BPO: como a terceirização de processos pode transformar sua empresa

Ter a oportunidade de contar com uma equipe ágil e capacitada para lidar com tarefas operacionais é o sonho de muitos negócios. Partindo dessa ideia, surgiu uma estratégia muito valiosa chamada de BPO — Business Process Outsourcing.

Com o BPO, é possível contratar um time externo para assumir algumas responsabilidades da empresa. Desse modo, os gestores podem focar nas atividades cruciais para o negócio e ter mais sucesso em todos os setores.

Neste artigo, entenda a importância do conceito de BPO e como pode ser aplicado em uma empresa para gerar mais resultados! Ferramentas como a assinatura digital e o CLM (gestão do ciclo de vida dos contratos) ajudam na automatização dos processos e na transformação digital. 

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

O BPO é um conceito baseado na delegação de alguns processos de um negócio para empresas especializadas. O objetivo é melhorar a organização interna e aproveitar a expertise de organizações parceiras para otimizar as diversas atividades. 

Como resultado, a empresa diminui os gastos com treinamento, admissão de funcionários e custos operacionais. Ainda, recebe as vantagens de tarefas específicas sendo realizadas por profissionais especializados de outras organizações parceiras.

Como funciona o BPO?

O BPO funciona de uma forma complexa. Afinal, é preciso externalizar atividades e demandas específicas da empresa para um time especializado. Sendo assim, passa por algumas etapas cruciais, como:

• identificação das necessidades organizacionais;

• escolha de uma empresa parceira de BPO;

• estabelecimento das cláusulas do contrato;

• transição das atividades;

• implementação do BPO no negócio;

• monitoramento contínuo e gestão de BPO;

• aplicação de melhorias.

Na prática, é como se a gestão delegasse atividades para profissionais responsáveis. O que muda, aqui, é que a equipe não é interna. Portanto, a comunicação é com a empresa parceira.

Qual é a diferença entre BPO e terceirização?

O BPO pode se assemelhar à terceirização. No entanto, existem diferenças essenciais e entendê-las vai ajudar a elaborar uma estratégia relevante de Business Process Outsourcing.

Em geral, a terceirização é a contratação de uma outra empresa para realizar ações e serviços que não são centrais para um negócio. Por exemplo, atividades como limpeza, segurança e zeladoria podem ser terceirizadas e, apesar de importantes, não estão no core das empresas. 

Com o BPO, há a externalização de processos complexos e centrais, que causam efeitos diretos nas estratégias organizacionais - e resultados -, para outra empresa. O que muda em relação a uma terceirização tradicional é o deslocamento de atividades cruciais para a sobrevivência do negócio, com o objetivo de aprimorar os serviços, transformar processos, otimizar as tarefas e elevar a eficácia dos setores.

Quais são as vantagens do BPO?

A dinâmica proporcionada pelo Business Process Outsourcing oferece uma série de vantagens para uma empresa. A seguir, confira alguns exemplos.

1. Redução de custos

O negócio pode poupar diversos gastos relacionados à estruturação de um time interno. Infraestrutura, treinamento, salários e benefícios, tecnologias e demais investimentos em uma equipe endógena podem custar muito mais caro do que a contratação de um parceiro BPO.

2. Maior eficiência operacional

Os profissionais que trabalham em empresas especializadas em BPO compõem um grupo com expertise na área. Sendo assim, sabem trabalhar com produtividade e permitem elevar o desempenho organizacional, além da eficiência operacional, por meio de serviços de qualidade, com estratégias bem definidas.

3. Foco no core business

O BPO ajuda a gestão de um negócio a tirar a atenção de atividades paralelas e se concentrar no core business, os processos centrais do negócio. Com isso, os esforços são direcionados para as atividades principais e estratégias de desenvolvimento organizacional, permitindo melhores ideias, inovações e aplicações.

4. Maior personalização

Cada empresa apresenta necessidades específicas, e o mercado de parceiros BPO conhece essas demandas. Desse modo, é possível receber serviços personalizados aos principais problemas e interesses que a organização enfrenta no mercado.

