Deloitte agiliza processos contratuais com Docusign

A Deloitte é a organização com o portfólio de serviços profissionais mais diversificado do mundo, com 475 mil profissionais gerando impactos que realmente importam em mais de 150 países. Com 177 anos de história, oferece hoje serviços de auditoria, consultoria empresarial, assessoria financeira, gestão de riscos e consultoria tributária para clientes públicos e privados dos mais diversos setores. No Brasil, onde atua desde 1911, a Deloitte é líder de mercado, com mais de 7.000 profissionais e operações em todo o território nacional, a partir de 15 escritórios. 

Nos últimos anos, a Deloitte percorreu um caminho notável para se tornar a organização líder em serviços profissionais do mundo. Expandiu suas alianças estratégicas de negócios, ampliou o portfólio de soluções, aumentou o fomento à inovação e investiu em tecnologias e formação profissional para atender aos clientes com ainda mais qualidade e eficiência.

Essa jornada passou também pela otimização das suas operações administrativas. Nesse âmbito, a digitalização de contratos emergiu como prioridade, o que ocasionou a aceleração do processo de transformação de procedimentos analógicos em digitais.

Os desafios com contratos em papel

Até 2020, pouco antes da pandemia, os contratos eram firmados de acordo com o processo utilizado pelo cliente – ora em papel e envio pelo correio para a assinatura, ora por email e escaneamento. "Muitos clientes não conheciam a assinatura eletrônica", explica Marcelo Natale, sócio da Deloitte. Ademais, havia o desafio das operações da Deloitte serem diversas e espalhadas por todo o país. Havia casos em que viagens de ponte aérea eram realizadas com o intuito de obter as autorizações por escrito, por exemplo.

“Lidar com um vasto número de clientes exige transparência, visibilidade e governança robusta na área de contratos e demandas jurídicas. Mesmo que os processos vigentes estejam funcionando, há sempre uma busca por aprimoramentos. Empresas com processos analógicos correm o risco de cometer erros que podem levar, inclusive, à perda de faturamento”, afirma.

O uso da assinatura eletrônica e benefícios

O período pandêmico acelerou a adoção da assinatura eletrônica da Docusign. "Implementamos em um curto espaço de tempo e passamos por uma mudança cultural também, que foi muito bem aceita". Docusign foi escolhida principalmente por atender aos requisitos técnicos e de segurança.

Um dos desafios era o tempo levado para a assinatura dos documentos. O que poderia levar duas semanas agora é concluído em poucas horas – desde a criação da minuta às assinaturas – isso sem contar a economia de recursos. Além disso, o armazenamento digital ajudou a organização dos contratos e proporcionou mais facilidade. 

Vale ressaltar que os ganhos de sustentabilidade também vieram junto da digitalização de contratos. Desde a implantação do Docusign até julho de 2023, mais de 120 mil folhas de papel foram economizadas. "O processo ficou mais rápido, mais seguro, temos melhor governança, melhor rastreabilidade. Foi uma mudança de patamar importante para nós", finaliza.

CLM - o próximo passo

Com o sucesso da assinatura eletrônica, a organização dá agora mais um passo na otimização de processos na área de compras com o Docusign CLM (Gestão do Ciclo de Vida de Contratos). A ideia é expandir o uso da solução de gestão de contratos gradualmente para toda a Firma. "Nas demandas jurídicas e contratuais, mesmo com processos funcionais, o aperfeiçoamento é crucial", complementa o sócio da Deloitte.