reviso e assino pelo celular com a maior facilidade", diz a Head do setor jurídico. Assinar documentos tornou-se algo prático e imediato com apenas um clique.

Essa transformação não apenas reduziu a carga de trabalho manual, mas também permitiu que a equipe jurídica voltasse a focar em atividades estratégicas, cumprindo sua missão de viabilizar projetos com eficiência, inovação e baixo risco jurídico.

“O ganho de tempo não foi só para nós, mas também para todas as áreas que precisam de contratos. Com o CLM, todo mundo ganhou. Mais rápido para pedir, receber, organizar e devolver. Não tem mais vai e vem de contratos inúmeras vezes, o que gerava diversas versões diferentes de um único instrumento", diz Ana Erika.

A história de sucesso da Fundação Roberto Marinho mostra que, com as ferramentas certas, é possível transformar processos, empoderar equipes e construir um futuro ainda mais conectado e produtivo.