Assinatura digital: entenda como funciona o fluxo de trabalho

O desenvolvimento tecnológico traz mudanças em todas as atividades humanas. E isso não é diferente no segmento administrativo, cuja identidade dos envolvidos nas transações deve ser legalmente atestada. Nesse contexto, a assinatura convencional, feita no papel, tem sido gradualmente abandonada em nome de formas mais seguras, rápidas e práticas de se coletar firmas nos documentos. A mais importante delas é a assinatura digital, uma versão no campo dos bytes para a assinatura tradicional, feita à caneta.

Mas de que maneira funciona a assinatura digital? Sob uma perspectiva técnica, essa garantia digital agrega todo um universo de operações matemáticas para validar a autoria dos documentos, provando não só que foram assinados por quem os subscreveu como também que não sofreram nenhum tipo de alteração posteriormente. Portanto, trata-se de uma ferramenta altamente eficiente nos processos administrativos desenvolvidos no ambiente virtual.

Tendo em vista a importância dessa tecnologia para o universo corporativo, neste post, vamos mostrar como funciona o seu fluxo de trabalho. Além disso, vamos explicar de que forma o uso dessa ferramenta pode ajudar na gestão de documentos de uma empresa, assim como apontar os tipos de assinatura eletrônica existentes (incluindo a assinatura digital) e qual deles é o ideal.

E, então, ficou interessado em descobrir tudo isso? Basta continuar com a leitura!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Para entender o fluxo de funcionamento da assinatura digital, é preciso saber diferenciá-la corretamente da assinatura eletrônica. Por mais que muita gente use esses termos como se fossem sinônimos, eles na verdade não o são, uma vez que guardam distinções estruturais e funcionais importantes entre si. Mas você conhece quais as diferenças entre as assinaturas?

Assinatura eletrônica é o termo usado para nomear qualquer forma de firma que disponha dos meios eletrônicos para comprovar a integridade e a autenticidade de um documento. Já assinatura digital é um termo mais restrito, que nomeia apenas uma espécie entre os muitos tipos de assinatura eletrônica. Assim, toda assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é também digital.

As assinaturas eletrônicas mais comuns são as que usam senhas, como é o caso da confirmação de operações bancárias comumente efetuadas pela internet, e as que se servem de operações matemáticas mediante algoritmos de criptografia assimétrica, no padrão x509 v3 — a famosa assinatura digital. Essa última é uma das poucas que conseguem trazer, em sua concepção, as seguintes características:

• autoria: a certificação digital conferida por entidades credenciadas comprova a ligação entre o documento assinado e seu subscritor;

• não repúdio: os elementos tecnológicos envolvidos não permitem ao autor negar que ele seja o responsável pelo conteúdo;

• integridade: o sistema de chaves criptográficas cria uma relação inalterável entre o conteúdo do arquivo e sua assinatura, com qualquer tentativa de alteração posterior tornando o documento inválido.

Essas distinções também ajudam a entender como funciona a assinatura digital. Dessa maneira, que tal nos aprofundarmos um pouco mais? No próximo tópico, vamos mostrar quais são os principais tipos de assinatura eletrônica disponíveis e utilizadas no mercado. Isso é importante porque permite compreender em que contexto e assinatura digital está inserida. Confira!

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Antes de mostrarmos como funciona o fluxo de trabalho da assinatura digital, é importante entender quais são os principais formatos de assinatura eletrônica atualmente disponíveis no mercado. O primeiro passo para isso é lembrar a função social de uma assinatura, ou seja, que ela serve para conferir autenticidade a um documento, indicando que o signatário é o responsável por ele. Logo, uma assinatura tanto atribui identidade quanto confere legalidade a um determinado documento.

Como explicitamos, uma assinatura eletrônica consiste em um formato de firma efetuado eletronicamente, sendo, portanto, emitida necessariamente em meio digital. Há diferentes modalidades dessa tecnologia, de modo que uma característica definidora de cada uma delas diz respeito à sua eficácia probatória — ou força probante, que corresponde à capacidade de provar que certa assinatura foi, de fato, emitida por aquele que se diz seu signatário.

Com base nessa característica, vamos diferenciar os três tipos de assinaturas eletrônicas existentes e de relevância no mundo virtual: a senha, o aceite digital e a assinatura digital.

Senha

As senhas consistem em códigos secretos que foram previamente acordados entre duas partes, funcionando como um mecanismo de reconhecimento. Sua eficácia depende tanto da segurança do site, quanto da força e da forma de armazenamento da senha estipulada. Trata-se de um dos tipos mais comuns de identificação digital feito em meio eletrônico, com aplicações nas mais diversas atividades, como cadastros em sites, operações bancárias e contas de e-mail.

Aceite digital

O aceite digital é a anuência a um determinado acordo cuja celebração ocorre no espaço virtual. Essa assinatura significa a concordância com os termos especificados em um documento, sendo, em geral, feita por meio de um clique em um comando que fica logo após as cláusulas documentais devidamente explicitadas. O aceite digital é muito comum em operações de contratação de serviços, compras de produtos e cadastros em sites dos mais variados tipos.

