Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM): o que é e quando utilizar?

Hoje, a gestão eficiente de informações é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Com o aumento do uso de dados, as organizações enfrentam desafios para organizar, acessar e utilizar seus conteúdos de forma eficaz. É nesse cenário que o Enterprise Content Management (ECM) se apresenta como uma solução valiosa.

Neste guia completo para gestão de conteúdo empresarial, você terá a oportunidade de entender melhor o que é ECM, como ele funciona e porque é essencial para empresas modernas. Descubra como essa tecnologia pode transformar a maneira como a sua companhia lida com documentos, aumentando a produtividade e reduzindo custos. Ferramentas como Assinatura Eletrônica da Docusign são essenciais para o fomento dessa abordagem nas companhias. 

O que é ECM e para que serve?

Enterprise Content Management — ou ECM — é um conjunto bastante abrangente de métodos, estratégias e ferramentas usadas para fazer o gerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo de uma empresa. Ele vai além da simples digitalização de documentos, abarcando a coleta, a organização, o armazenamento e a distribuição de informações.

O ECM é projetado para otimizar os processos internos, melhorar a colaboração dos times e garantir a conformidade regulatória do negócio. Com isso, as empresas podem controlar seu conteúdo de forma eficiente, desde a criação até o arquivamento ou o descarte, por exemplo.

Com um sistema ECM implementado de forma correta, as organizações têm a chance de centralizar seus dados, tornando-os facilmente acessíveis e pesquisáveis de qualquer local. Isso resulta em tomadas de decisão mais rápidas e informadas, além de melhorar a eficiência operacional em todos os departamentos.

Como funciona um ECM?

Um sistema ECM que funciona da forma esperada oferece uma série de funcionalidades relevantes para gerenciar o conteúdo empresarial de forma abrangente. A seguir, vamos explorar as principais características.

Captura de informações

Um dos papéis do ECM é coletar dados de diversas fontes, incluindo documentos físicos e digitais, e-mails e sistemas internos. Para isso, ele usa tecnologias avançadas para classificar e validar as informações automaticamente, garantindo precisão e consistência, mas sem abrir mão da agilidade.

Gestão de conteúdos

Além disso, o ECM centraliza todos os tipos de conteúdo em um único repositório. Isso facilita o acesso rápido às informações necessárias, possibilita buscas mais precisas e melhora a tomada de decisões em toda a organização, já que os dados estão sempre atualizados.

Automação de processos

O ECM ainda simplifica aqueles fluxos de trabalho complexos, especialmente ao recorrer à automação de tarefas mecânicas e repetitivas. Ele define regras e ações integradas, reduzindo a necessidade de intervenção manual e minimizando a incidência de erros humanos.

Gestão de casos

A sua empresa costuma lidar com casos que são profundamente estudados? Nessas circunstâncias, o ECM oferece uma visão holística de projetos ou casos específicos. Ele também permite acompanhar e gerenciar os processos decorrentes dessas análises, melhorando a transparência em toda a corporação.

Gestão de clientes

Não são apenas os processos e cases da empresa que se beneficiam do ECM. Parte da sua função diz respeito a centralizar as informações sobre os clientes. Com isso, os atendentes têm melhores condições de prestar um atendimento altamente personalizado e de construir relacionamentos mais sólidos.

Colaboração

Outro funcionamento importante do ECM acontece a partir da criação de um ambiente seguro para fazer o compartilhamento de conteúdo entre equipes. Com essa proteção extra, a empresa se mantém em conformidade com regulamentações, como a LGPD, e tem o controle sobre o acesso às suas informações.

Relatórios e análises

O ECM também fornece insights relevantes por meio de painéis intuitivos e relatórios detalhados, que mostram a situação de todas as informações da empresa. Quando bem utilizado, esse recurso permite monitorar o desempenho de processos e projetos em tempo real, facilitando ajustes estratégicos.

Pesquisa avançada

Por fim, mas não menos importante, quem conta com um ECM tem um apoio extra na implementação de recursos de busca poderosos, que facilitam a localização rápida de qualquer informação necessária. Esse simples ajuste melhora a produtividade de toda a equipe ao reduzir o tempo gasto procurando documentos.

Quais são os 5 componentes de um sistema ECM?

Um sistema ECM é composto por cinco componentes fundamentais que trabalham em conjunto para gerenciar o ciclo de vida completo do conteúdo empresarial. Cada componente desempenha um papel na otimização dos processos de informação.

