O que é strategic sourcing?

Não é nenhuma novidade que o sucesso de uma empresa está atrelado ao equilíbrio da sua saúde financeira. Mas para que isso seja alcançado não basta cortar despesas administrativas e controlar gastos operacionais. É preciso que o negócio implemente diferentes técnicas e variados procedimentos capazes de mapear e controlar todos os gastos da corporação. É nesse cenário que entra em cena o strategic sourcing, uma metodologia poderosa.

Quer saber mais sobre essa estratégia e obter a fórmula certeira para tornar o seu negócio cada vez mais rentável? Então, acompanhe o post de hoje! Nele, vamos abordar o conceito de strategic sourcing, as suas funções e forma de montagem, etapas de implantação, estágios voltados aos processos de compras e possibilidades de uso da tecnologia. Também trataremos da complementação do Supply Chain Management e do funcionamento da matriz estratégica de abastecimento. Não perca!

O conceito de strategic sourcing

No passado, o setor de compras funcionava basicamente como uma central de pedidos. Ordens de compra solicitadas apenas com base em cotações superficiais e sem relações aprofundadas com o ciclo produtivo da empresa, à procura do menor preço por item, insistiam em se acumular. Percebeu-se com o tempo que, muitas vezes, um produto de baixo custo unitário acabava saindo caro para a empresa — pelas despesas de armazenamento ou pela baixa qualidade, por exemplo.

Era preciso, assim, criar uma estratégia sistemática, que avaliasse em 360º as consequências da aquisição de cada produto. Essa nova dinâmica contribuiria não apenas para reduzir perdas e diminuir custos na área de suprimentos, mas, principalmente, para dar coesão aos setores e atividades da empresa, o que possibilita um trabalho em conjunto em busca de resultados que levem ao alcance dos objetivos e metas da corporação. Surgiu aí o strategic sourcing.

Também chamado de matriz energética de abastecimento, o strategic sourcing tem como principal foco a avaliação da complexidade envolvida na compra de determinado serviço, produto ou bem de consumo, de modo a analisar o impacto que tal obtenção gera para o negócio. Trata-se de uma estratégia que confere alto nível de inteligência corporativa à empresa, aliando e otimizando melhorias na execução de processos, controle de qualidade e gestão de custos.

O strategic sourcing tem papel fundamental para o equilíbrio financeiro de um negócio, já que é um método de aquisições que avalia o custo total dos insumos (e não somente o menor preço oferecido) antes de ocorrer a efetivação de cada compra. Entre outras variáveis, são analisados o poder de negociação com fornecedores, a importância dos materiais para a empresa e os níveis de qualidade e relevância do serviço oferecido. Estamos falando, portanto, de uma visão sistêmica.

Por meio dessa metodologia, cada item a ser adquirido é minuciosamente analisado sob o ponto de vista de seus custos externos, que impactam seu preço final, e também custos internos, ligados ao armazenamento e uso, ou seja, a avaliação é feita levando em conta todo o seu ciclo de vida na corporação. Nos dias de hoje, é fundamental entender o que é e como adotar strategic sourcing para garantir vantagens competitivas a partir da área de procurement.

As funções e forma de montagem do strategic sourcing

Ao conhecer o conceito do strategic sourcing, é possível ter uma ideia da importância dessa metodologia para um negócio. Mas para que ela serve exatamente? A seguir, listamos as suas principais funções.

• Revisão e adequação de todos os custos externos que incidem sobre os produtos ou serviços finais vendidos pela empresa.

• Análise e aprimoramento de todos os custos internos de utilização, logística e armazenamento dos suprimentos necessários às operações da companhia.

• Avaliação de otimizações na estrutura dos produtos e serviços adquiridos com vistas a melhorar o seu rendimento.

• Busca de condições ótimas que satisfaçam requerimentos e atendam às demandas, maximizando a relação entre custo e benefício de determinada aquisição.

• Otimização do do fluxo de atendimento das necessidades do mercado.

• Aumento do desempenho operacional de todas as etapas da cadeia produtiva da corporação.

• Maior identificação de vantagem competitiva com o uso dos recursos.

• Melhoria da capacidade de negociação com fornecedores.

• Maximização do poder de compra da companhia.

Para por em prática essa estratégia, é preciso que a empresa siga algumas etapas que envolvem variáveis e processos diversos, que vão desde o conhecimento aprofundado dos suprimentos com os quais trabalha até a criação de uma cultura organizacional diferenciada.