Assinatura digital

A assinatura digital é um mecanismo de identificação, autenticação e validação de documentos que circulam em meio eletrônico, como contratos, cotações, cartas comerciais, declarações, e-mails e recibos. Essa ferramenta resulta da aplicação de processos criptográficos baseados em complexas operações matemáticas que possibilitam atribuir a autoria ou a anuência de um ou mais signatários em um documento, mantendo a sua integridade e segurança.

Agora que você já conhece os principais formatos de assinatura eletrônica, é hora de saber como uma assinatura digital realmente funciona. Continue acompanhando o post para ver como é a engrenagem que dá vida a essa tecnologia. Vamos lá!

Como uma assinatura digital realmente funciona?

Quando você leva um documento no cartório para ter a sua firma reconhecida, o escrivão compara minuciosamente a firma registrada no banco de dados dos serviços notariais com os traços inseridos no papel. Detalhes como caligrafia, pressão usada na escrita e momento gráfico (trajetória do punho) são alguns dos elementos que indicam se a assinatura é falsa ou verdadeira. Como algo muito semelhante acontece no mundo dos bytes, entender o procedimento no papel ajuda a compreender o funcionamento da assinatura digital.

No universo digital, algoritmos criptográficos compõem um par de chaves único para cada pessoa, formadas por códigos aleatórios: a chave privada de assinatura e a chave pública de verificação. A chave privada permanece apenas sob a posse do usuário, sendo usada para fazer a assinatura propriamente dita, e a chave pública é enviada ao destinatário para fazer a verificação da firma registrada. A sequência de ações que se passa em um processo de validação digital é a seguinte:

• o chamado hash ou resumo criptográfico produz uma representação singular do conteúdo a ser assinado, cristalizando-o após a assinatura, de modo que nenhuma alteração possa ser feita sem invalidar a firma inserida;

• a chave privada entra em cena para inserir a assinatura digital, de forma que, a partir daí, não há mais possibilidade de alterações, mantendo-se a assinatura já fixada;

• o sistema gera um pacote contendo o documento, a assinatura e o certificado do assinante;

• o certificado digital possui uma chave pública, que possibilita a qualquer pessoa confirmar a validade da assinatura ali aposta;

• o destinatário do documento usa a chave pública para reverter a criptografia e obter o hash do assinante — no caso de adulteração, a assinatura estará invalidada;

• há, por fim, uma conferência com o emissor do certificado, a fim de assegurar que ele foi emitido por uma Autoridade Certificadora confiável.

Compreendeu agora como exatamente funciona a assinatura digital? Pois tem mais: o nível de segurança da informação nesse processo é realmente impressionante, o que faz desse formato de assinatura um dos mais indicados para o mundo dos negócios — seja para assinar contratos imobiliários, para registrar ordens de compra, chancelar balanços e demonstrativos de resultados, entre outros inúmeros procedimentos administrativos e comerciais. Enquanto isso, a assinatura tradicional, no papel, é facilmente adulterada.

Justamente em função dessas variáveis é que muitos estudiosos afirmam de forma categórica que as assinaturas eletrônicas devem constituir quase a totalidade das assinaturas dentro de poucos anos. De fato, a velocidade, a segurança, a praticidade, a eficiência e o baixo custo dessa tecnologia não nos permitem negar essa previsão.

Que lei embasa a validade da assinatura digital?

No Brasil, a assinatura digital possui validade jurídica para quaisquer efeitos. A edição da MP 2200-2, de 2001, regulamentou o documento eletrônico no país mediante o uso dos certificados digitais emitidos dentro da cadeia do ICP-Brasil.

É importante frisar que, apesar de ser uma Medida Provisória, esse normativo permanece em vigor. Afinal de contas, a exigência de análise pelo Congresso para que uma MP não perca sua eficácia (60 dias prorrogáveis uma única vez) foi inserida por uma Emenda Constitucional de 2011, valendo apenas para as MPs que viessem após o início de sua vigência. Como a MP 2200-2 é de agosto de 2001, produz efeitos por tempo indeterminado.

Qual a relação entre a gestão de documentos e a assinatura digital?

Para serem válidas, as atividades desenvolvidas no universo corporativo precisam estar devidamente atestadas para eventuais necessidades de checagem e comprovação. Esse é um princípio básico de funcionamento de qualquer empresa, seja qual for o seu ramo de atuação. No entanto, dar conta de todo o fluxo documental que caracteriza o mundo dos negócios nem sempre é uma tarefa fácil, consistindo, muitas vezes, no gargalo da cadeia produtiva de uma companhia. Mas, o que é possível fazer para conferir eficiência a esse processo?

Uma forma de agilizar o andamento e organizar a papelada gerada pela empresa é por meio da gestão de documentos, que, para ser eficiente, deve estar associada ao uso de ferramentas tecnológicas, como a assinatura digital. Levando isso em conta, vamos explicar o que é a gestão de documentos associada e de que forma esse conjunto de práticas tem tudo para otimizar o gerenciamento documental da empresa quando associado ao uso da assinatura digital.