Vamos conhecer melhor cada um deles? Veja só!

1. Capturar

O primeiro passo é a captura de informações de diversas fontes. É o insumo que fará todo o resto funcionar. Isso inclui a digitalização de documentos físicos, a importação de arquivos eletrônicos e a integração com sistemas existentes, como você já deve ter percebido.

Para isso, tecnologias avançadas, como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), são utilizadas para extrair dados de forma inteligente e muito mais ágil. A possibilidade da categorização automática ajuda a organizar o conteúdo desde o início.

2. Gerenciar

Depois da captura, o ECM começa a gerenciar o conteúdo de forma inteligente. Isso envolve indexação, classificação e atribuição de metadados para facilitar a recuperação posterior. É um primeiro processamento que facilita a organização cíclica de todas as entradas disponíveis.

O sistema também controla versões de documentos, garantindo que todos tenham acesso à informação atualizada. Isso é o que qualifica as decisões organizacionais. Fluxos de trabalho automatizados são implementados para direcionar documentos e tarefas.

3. Armazenar

O armazenamento seguro e eficiente é fundamental em um ECM e sua terceira etapa. Os dados são centralizados em repositórios devidamente protegidos, frequentemente na nuvem, permitindo acesso de qualquer lugar.

A compressão de dados e as técnicas de armazenamento inteligente são usadas para otimizar o espaço e possibilitar que todo o acervo seja reunido em um só local. Além disso, backups regulares e redundância garantem a integridade das informações.

4. Preservar

A preservação das informações a longo prazo é indispensável para a conformidade legal e a continuidade do negócio. Portanto, o ECM serve também para implementar políticas de retenção e de descarte automático de documentos.

Algumas tecnologias de arquivamento digital fazem com que eles permaneçam acessíveis e legíveis ao longo do tempo. Além de preservarem adequadamente essas informações, as manutenções de segurança protegem o ativo contra acessos não autorizados.

5. Entregar

O componente final é a entrega do conteúdo aos usuários que precisam dele. Frequentemente, são adotadas interfaces intuitivas e sistemas de busca avançados para facilitar o acesso à informação e tornar a adaptação das equipes mais suave.

Como você viu, o ECM permite um compartilhamento seguro de documentos, tanto internamente quanto com parceiros externos. Por isso, é importante integrar o recurso com outras ferramentas empresariais para que seja viável manter um fluxo de trabalho contínuo.

Qual é a diferença entre ECM e GED?

Embora sejam frequentemente confundidos, ECM e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) são conceitos bastante diferentes entre si. Em comparação, o ECM seria como uma espécie de evolução mais abrangente do GED.

O GED foca principalmente a digitalização, o armazenamento e a recuperação de documentos. Ele oferece uma maneira eficaz de converter as versões físicas em formatos digitais, facilitando o arquivamento e a busca. Isso é muito importante para o dia a dia do negócio.

Por outro lado, o ECM vai além, abrangendo todo o ciclo de vida do conteúdo empresarial. Além das funcionalidades do GED, ele inclui:

• gerenciamento de processos de negócios;

• colaboração avançada entre equipes;

• análise de dados e geração de insights;

• integração com outros sistemas empresariais.

Como você pode ver, é possível obter uma visão holística e estratégica da gestão de informações. Enquanto o GED organiza documentos por departamentos, o ECM proporciona uma organização global, permitindo uma visão unificada do conteúdo em toda a empresa.

Quais são os benefícios de um ECM para empresas?

A implementação de um sistema ECM traz inúmeros benefícios para as organizações, impactando positivamente a eficiência, a produtividade e a tomada de decisões. Você poderá conhecer os principais entre eles agora mesmo.

O primeiro é o ganho de competitividade. Com um acesso rápido e fácil a todas as informações necessárias, as equipes ganham tempo. Além disso, automatizando alguns processos repetitivos, é possível focar atividades mais estratégicas, melhorando o desempenho geral do time.

A redução de custos é outro aspecto que merece destaque. O ECM diminui a demanda por papel físico e espaço para armazenamento, além de mitigar uma série de erros e retrabalhos comuns. Com isso, a empresa experimenta uma economia real de dinheiro.

