Aproveite o criador de modelo de contrato para economizar tempo no envio

Quantas etapas são necessárias para personalizar um documento existente com nomes precisos, termos e condições contratuais e números antes de enviá-lo para assinatura? E quais aplicativos você precisa usar para garantir que o texto esteja formatado de forma limpa? 

Se você respondeu a essas perguntas com várias etapas demoradas, sua solução está em usar o Criador de Modelo de Contrato da Docusign para a geração de documentos.  Siga a leitura e aprenda como usar esse recurso, economizar tempo ao editar e enviar contratos profissionais e personalizados.

Maximize a eficiência das equipes que enviam documentos para assinatura

Projetado para ser uma alternativa ao uso Assistente de modelo Docusign para Word, o Criador de Modelo de Contrato para geração de documentos economiza um tempo valioso para a sua equipe e, ao mesmo tempo, mantém o texto sempre personalizado e formatado de forma limpa para contratos profissionais. 

Mais notavelmente, agora você pode concluir todo o seu fluxo de trabalho no Docusign assim que tiver o seu documento carregado e pronto para uso, em vez de editá-lo em um processador de texto separado - para adicionar sintaxe específica do remetente - e, em seguida, carregá-lo no Docusign. Isso equivale a uma grande economia de tempo e menos complicações, algo que todos em sua equipe podem apreciar. 

Siga as dicas abaixo para ativar esse recurso e implantá-lo em seu fluxo de trabalho.

Certifique-se de ter esse recurso ativado

O Criador de Modelo de Contrato vem habilitado por padrão se a sua conta tiver adquirido a Geração de Documentos como um recurso complementar.

O administrador da sua conta pode ativar esse recurso seguindo as seguintes etapas: 

• Clique em Configurações na parte superior da navegação da sua conta

• Role para baixo até Configurações de envio na barra lateral esquerda

• Marque Habilitar Criador de Modelo de Contrato em Modelos.

Usando o Criador de Modelo de Contrato para Geração de Documentos

Orientaremos você sobre como aproveitar o Criador de Modelo de Contrato para criar documentos personalizados que podem ser editados instantaneamente pelos remetentes com termos, condições, nomes e números precisos - antes de enviar rapidamente esses contratos para assinatura. 

Isso é o que chamamos de Geração de Documento e costumava exigir a formatação da sintaxe específica do remetente em um documento separado e, em seguida, enviá-lo para assinatura em uma etapa apartada. Agora, você pode fazer tudo isso no Docusign para economizar tempo.

O exemplo abaixo é para uma oferta de emprego enviada pelo departamento de RH, onde as informações importantes, como nome, cargo, salário - podem ser alteradas pelo remetente antes que o contrato seja enviado para assinatura . Depois de salvo, este modelo pode ser reutilizado para acordos populares usados ​​pela sua organização. 

Carregue seu documento e preencha os detalhes do contrato

Carregue o documento pretendido no Criador de Modelo de Contrato como primeira etapa.

• Carregar um arquivo do Word que você deseja usar como modelo; observe que o Criador de Modelo de Contrato só funciona com arquivos .docx

• Do Página de modelos, vá em Iniciar > Modelos de envelope > Criar um modelo 

• Carregue seu arquivo .docx clicando no botão de upload em Adicionar documentos

• Adicione um nome de modelo e descrição para uso futuro

• Role para baixo, e você pode adicionar os destinatários pretendidos, definir a ordem de assinatura, adicione uma mensagem (opcional) e categorize o tipo de envelope que você está enviando

• Quando terminar, acerte em seguida, e você poderá adicionar campos de remetente e assinante

Crie campos de remetente

Depois de enviar o documento pretendido e adicionar os destinatários, você será direcionado para uma tela onde poderá acrescentar os campos do remetente e do assinante. Você também tem a opção de adicionar mais documentos a este contrato, se necessário - até cinco documentos por modelo de contrato. 

Dica profissional: termos genéricos em seu documento facilitará a adição de campos de remetente. Você pode destacar esses termos e transformá-los em textos, datas, menus suspensos e números específicos ao enviar documentos para assinatura. Exemplos do documento abaixo incluem cargo, nome do gerente, data de início, etc. 

• Clique no menu de campos do remetente, que é a parte inferior das três opções no menu esquerdo (na caixa azul abaixo)

• Destaque a palavra ou frase para o seu campo de remetente, então selecione Adicionar novo campo.

• Adicione o nome do seu campo, descrição, e escolha o tipo de campo no menu suspenso, incluindo texto, data, menu suspenso ou número.

• Depois de terminar de editar suas configurações, clique fora da janela do campo do remetente 

• Encontre cada campo de remetente em Seus campos no menu à esquerda (veja a imagem acima)

Arraste e solte os campos do signatário no lugar

Adicionar campos de signatário usando o Criador de Modelos de Contrato é semelhante a adicionar campos a um envelope Docusign normal, onde você os arrasta e solta no lugar. 

• Clique nos campos do signatário no menu à esquerda (segunda seleção com ícone de caneta)

• Escolha o seu destinatário para os campos de signatário e arraste no menu suspenso

• Depois de ter seu destinatário, selecione os campos do signatário e arraste-os para o lugar

• Você pode adicionar dicas de ferramentas ao assinante se achar que ele precisa de instruções adicionais

• Quando terminar, clique em Salvar e Fechar para gerar seu modelo de contrato para uso futuro. 

Você pode reutilizar este modelo de contrato navegando até a seção Modelos da sua conta e localizando-o em Meus Contratos. 

Considerações importantes

Visto que este é um recurso recém-lançado, atualmente existem algumas limitações. Encontre a lista completa de considerações aqui e entenda os pontos mais relevantes como estes a seguir:

• Funciona apenas com tipos de arquivo .docx (documentos do Word);

• Documentos com sintaxe de geração de documento exigem o Assistente de Modelo Docusign para Word (o método anterior para geração de documentos)

• Você pode fazer upload de até 5 documentos por modelo

• Não suporta PowerForms

Economize tempo na criação de documentos para assinatura

Com o Criador de Modelos de Contrato para geração de documentos, você pode fazer upload de um documento, editá-lo como desejar e criar campos de envio e assinatura — tudo sem sair do Docusign. É uma economia de um tempo valioso durante o envio. Isso não apenas torna a preparação de contratos mais rápida do que nunca, mas também confere uma aparência profissional e personalizada a todos os seus contratos. 

Conecte-se hoje para experimentar esse recurso. Além disso, você pode entrar em contato com nossa equipe de vendas e saber mais.