O primeiro passo é coletar os dados do fornecedor com vistas a estabelecer um perfil de de demandas, assim como documentar essas informações para identificar os principais parâmetros de custos e oportunidades de negócio. Na sequência, o foco é a própria empresa, cujas necessidades e metas devem ser avaliadas a fim de delimitar suas demandas específicas e possibilidades de substituição de produtos e serviços.

A próxima etapa consiste no acesso à base de fornecimento, em que é preciso obter informações de potenciais fornecedores para que seja possível selecionar aqueles mais adequados às demandas do negócio. Na sequência, a companhia deve estabelecer um tipo de abordagem diante desses fornecedores, o que, por sua vez, deve contar com um plano de ação, que detalha o que, por que, como e quando.

Em seguida, vale a pena definir um caminho para engajar os fornecedores selecionados por meio da elaboração de propostas, as quais devem ser compiladas com o objetivo de criar uma lista para a realização de negociações. A partir daí, começa a condução das negociações, nas quais é preciso atuar de forma objetiva, com a identificação prévia de possíveis questionamentos e objeções.

Depois de selecionados os fornecedores, torna-se necessário gerenciá-los, monitorando os resultados para que o controle de custos e gestão da qualidade possam ser efetuados. Por último, é necessário investir na institucionalização do strategic sourcing na empresa, o que pode ser feito por meio do treinamento, relato de histórias de sucesso, oferecimento de feedbacks e desenvolvimento de métricas de desempenho com base na experiência obtida.

A complementação do Supply Chain Management

A internet chegou para derrubar de vez as barreiras que limitavam o raio de ação das empresas em busca de clientes. Na prática, com o novo perfil do público consumidor, mais bem provido de informações e cercado de soluções de baixo custo, os negócios precisam praticamente se digladiar para se mostrar sedutores ao mercado. Mas o que isso tem a ver com strategic sourcing no mundo dos negócios? Simples: tudo!

A constante pressão para reduzir custos e melhorar a qualidade da produção levou as companhias a repensarem seus processos, sua estrutura organizacional e sua política de suprimentos. Aliás, como a aquisição de matérias-primas é responsável por boa parte do custo total de produção, é fundamental otimizá-la para ganhar espaço em segmentos mais competitivos.

Sabia que o valor total despendido com a compra de insumos para a produção impacta de 50% a 80% do total das receitas brutas de um negócio? Não é difícil concluir, portanto, que pequenos ganhos promovidos por um setor de compras de excelência já podem fazer uma enorme diferença para a organização.

É nesse contexto que entra o strategic sourcing, também conhecido como matriz estratégica de abastecimento. Muito mais que um mero substituto, trata-se de um complemento da abordagem baseada em Supply Chain Management.

O funcionamento da matriz estratégica de abastecimento

Na prática, o que é strategic sourcing? Essa metodologia representa uma forma completamente diferente de trabalhar o processo de avaliação de aquisições. Tal sistema sugere a implementação de 7 passos (que veremos mais à frente), sendo um de seus produtos finais a formação de uma matriz, um gráfico de círculos em que o tamanho de cada insumo reflete seu custo total no ano.

Esses círculos flutuam dentro de um sistema cartesiano em que o eixo y (ordenada) se refere ao grau de impacto no negócio e o eixo x (abscissa) diz respeito aos níveis de dificuldade de obtenção da mercadoria. Estamos nos referindo à criticidade e à complexidade do mercado.

O gráfico é dividido internamente em 4 quadrantes:

1. alavancados (estimular concorrência), na parte superior esquerda;

2. estratégicos (estreitar relacionamentos), na parte superior direita;

3. não críticos (simplificar aquisições), na parte inferior esquerda;

4. gargalos (garantir fornecimento), na parte inferior direita.

Conseguir posicionar cada produto em um gráfico como esse ajuda os gestores a terem mais conhecimento sobre as necessidades de suprimentos da empresa e seus respectivos impactos sobre a organização. Pode acreditar: essa consciência na área de procurement resulta invariavelmente em redução de custos e compras com melhor custo-benefício.

A implementação do strategic sourcing na empresa

Já adiantando, podemos dizer que implementar essa visão sistêmica sobre o processo de compras não é nada simples. Antes de mais nada, é preciso colaboração. Em segundo lugar vem a importância da coleta de dados — até porque, por incrível que pareça, muitas áreas de sourcing ainda trabalham com registros em planilhas do Excel e assinatura de contratos no papel.