Considerando a rapidez e a agilidade com que as informações são incorporadas e atualizadas, também é possível perceber uma melhoria significativa na tomada de decisões entre as lideranças. Os relatórios são fiéis à realidade do negócio, além de considerarem aspectos mais abrangentes.

Quais empresas podem se beneficiar do uso de um ECM?

Engana-se quem acredita que o ECM é exclusivo para grandes corporações. Empresas de todos os tamanhos e setores podem se beneficiar dessa tecnologia, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações ou processos complexos.

Pequenas e médias companhias em crescimento também encontram no ECM uma ferramenta valiosa para escalar as suas operações de forma eficiente. À medida que o volume de dados aumenta, o ECM ajuda a manter a organização e a produtividade.

Setores regulamentados, como saúde e finanças, beneficiam-se particularmente do ECM devido às suas capacidades de conformidade e de segurança. Empresas com múltiplas filiais ou equipes remotas também encontram grande valor na centralização e na acessibilidade das informações.

Fundamentalmente, qualquer organização que queira melhorar a gestão de documentos, aumentar a eficiência operacional e se preparar para o crescimento pode se beneficiar de um sistema ECM adequadamente implementado.

Como a Inteligência Artificial pode beneficiar os softwares de ECM?

A integração da Inteligência Artificial (IA) a sistemas ECM está mudando a gestão de conteúdo empresarial. Essa tecnologia potencializa várias funcionalidades do sistema, tornando o ECM ainda mais inteligente e eficiente para os objetivos corporativos.

Uma das principais aplicações é na classificação automática de documentos, por exemplo. Os algoritmos de aprendizado de máquina podem categorizar conteúdos com precisão, economizando tempo e reduzindo erros humanos, sem perda de energia no processo.

A IA também melhora significativamente as capacidades de busca. As tecnologias de processamento de linguagem natural permitem buscas intuitivas e contextuais, facilitando a localização de informações relevantes.

Além disso, a IA pode analisar padrões de uso e sugerir otimizações nos fluxos de trabalho. Isso leva a processos mais ágeis e a uma melhor utilização dos recursos da empresa.

Por que é cada vez mais importante digitalizar todos os seus documentos?

A digitalização de papéis é uma necessidade inegável no ambiente empresarial moderno. Com o avanço da tecnologia e a crescente demanda por eficiência, manter documentos apenas em formato físico já não é mais viável.

A digitalização é um passo decisivo para a transformação digital das empresas. Ela permite a integração de dados a sistemas de análise avançados, fornecendo insights valiosos para o negócio. Ferramentas como a assinatura eletrônica e CLM podem ajudar nessa transformação digital rumo à eficiência operacional. 

Em um mundo cada vez mais conectado e remoto, ter documentos digitalizados e acessíveis na nuvem não é apenas uma conveniência, mas uma necessidade.

As assinaturas eletrônicas podem contribuir para um sistema ECM eficiente?

Sim! Definitivamente, as assinaturas eletrônicas são parte fundamental de sistemas ECM modernos e eficientes, como a solução de Assinaturas Eletrônicas da Docusign. Elas agilizam processos, aumentam a segurança e melhoram a experiência geral de gestão de documentos, conforme você vem descobrindo.

Ao integrar assinaturas eletrônicas a um sistema assim, as empresas podem acelerar ciclos de aprovação e fechamento de contratos, reduzir custos com versões físicas e aumentar sua segurança. Isso tudo melhora a experiência do cliente e eleva a conformidade legal do negócio.

Portanto, as assinaturas eletrônicas complementam perfeitamente as funcionalidades de um ECM. Elas acabam criando um fluxo de trabalho completamente digital e, por consequência, mais preciso do início ao fim do ciclo de vida do documento.

Você viu até aqui o quanto investir em um sistema ECM robusto significa apostar no futuro da sua empresa. Essa é uma maneira inteligente de garantir que a sua organização esteja equipada para lidar com o crescente volume de informações de forma ágil.

À medida que avançamos em direção a um ambiente de negócios cada vez mais digital e competitivo, a capacidade de gerenciar de forma eficaz o conteúdo empresarial é um diferencial e tanto. O ECM não é só uma solução para os desafios atuais, mas uma plataforma para inovação e crescimento contínuos.

Está na hora de a sua empresa dar o próximo passo na gestão de conteúdo? Descubra como a Docusign pode ajudar a transformar os seus processos de gestão de documentos e assinaturas eletrônicas!