A gestão de documentos e o uso da assinatura digital

A gestão de documentos consiste em uma série de procedimentos e atividades rotineiramente estabelecidas no fluxo operacional que objetivam facilitar a utilização, o arquivamento e a conferência dos dados com valor documental que são produzidos por uma empresa. Trata-se de um conjunto de práticas que visa a otimizar os processos administrativos, de maneira a tornar as tarefas cotidianas mais rápidas, organizadas, seguras e funcionalmente dinâmicas.

Uma das principais funcionalidades da gestão de documentos é possibilitar que todos os dados gerados por uma empresa sejam produzidos, armazenados e manuseados de forma correta. Com a informatização de processos, não só essa meta é alcançada, como outras vantagens são obtidas, entre as quais estão o aumento significativo da produtividade, a redução de custos operacionais e a contribuição para práticas mais sustentáveis, sem o uso do papel.

A utilização da assinatura digital é fundamental para que a empresa seja capaz de tornar a sua gestão de documentos eficiente. Isso porque, com o uso dessa ferramenta, é possível informatizar, se não todos, a maioria dos procedimentos documentais efetuados no interior da corporação, já que contratos, cotações, fichas cadastrais e outros documentos relacionados ao funcionamento empresarial podem ser emitidos e assinados em meio eletrônico, o que facilita a sua guarda, manuseio e posterior checagem.

E como fica o fluxo de trabalho?

Saiba: a Docusign é a maior especialista no mercado mundial de assinaturas eletrônicas. Não por acaso, praticidade e segurança são qualidades essenciais das soluções que oferece. Ao gerenciar documentos em sua plataforma, o usuário pode especificar quais serão os signatários e até a ordem das assinaturas. Além disso, é possível atribuir diferentes funções e tipos de acesso para cada um dos destinatários, com controle total do processo.

Interessado em entender melhor? Confira a partir de agora alguns dos elementos que compõem o workflow da solução Docusign!

Roteamento

Ao encaminhar um ou mais documentos a diversos usuários, você pode usar uma sequência serial, paralela ou mista, de acordo com seu processo ideal. Ainda é possível determinar se os usuários devem assinar um por um, seguindo uma ordem específica, ou permitir que todos assinem ao mesmo tempo.

Modelos

Para agilizar o envio de documentos, você pode usar modelos reutilizáveis e padronizados, que reduzem o tempo de posicionamento de marcações e campos, roteamento de fluxo de trabalho e outras configurações. Os modelos padronizam processos, reduzem o tempo de preparo e permitem a automação completa dos seus negócios.

Destinatários

Curioso para saber como é feito o envio a múltiplos signatários? Simples: para que o mesmo documento seja enviado a mais pessoas, basta importar uma lista de signatários para que cada um receba uma cópia para assinar.

Permissões

Após escolher os destinatários, chega o momento de definir as ações para cada um deles: assinar, editar, solicitar anexos do signatário ou apenas aprovar o documento. Essas diversas funções ajudam a otimizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades específicas.

Visibilidade

Com a Docusign, você tem controle total sobre o acesso ao documento e sua visibilidade. Ao enviar diversos documentos, restrinja quais signatários podem ver e acessar cada um deles a fim de proteger informações confidenciais.

Correções

É possível fazer alterações em um documento que não foi preenchido, alterando as informações do destinatário, adicionando, editando ou removendo marcações. É igualmente simples acrescentar e remover documentos que não foram assinados.

Notificações

Finalmente, temos aqui um recurso que favorece ainda mais a finalização do processo dentro do prazo: você pode definir lembretes que são enviados por e-mail aos signatários para que concluam o processo de assinatura. Também dá para adicionar prazos a fim de que as transações intactas expirem.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Como mostramos ao longo do post, a utilização da assinatura digital traz uma série de vantagens para uma empresa, como agilidade nos procedimentos administrativos, segurança nas transações comerciais, redução de despesas e aumento da produtividade. Além disso, o cliente também sai ganhando, já que não precisa sequer sair de casa para assinar um contrato, por exemplo.

A assinatura digital é ainda extremamente vantajosa por otimizar a gestão de documentos de uma companhia, o que não só torna os processos administrativos mais eficientes, como também ajuda a empresa a se tornar mais competitiva, uma vez que há maior produtividade.

Como escolher a assinatura ideal?

A escolha da assinatura ideal a ser utilizada pela empresa deve levar em conta as demandas da empresa. Tendo em vista a importância da segurança, praticidade e eficiência dos processos desenvolvidos no mundo corporativo, é fundamental que seja dada preferência a uma assinatura eletrônica — como a assinatura digital —, que, como mostramos, reúne características necessárias ao funcionamento da corporação. Gostou do post? Então, deixe o seu comentário pra gente! Ou realize um teste grátis da plataforma da Docusign, que te permite assinar com o certificado digital ICP-Brasil.