O que é um SOW?

Uma declaração de trabalho (SOW) é um documento que descreve em detalhes como um projeto será executado. O objetivo de uma SOW é garantir que todas as partes estejam alinhadas quanto ao escopo, entregáveis, execução e pagamento antes de assinar um contrato.

Há uma diferença substancial entre uma declaração de trabalho e um escopo de trabalho. Um escopo de trabalho define como as partes concordantes trabalharão juntas para alcançar os objetivos delineados na declaração de trabalho em detalhes. Uma SOW, por outro lado, define o projeto de forma mais ampla e, geralmente, é criada e acordada antes que um escopo de trabalho mais detalhado seja elaborado.

Se uma SOW é um acordo sobre o objetivo final de um projeto, então um escopo de trabalho é um acordo sobre os passos que todas as partes tomarão para alcançar esse objetivo.

Este conteúdo é apenas para fins educacionais gerais e não é destinado, e não deve ser considerado, como aconselhamento jurídico.

Diferença entre uma SOW e um contrato mestre de serviços (MSA)

Uma SOW fornece detalhes sobre um aspecto específico do relacionamento, como um projeto ou contrato de serviço, enquanto um MSA (sigla em inglês para master services agreement) define os termos e as condições básicas para o todo relacionamento comercial. Se o MSA é o livro que rege o relacionamento comercial, você pode pensar em uma SOW como um capítulo dentro deste livro.

Geralmente, um único MSA servirá a todas as partes em um relacionamento comercial durante toda a duração desse relacionamento, embora possa ser revisado. Enquanto isso, é padrão elaborar uma nova SOW para cada projeto em que ambas as partes colaborem como parte de seu relacionamento, mesmo que tenham um MSA em vigor.

Quem cria a SOW?

Em alguns casos, a organização compradora inicia o processo de SOW emitindo um pedido de proposta (RFP ou request for proposal). O objetivo da RFP é fornecer uma estrutura para que os potenciais parceiros de negócios sigam ao enviar uma proposta. A RFP ajuda potenciais parceiros de negócios a determinar se devem enviar uma proposta e, em caso afirmativo, o que a proposta deve incluir. Pense nisso como um convite para "fazer um teste" para o negócio.

A RFP abre caminho para uma SOW subsequente. Assim como uma SOW, uma RFP provavelmente abordará orçamento, cronograma, escopo e objetivos. No entanto, ao contrário de uma SOW, uma RFP também pode incluir critérios que o cliente usará para selecionar um fornecedor, juntamente com exemplos e expectativas que os fornecedores devem considerar ao enviar uma proposta. Embora muitos fornecedores possam enviar RFPs, geralmente apenas um ou dois selecionados ganham a oportunidade de colaborar com o cliente em uma SOW.

A empresa vendedora inicia muitos acordos, e a maioria deles não inclui uma RFP formal. Se uma RFP existe ou não, a conclusão de uma SOW deve ser um esforço colaborativo entre comprador e vendedor.

Em outros casos, o vendedor pode tomar a iniciativa de elaborar uma SOW como uma forma de promover os seus serviços a um comprador que ele acredita que pode estar interessado. Muitos proprietários únicos em serviços empresariais e consultoria criarão uma SOW para propor um conjunto de serviços a seus clientes, por exemplo. Esse tipo de SOW funciona para mostrar a um cliente potencial exatamente o que a empresa poderia realizar por eles e como isso impactaria os seus negócios.

Uma SOW cuidadosamente elaborada — uma que incentive a contribuição de ambos os lados — pode ajudar a garantir que todas as partes tenham as condições de trabalho e os recursos necessários para alcançar os objetivos compartilhados.

Elementos de uma SOW

Em geral, uma SOW conterá quatro elementos:

1. Um resumo que explica o propósito do projeto;

2. Uma seção de governança do projeto que explica quem tem aprovação para fazer o quê;

3. Um escopo do projeto que identifica os principais entregáveis, quem é responsável por cada um deles e como o projeto será precificado;

4. Um cronograma do projeto, às vezes chamado de estrutura de divisão do trabalho (WBS - work breakdown structure), que divide os entregáveis em tarefas e marcos.

Uma SOW vaga deixa espaço para interpretação, o que pode levar a mal-entendidos mais tarde. Por outro lado, quando uma SOW é muito detalhada, pode prender os parceiros a métodos rígidos e ineficazes para a entrega das iniciativas.

Uma boa regra geral para criar SOWs claras e específicas o suficiente, sem serem excessivamente rígidas, é delimitar o que você sabe. Para projetos de grande escala, pode ser melhor dividir o projeto em fases e criar uma SOW separada para cada uma. À medida que o projeto avança, as próximas etapas devem se tornar mais claras e você terá uma ideia melhor de como deve ser a próxima SOW. Uma abordagem em fases para criar SOWs não precisa mudar os objetivos do projeto geral. Em vez disso, pode permitir aprendizado e adaptação ao longo do caminho para alcançar os objetivos.

É uma boa ideia confirmar com o cliente ou comprador quais os elementos a organização deles requer como parte da SOW. Por exemplo, muitos departamentos de Compras exigem datas específicas de início e término como parte do cronograma do projeto, bem como a taxa ou encargos totais esperados. Se a precificação for baseada em projeto, a SOW deve incluir termos que cubram atrasos inesperados no processo.

Se a precificação for baseada em uma taxa horária, alguns clientes podem preferir um valor máximo de horas que não deve ser excedido ou uma explicação do processo a ser seguido se um projeto levar mais tempo do que o esperado.

Crie uma SOW usando modelos Docusign

Assim como na maioria dos documentos comerciais, embora as SOWs incluam detalhes do projeto e da parceria em questão, existem semelhanças gerais suficientes entre a maioria das SOWs que o processo de criação de uma pode ser substancialmente acelerado com a ajuda de um modelo. A Biblioteca de Modelos Docusign inclui um modelo de SOW.

Além disso, você pode criar um modelo para formulários de assinatura eletrônica comumente usados, como uma SOW. Usar modelos no Docusign eSignature permite que você agilize a maioria de seus acordos.

Criar o seu próprio modelo pode ajudar a aumentar a velocidade de assinatura porque ele preencherá automaticamente um documento com as mesmas tags nos mesmos locais — uma grande economia de tempo se você estiver enviando documentos muitos destinatários diferentes.

Mesmo antes de você clicar em enviar, ter o seu próprio modelo no Docusign oferece uma solução integrada e simplificada para processar e compartilhar as SOWs e outros documentos frequentemente usados. Quanto ao rastreamento, cada documento concluído inclui um histórico completo de auditoria.

Você pode criar o seu próprio modelo de SOW e explorar todas as outras maneiras que o Docusign torna mais fácil elaborar e assinar acordos com um teste gratuito do Docusign.