Riachuelo adota assinatura eletrônica de documentos

Provavelmente você já conhece a Riachuelo, empresa de varejo que faz parte do maior grupo empresarial de moda do Brasil, o Grupo Guararapes, que engloba outros negócios como a Midway Financeira, Transportadora Casa Verde, o shopping Midway Mall, Casa Riachuelo e muitos outros negócios. Com mais de 40 mil colaboradores espalhados por todas as regiões do Brasil, administrar todos os contratos que circulavam pela empresa não era um trabalho fácil, e especialmente com a chegada da pandemia, esse trabalho ficou muito mais complicado com o surgimento da necessidade de se adaptar ao distanciamento social.

A empresa de varejo tem em média de 400 a 500 documentos assinados por mês e todos eram feitos via papel e caneta, mas com o início da quarentena esse número caiu substancialmente e poucos contratos foram finalizados. “Acreditávamos que a situação seria por pouco tempo, um mês no máximo e então voltaríamos ao normal. Mas com o tempo, foi necessário pensar em iniciar logo a transformação digital dos documentos físicos”, conta Denis Pavin, Gerente de Tecnologia e Sistema da Riachuelo.

Foi então preciso pensar em uma transformação completa deste processo e para fazer essa transformação foram necessárias várias mudanças que envolviam muitas contratações e troca de fornecedores. Ou seja, diversos contratos precisavam ser finalizados rapidamente. “No começo, se tirava foto do contrato, escaneava ou enviávamos motoboy para colher as assinaturas. Este fluxo de trabalho causava morosidade na rotina da empresa, além de risco jurídico”, comenta Pavin.

Início da transformação digital da Riachuelo

Após entender a urgência de ter os contratos assinados, a Riachuelo buscou opções no mercado para que o processo dos documentos e assinaturas fosse 100% digital e que pudesse ser realizada rapidamente. Devido ao conhecimento prévio do sucesso da assinatura eletrônica da Docusign, optaram pelo Quick Start, que possibilitou a implementação da solução em apenas uma semana.

“Como a ferramenta é bastante intuitiva, não foi necessário muito trabalho para que todos aprendessem a usar rápido”, conta Pavin. Em maio de 2020 todo o departamento jurídico já utilizava a assinatura eletrônica para o disparo de documentos. Com isso, um dos maiores problemas do setor - que era o rastreio - também foi resolvido.

A solução ajudou a acelerar a transformação digital na empresa, principalmente quando seu uso foi expandido para outras áreas como o RH, que cuida de muitos documentos críticos e precisava ganhar agilidade. Isso permitiu que toda a equipe da matriz pudesse trabalhar totalmente em regime home office, por meio do envio de 1.800 aditivos de contratos - modelos criados com a ferramenta de assinatura eletrônica da Docusign. Hoje, dado o sucesso do RH, também usam a assinatura eletrônica os setores de compliance, auditoria, relacionamento com o cliente, tributário, comitês de auditoria e contabilidade.

Menos Gastos e Mais Rapidez no processo

Antes de usar a Docusign, o setor jurídico demorava cerca de 20 a 45 dias para finalizar um contrato. Com a implementação da assinatura eletrônica, 75% dos documentos são assinados em até sete dias. “Com isso, foi possível ter uma economia de gastos, já que o custo do envio de um envelope via Docusign é bem menor do que o gasto de uma assinatura física, com toda a papelada e motoboy”, explica Denis Pavin.

Além da redução de tempo e custos com papel, o processo para assinar com fornecedores se tornou mais rápido e não foi necessário suporte devido à solução ser intuitiva. A troca dos documentos também se tornou mais segura, já que o rastreio permite visualizar toda a trajetória do contrato, identificar os destinatários e realizar possíveis alterações antes de finalizar o acordo.

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