Modelo de recibo: como criar e utilizar de forma eficaz

Para quem trabalha no meio empresarial é preciso saber como utilizar cada modelo de recibo para sua finalidade correta, mantendo uma administração financeira livre de erros. Ele ajuda a organizar seu registro interno, além de servir como comprovante para fins contábeis e fiscais.

Isso porque o recibo apresenta valor legal, ou seja, pode ser arquivado para proteger sua empresa de qualquer problema judicial. Contudo, há necessidade de utilizar esse documento de maneira alinhada para garantir sua validade jurídica. Siga a leitura e entenda quais os diferentes tipos para usar no cotidiano da sua empresa!

Principais tipos de recibo

Sempre que um pagamento for realizado pela companhia é necessária a emissão de um recibo. Esse documento precisa de uma série de características para preservar seu valor legal, tal como assinatura do prestador de serviços e o registro de para quem foi entregue. Veja, a seguir, os principais tipos que existem e quando usá-los.

Recibo de pagamento

Esta é uma das versões mais comuns desse documento, sendo utilizado para comprovação de diversos tipos de pagamento e para garantir a segurança das operações comerciais realizadas pela empresa.

Sua emissão pode ser feita diante de transações com fornecedores, funcionários e prestadores de serviços terceirizados.

Ele deve apresentar informações essenciais como valor, data, descrição e assinatura das partes envolvidas. Uma boa alternativa é elaborar um modelo de recibo de pagamento geral para a empresa, trazendo mais padronização para as operações mais simples.

Recibo de prestação de serviços

Enquanto o modelo anterior é amplo e genérico em sua execução, o documento para prestação de serviços conta com algumas peculiaridades. Especialmente para a contratação de profissionais autônomos e que não dispõem de CNPJ, esse recibo garante que tais indivíduos tenham acesso a direitos trabalhistas, contribuindo também para o recolhimento de seus impostos.

Nesse caso, cabe à empresa calcular o imposto a recolher no próprio RPA (Recibo de Pagamento Autônomo). Além das informações básicas — dados pessoais, valor bruto, valor líquido, data e assinaturas — também é preciso incluir a descrição do serviço prestado.

Outros tipos de recibo

Existem ainda formatos que são bem específicos para certas atividades. Quando o pagamento é feito parcelado, por exemplo, é preciso incluir o valor pago em relação ao total devido e o detalhamento das parcelas, incluindo a data de vencimento.

Outro modelo particular é o recibo de aluguel, emitido pelo locador, a fim de comprovar o pagamento mensal do inquilino. Entre os mais raros estão o de doação, usado para formalizar a transação de bens sem fins lucrativos, e o de pagamento com cheque, que traz segurança jurídica para quem usou esse meio.

Modelo dos tipos de recibo

Para atender às necessidades do dia a dia de uma empresa, há dois modelos que podem ser utilizados: o simples e o detalhado. Enquanto o primeiro pode ser usado para situações comuns, serviços pontuais e que não requerem um grande detalhamento, o segundo se aplica a casos particulares e que exigem dados.

Como o simples apresenta informações básicas, você pode usá-lo para transações do dia a dia, pequenas compras, reembolsos ou serviços rápidos de menor valor. Por outro lado, o formato detalhado se destina a operações complexas, como o pagamento de consultorias, compras de alto custo e qualquer tipo de contrato que possa envolver auditorias futuras.

Nesses casos, é recomendado que o registro traga vários detalhes sobre a transação, os impostos e a descrição do que foi adquirido, além das informações básicas.

Qual a diferença entre um recibo simples e um detalhado?

A diferença entre eles está nos campos que devem ser incluídos no registro. Enquanto o primeiro é mais prático e requer apenas algumas informações da transação, o segundo deve trazer detalhes sobre todo o processo.

Por isso, o modelo de recibo de pagamento simples está presente na maioria dos registros da empresa, enquanto o detalhado é usado apenas em transações de valor elevado e que necessitam de um controle mais transparente.

Como personalizar um modelo de recibo para diferentes situações?

Embora os documentos online padrões deem conta de grande parte das transações realizadas por empresas em seu dia a dia, existem situações que demandam alguma adaptação para trazer segurança e clareza para as partes em negociações específicas.

A depender da natureza da operação, a personalização pode ser uma etapa necessária na elaboração do seu recibo. Para garantir que não haverá erros na criação desse documento, basta acompanhar as seguintes etapas:

• preencher o cabeçalho com nome, CPF/CNPJ do pagador e recebedor;

• definir data e local da transação;

• apresentar o produto ou serviço fornecido;

• ajustar a forma de pagamento (dinheiro, cheque, cartão, transferência);

• indicar valor e possíveis descontos (impostos) ou acréscimos;

• recolher as assinaturas e contatos para confirmação.

Quais informações devem constar em um recibo?

Para manter sua validade jurídica, um recibo deve apresentar o CPF ou CNPJ do pagador e do recebedor, a data da transação, descrição do que foi negociado, o valor pago, a forma de pagamento e as assinaturas dos envolvidos.

Como preencher um recibo corretamente?

Para preencher seu documento de maneira correta, é importante identificar qual modelo vai utilizar, separando o simples para pequenas transações e o detalhado para o pagamento de valores mais altos.

Depois, é necessário preencher corretamente as informações pessoais das partes e incluir data e local da transação. Na sequência, descreva o serviço que está sendo pago e o valor cobrado por ele (escrito por extenso). Em seguida, apresente a forma de pagamento e colete as assinaturas do pagador e do recebedor. Finalmente, faça uma conferência das informações para ter certeza de que tudo está correto.

Saiba como facilitar a emissão do modelo de recibo

Para realizar a emissão desses registros e manter o controle de qualidade, vale a pena usar a tecnologia para facilitar o envio e a chancela dos envolvidos. Nesse quesito, a assinatura digital e a assinatura eletrônica são excelentes aliadas para otimizar o envio para as partes e acelerar a conclusão do acordo.

Na Docusign, você tem acesso à ferramenta número 1 no mundo para enviar e assinar documentos e dispõe de diversos modelos que facilitam sua rotina. Isso poupa tempo e ainda reduz vários custos.

Ao conhecer como preencher o modelo de recibo, a realização de uma gestão adequada das emissões é facilitada e garante a agilidade nas negociações da empresa. Além disso, vale contar com as soluções da Docusign para trazer mais segurança e conveniência para o seu processo comercial.

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