5. Crescimento na retenção de clientes

Com serviços otimizados, eficientes e ágeis, proporcionados pelo BPO, torna-se muito mais fácil oferecer um atendimento especializado e que conquiste o cliente. Consequentemente, as oportunidades de retenção só crescem, o que favorece a base de relacionamento com o público de uma empresa.

Quando aplicar o BPO?

É interessante destacar que o BPO pode não ser a estratégia mais indicada para todos os tamanhos de empresa. Negócios de pequeno e médio porte podem se beneficiar mais das vantagens dessa aplicação, uma vez que a gestão organizacional é centralizada em uma ou poucas pessoas. Desse modo, o gestor pode focar no core business e inovar no crescimento empresarial.

Em geral, é importante procurar pelo processo de Business Process Outsourcing quando se busca por:

• especialização das tarefas;

• suporte contínuo;

• customização das atividades;

• redução de custos e otimização de tempo;

• diminuição de demandas internas;

• redução do quadro de colaboradores;

• inovação na dinâmica operacional.

Quais serviços podem ser terceirizados via BPO?

Serviços e atividades que requerem atenção, automação e precisão são os favoritos para o BPO. Para escolher as tarefas que podem ser externalizadas para outra empresa, é fundamental começar com uma inspeção e análise profunda do desempenho organizacional e estrutura empresarial.

Em geral, as empresas procuram por serviços de BPO para as atividades listadas a seguir.

1. RH e folha de pagamento

As demandas que chegam ao setor de Recursos Humanos podem ser terceirizadas sem trazer impactos negativos ao desempenho de uma empresa. Na verdade, é possível ter vários benefícios com essa decisão.

A gestão de folha de pagamento é um exemplo de tarefa que leva tempo e requer muita atenção, mas que pode ser direcionada para uma empresa parceira. O mesmo vale para o gerenciamento de benefícios corporativos e pagamentos de processos de demissão.

Até mesmo as atividades de recrutamento e seleção podem ser setorizadas para o BPO. Com isso, profissionais especializados podem aplicar estratégias de identificação e desenvolvimento de talentos que ajudam a contribuir para o sucesso organizacional.

2. TI

Criar softwares com as funções necessárias para determinado negócio pode custar caro. No entanto, esse é um processo muito relevante para a modernização das empresas e a adesão às inovações da transformação digital.

A boa notícia é que, ao delegar tarefas de TI a empresas especializadas, é possível conquistar resultados expressivos e com menos gastos. Afinal, os parceiros BPO já contam com uma infraestrutura específica para a realização das atividades.

Serviços de gestão de infraestrutura e segurança da informação, por exemplo, podem ser terceirizados pelo BPO. Com isso, a empresa foca na execução desses programas e na manutenção do uso correto e sem riscos.

3. Contabilidade

Não é apenas a gestão de RH que pode ter as suas responsabilidades terceirizadas para uma empresa BPO. Na verdade, o processo de contabilidade também é um dos mais interessantes para o Business Process Outsourcing.

Com o BPO na contabilidade, é possível gerenciar os processos como auditoria, relatoria financeira e gestão de pagamentos com mais precisão, compliance e experiência. Assim, o negócio tem mais confiança no fluxo de caixa, geração de relatórios e acompanhamento de resultados financeiros. A gestão, por sua vez, pode focar em decisões estratégicas com base nesses dados.

4. Atendimento ao cliente

Seja presencial, seja online, o atendimento ao cliente também pode ser feito por negócios parceiros em BPO. Profissionais com experiência em vendas e satisfação do consumidor podem ser alocados para assumir determinadas demandas da empresa e melhorar os resultados com o público externo.

O BPO no atendimento ao cliente pode ser aplicado, por exemplo, nas atividades de suporte, reclamações e elogios. O mesmo vale para cobranças e regularização de pagamentos pendentes.

Com expertise no assunto, os profissionais favorecem a melhoria da eficiência da empresa na satisfação dos clientes. Como consequência, é possível aumentar a renda e a retenção do público externo.

5. Jurídico

A terceirização de serviços jurídicos, como consultoria e processos administrativos, também é interessante para as empresas. Com isso, torna-se mais fácil e prático atuar com redução de erros, segurança da conformidade legal e efetividade nos prazos.

