Fundação Dom Cabral digitaliza processos contratuais e aprimora a segurança de dados

A Fundação Dom Cabral é uma escola de negócios brasileira que atua há 47 anos alinhando o conhecimento acadêmico à prática empresarial, em uma ação constante de diálogo com as organizações, com as pessoas e com a sociedade. Seus principais clientes são pessoas físicas buscando pós-graduação e cursos em MBAs e empresas que desejam oferecer aulas de educação executiva e conteúdos em gestão, finanças e de inovação para seus colaboradores.

Em 2018, a Fundação colocou em prática um projeto de intensa transformação digital para otimizar as suas operações administrativas. Com isso, enxergaram também a necessidade de digitalizar seus contratos.

Os desafios com contratos em papel 

Até 2017, o número de contratos e o volume de papéis era gerenciável de forma física, mas este processo já acarretava custos altos com impressão e correios - além da lentidão para a coleta de assinaturas e eventuais perdas de documentos. Não bastasse isso, era preciso também ter um considerável espaço físico dedicado para o armazenamento e organização interna de pastas e arquivos. 

Neste momento também havia pequenas "bolhas" de uso do Docusign eSignature no departamento de RH, Secretaria Acadêmica e Gerência de Professores - no entanto, eram situações pontuais. 

Ao final de 2019, com a implementação de um novo ERP, o departamento de TI concluiu que seria mais produtivo achar uma ferramenta que tivesse integração com o sistema e, desta forma, digitalizar a gestão dos contratos. “A ideia era não ter mais papéis circulando. Tínhamos também uma meta interna de transformação digital e tornar a Fundação paperless.”, afirmou Antônio Augusto Ferreira Goulart, Gerente Financeiro da Fundação Dom Cabral.

Início do uso da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica da Docusign foi escolhida principalmente pela ampla capacidade de integração a outros sistemas, além de ser intuitiva de usar. Já nos primeiros dias de 2020 a solução foi implementada, sendo utilizada a princípio nos contratos com clientes pessoa física e processos internos (contratos de trabalho, por exemplo).

Houve uma breve resistência no começo por parte dos colaboradores, mas que foi facilmente resolvida - visto que logo enxergaram a praticidade e rapidez proporcionadas pela tecnologia. Com isso, o uso foi ampliado para todos os contratos de clientes, parceiros e fornecedores, para que em março do mesmo ano, por conta da pandemia, passasse a ser o padrão de operações na empresa. 

Benefícios observados

Os benefícios enxergados pelo uso do Docusign foram diversos. Atualmente, 99% dos contratos da Fundação são digitais, e o tempo para concluir as assinaturas reduziu de cerca de quatro dias para apenas quatro horas. Além disso, o gerente financeiro observou uma economia de 32% em custos com papel. 

"Enxergamos muito valor também na segurança proporcionada pelo Docusign. Hoje em dia, para o caso de auditorias, é muito fácil localizar os documentos", comenta Antônio. 

Vale também ressaltar os ganhos de sustentabilidade que vieram junto da digitalização de contratos. Desde a implantação do Docusign até maio de 2023, mais de 918 mil folhas de papel foram economizadas. Isso equivale a uma economia de cerca de 371 mil litros de água, 2,4 toneladas de resíduos sólidos, além de 37,5 toneladas de CO2 que deixaram de ser emitidas com a produção desta quantia de papel.