RPA: entenda o que é e como emitir o Recibo de Pagamento Autônomo

Uma das alternativas para a realização de serviços específicos ou temporários envolve contratar um profissional autônomo. É um processo com validade legal, que precisa ser formalizado e remunerado, o que pode ser feito por RPA — Recibo de Pagamento Autônomo.

O documento legitima o acordo entre as partes e pode ser usado quando não há vínculo empregatício, seguindo as regras de emissão. Assim, a movimentação financeira será apurada corretamente nos registros contábeis.

Antes de efetuar um pagamento por RPA, é preciso saber o que é e como funciona. Neste post, você vai conferir como proceder caso seja necessário contratar e pagar um profissional autônomo. As soluções como assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida de contratos, o CLM, ajudam na gestão completa dos acordos firmados. Boa leitura!

Como emitir um RPA?

A emissão do recibo é relativamente simples, com o preenchimento padronizado de informações em diferentes modelos na versão impressa ou digital. Com o objetivo de formalizar a contratação de profissionais que não têm um CNPJ e não fornecem nota fiscal, o documento deve conter:

• dados do pagador, como CNPJ e Razão Social;

• dados do profissional autônomo;

• detalhes do pagamento, valor bruto, líquido e descontos;

• nome e assinatura do responsável pelo pagamento;

• descontos dos impostos IRRF, INSS e ISS.

Os modelos de RPA são simples e fáceis de preencher, uma vez que relacionam todos os dados necessários. O contratante é responsável por inserir as informações solicitadas, como contratante, contratado, valores (bruto e líquido) e descrição do serviço.

As partes envolvidas devem assinar o documento, sendo obrigação da empresa fornecer uma cópia ao prestador do serviço e arquivar a outra via para fins contábeis e fiscais, processo que deve fazer parte da gestão de documentos.

Quais são as deduções fiscais aplicáveis ao RPA?

Embora seja uma contratação de serviço a ser realizado por pessoa física, a aplicação de impostos é inevitável. O contratante deve deduzir e recolher os tributos correspondentes, especificando cada um deles no RPA.

 Veja quais são os impostos incidentes nesse tipo de operação:

• Contribuição Previdenciária – INSS fixada em 11% sobre o valor total dos serviços;

• Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF de acordo com a tabela progressiva que isenta de contribuição as remunerações até R$ 2.824,00;

• Imposto sobre Serviço – ISS, que varia entre 2% e 5%, conforme a determinação do município e o tipo de serviço prestado. 

Os percentuais e descontos podem variar em alguns casos, quando:

• o prestador de serviço tem dependentes;

• o valor bruto está acima do teto do INSS;

• o profissional autônomo presta serviço a mais de uma empresa dentro do mesmo mês.

Vale ressaltar que os valores deduzidos referentes ao INSS são considerados para fins de aposentadoria e benefícios, como salário-maternidade, auxílio-doença, entre outros.

O que acontece se o RPA for emitido incorretamente?

O preenchimento errado do RPA, como o equívoco na retenção das alíquotas de impostos ou na descrição dos serviços, pode resultar em consequências negativas. Em se tratando das questões fiscais, o contratante pode ter que pagar multas em razão da não conformidade com a legislação. 

O prestador de serviço também pode ser impactado na hora requerer a aposentadoria ou de solicitar algum benefício previsto na lei. Por isso, é fundamental que tanto a empresa quanto o profissional autônomo estejam cientes das obrigações fiscais e previdenciárias para conferir o RPA antes de assinar o documento, evitando problemas no futuro.

Quem deve usar o RPA?

Os profissionais autônomos e liberais, como dentistas, fisioterapeutas, arquitetos, engenheiros, psicólogos e nutricionistas em trabalho esporádico e não contínuo, podem receber a remuneração por RPA.

Prestar serviço de consultoria ou como freelancer, com prazo de início e término das atividades, viabiliza o pagamento via RPA. Trata-se de uma maneira rápida e prática de formalização, para ambas as partes. 

A legalidade do documento no pagamento do trabalho autônomo é uma das vantagens para contratantes e contratados. Assim, a empresa não precisa se preocupar com os encargos e questões trabalhistas, e o profissional consegue atuar de forma legal e assegurar seus direitos.

Quais as diferenças entre RPA e outros recibos?

Um recibo comum, sem validade legal, serve apenas para formalizar um acordo entre as partes envolvidas. Já o RPA é usado para o pagamento de pessoas físicas que realizam um trabalho autônomo e não têm um CNPJ, sendo calculados e recolhidos os impostos devidos.

A nota fiscal, por sua vez, também é um tipo de documento fiscal e valida a relação comercial entre pessoas jurídicas. Ou seja, de empresa para empresa.

Quando o RPA deve ser utilizado em vez de outros tipos de recibo?

O recibo deve ser usado sempre que a empresa precisar contratar os serviços de profissionais autônomos que não emitem nota fiscal. São situações específicas em que o trabalho terá duração de poucos dias em serviços temporários e esporádicos.

Como evitar erros ao emitir um RPA?

A melhor forma de garantir o preenchimento e o uso correto do Recibo de Pagamento Autônomo é adotando um sistema automatizado que permite gerar esse tipo de documento com parametrizações predefinidas de cálculo e retenção de impostos. Com um software especializado, a gestão eletrônica de documentos consegue otimizar os processos financeiros integrados à contabilidade.

Dessa forma, a empresa pode atuar na contratação de diferentes profissionais autônomos e ter maior controle dos registros e pagamentos para garantir a comprovação fiscal, evitando erros e penalizações desnecessárias.

O controle efetivo do fluxo de caixa depende do registro correto das despesas para assegurar a veracidade da movimentação de entrada e saída. A emissão inadequada do RPA impacta diretamente a gestão financeira, caso a empresa seja obrigada a pagar multas e juros não previstos.

Sem contar que, reter e pagar os impostos correspondentes ao INSS e IRRF de acordo com as alíquotas e dentro dos prazos é primordial para que a empresa não seja surpreendida com apontamentos feitos pela Receita Federal.

Embora o recibo tenha o poder de simplificar os processos de pagamento, sua utilização é tão efetiva quanto a emissão de uma nota fiscal, por exemplo. O RPA é, portanto, um instrumento importante na legalização dos serviços prestados por profissionais autônomos e que resguarda a empresa em diversos aspectos

Aproveite para conferir mais um artigo do nosso blog, dessa vez sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica nos contratos e documentos legais e entre em contato conosco!