Os profissionais das empresas parceiras de BPO também podem oferecer assistência nos processos judiciais e orientar sobre a postura mais adequada da organização frente ao mercado. Em longo prazo, diversos prejuízos podem ser evitados e há garantia da consolidação das atividades legais do negócio.

Como o BPO pode otimizar os processos da empresa?

O BPO é estratégico e vantajoso para diversas empresas, justamente por conta da capacidade de otimização de diversos processos internos. Essa aplicação pode, inclusive, ser crucial para a sobrevivência de negócios com dificuldades em controle operacional.

A automatização dos processos é um exemplo de funcionamento do BPO nos setores das empresas. Além disso, a redução de falhas, melhoria da produtividade e foco em alta performance podem ser mais vantagens obtidas a partir desse investimento.

Exemplos de processos terceirizados via BPO

Para entender como funciona a terceirização via BPO, é possível conferir exemplos, como:

• remodelamento de operações bancárias, com serviços de atendimento ao cliente com experiências digitais e segurança;

• otimização da cadeia de suprimentos, com a otimização de processos logísticos e contratação de fornecedores confiáveis;

• aprimoramento da experiência do consumidor, com atividades personalizadas de marketing e cultura data-driven;

• gestão de talentos, com serviços de RH no recrutamento, seleção e gestão de benefícios;

• serviços de networking inteligentes, que conectam empresas a parcerias que possam atender às suas necessidades e potencializar seus resultados.

Como implementar o BPO na sua empresa?

As etapas para implementar o conceito de BPO na empresa passam por:

• avaliação crítica sobre o desempenho dos setores do negócio;

• identificação das principais demandas da empresa;

• dificuldades enfrentadas no momento;

• pesquisa e levantamento de parcerias BPO em potencial para atender às necessidades específicas da empresa;

• definição do projeto personalizado com o novo parceiro escolhido;

• atribuição de responsabilidades para a empresa terceirizada;

• monitoramento das atividades externalizadas;

• apontamento das possibilidades de melhoria contínua;

• padronização dos processos.

Desafios e soluções do BPO

É claro que, assim como toda estratégia de sucesso, o BPO também apresenta desafios. Ao escolher essa aplicação em seu negócio, é preciso ter um olhar bastante criterioso para a seleção da empresa parceira. Investigar os índices de sucesso, a capacitação dos profissionais e os indicadores de desempenho pode ajudar na decisão acertada.

Outro desafio enfrentado na implementação do BPO é a perda da centralização do controle de todas as atividades da empresa. Nesse caso, contar com relatórios detalhados sobre as tarefas e os processos desempenhados pela parceria faz toda a diferença para manter o monitoramento e as correções pontuais.

A qualidade da escolha de uma empresa BPO é fundamental também para as questões de segurança. Ter o apoio de parceiros renomados no mercado, que prestam serviços para organizações confiáveis, vai tornar essa experiência mais agradável.

Vale a pena destacar que a transparência é indispensável em todos os casos. Explicar aos clientes, colaboradores, investidores e fornecedores o papel da parceria BPO vai favorecer a gestão do negócio, tanto nas atividades internas quanto nas tarefas externalizadas, evitando possíveis conflitos no futuro.

Como a Docusign pode facilitar os processos da sua empresa?

A Docusign conta com diversas soluções de assinatura eletrônica e gestão de documentos que pode favorecer as atividades operacionais de um negócio. Desde a otimização dos processos até a segurança jurídica são garantidos com serviços especializados.

Com os produtos Docusign, é possível manter a gestão de contratos e transações digitais seguros. Além disso, o seu negócio desfruta de mais praticidade, agilidade e confiabilidade no mercado, principalmente nas relações com os parceiros.

Isso porque os serviços de assinatura eletrônica da Docusign apresentam validade jurídica. Esse é um ponto de reforço para a externalização de tarefas burocráticas e que precisam de processos complexos.

Em geral, a terceirização de processos pode ser ainda mais otimizada ao contar com serviços de Business Process Outsourcing. O BPO pode ser aplicado em diferentes setores e atividades, desde a gestão de documentos até a segurança jurídica, fortalecendo as operações da organização e favorecendo o desenvolvimento da empresa como um todo.

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