Guarde desde já: um setor de suprimentos que quer dar lucro à empresa precisa de inteligência operacional. E isso começa com um bom sistema de Business Intelligence, além de uma plataforma de assinatura eletrônica. Tendo a empresa condições de agregar e processar informações eletronicamente, será necessário seguir para outras etapas. Confira!

Análise dos gastos do negócio

Temos aqui o entendimento dos custos com compras e a avaliação das reais necessidades dos clientes internos.

Importância estratégica dos itens

Está lembrado da matriz que descrevemos há pouco? Pois essa é a etapa que divide os itens a serem adquiridos em estratégicos, alavancáveis, não críticos e gargalos.

Inteligência de mercado

Aqui entram as avaliações externas e internas. Enquanto a análise SWOT deve ser usada para mensurar os pontos fortes e fracos do processo de aquisições da organização, a aplicação das 5 forças de Porter foca em melhorar o entendimento do mercado. Nessa fase, avalie também a quantidade de fornecedores de cada produto, a pressão competitiva sofrida por eles e o grau de importância para a empresa.

Poder na relação com fornecedores

Análise do quanto a empresa representa no faturamento do fornecedor, o que pode mudar a relação de poder nas negociações.

Formulação de estratégias de relacionamento

Aqui são formuladas as estratégias de abordagem aos fornecedores considerando os resultados obtidos nas etapas anteriores — importância do produto, representatividade da empresa e assim por diante.

Efetiva implementação das estratégias

Planejamento estratégico de compras devidamente formulado, entramos na fase de execução, com ordens de aquisição dos itens relacionados em seu ponto ótimo (em termos de quantidade e timing) e mediante negociação com fornecedores.

Monitoramento e controle

Por fim, temos a etapa de avaliação de indicadores de desempenho, análise de SLAs e melhoria contínua.

Os estágios do strategic sourcing nos processos de compra

Em um processo de compra baseado no strategic sourcing, a empresa deve seguir 6 etapas. Na primeira, é preciso que analise os seus próprios gastos, de modo a identificar sua condição financeira geral, incluindo o montante destinado aos suprimentos, e prever suas demandas futuras. Depois, o foco é o estabelecimento do grau de importância dos itens e serviços que devem ser adquiridos, para definir uma escala de prioridades.

O terceiro passo é a avaliação do grau de dependência do relacionamento com os fornecedores, objetivando verificar a necessidade de continuidade do acordo e a possibilidade de ruptura de contratos. Na sequência, passa-se à formulação de estratégias de negociação condizentes com a realidade do negócio, haja vista as suas demandas e recursos financeiros disponíveis, e com as oportunidades de negócio oferecidas pelos fornecedores.

Após a elaboração desse plano de ação, com as devidas técnicas de negociação, chega o momento de implementar as estratégias de relacionamento com os fornecedores, ou seja, devem ser discutidos os produtos e serviços, preços, condições de pagamento, prazos, condições contratuais etc. A finalização do processo não se dá com a conclusão da compra, mas é feita apenas depois do uso total do que foi adquirido, já que, nessa última etapa, deve haver o monitoramento e o controle.

A tecnologia como propulsora de vantagem competitiva

A otimização do desempenho da área de procurement também demanda mecanismos tecnológicos aptos a reduzir o lapso entre cada fase do processo de aquisição. Uma plataforma de assinatura eletrônica, por exemplo, já ajuda bastante. Na era dos negócios digitais, perder dias ou mesmo semanas para fechar um negócio porque os contratos tramitam em papel simplesmente não faz sentido.

Lembre-se de que toda a sistemática do strategic sourcing que descrevemos há pouco só é potencializada se a organização está provida de ferramentas tecnológicas que deem agilidade e flexibilidade aos processos burocráticos. Aliadas à tecnologia, metodologias modernas resultam em um setor de compras eficiente, que reduz de forma significativa os custos dos produtos ou serviços da empresa.

Pense bem: no papel, determinados contratos demoram acima de 45 dias para serem consolidados. Já mediante a assinatura eletrônica, toda a tramitação desses documentos passa a ser virtual, o que reduz significativamente o tempo de validação, além de permitir seu rastreamento durante todo o ciclo.

Mais do que uma opção de gestão da cadeia de suprimentos de um negócio, investir em strategic sourcing é um pré-requisito para as companhias que buscam crescimento no seu nicho mercado. Isso porque, além de atuar diretamente no controle de custos internos e externos, essa metodologia contribui de forma significativa para a otimização dos processos operacionais, o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade dos seus produtos e serviços.

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