Modelos de contrato e formulário: guia e recursos
A Docusign oferece modelos de contratos e formulários junto com a capacidade de criar novos modelos para formulários.
O envio de um único documento para assinatura eletrônica é bastante simples. Você carrega o formulário, “marca” os campos onde o destinatário precisa adicionar o seu nome, endereço, data e assinatura e designa os aprovadores para os formulários que devem ser encaminhados.
Mas para a maioria das empresas, o fluxo de trabalho é mais complexo. No mundo de trabalho híbrido que vivemos, existem muitos formulários, contratos e documentos digitais e muitas empresas estão se afogando neste volume. De acordo com um estudo encomendado pela Forrester, 75% das organizações processam mais de 500 contratos todos os meses – e isso em apenas um departamento.
Dado ao volume de documentos que circulam em uma organização, é complicado e demorado começar do zero todas as vezes. É aí que entram os modelos.
Modelos para contratos e documentos
Os modelos permitem salvar e reutilizar informações repetidas para cada formulário e simplesmente colocar um “espaço reservado” para o destinatário. Desta forma, para compartilhar um documento, basta adicionar os aprovadores e clicar em enviar.
De solicitações de empréstimo a acordos de confidencialidade e contratos de aluguel a pedidos de compra, qualquer pessoa que lide com formulários diários e compartilhamento de contratos pode se beneficiar de um processo modelo. Com eles, cada aprovação de orçamento, declaração de trabalho ou solicitação de integração de funcionários é mais fácil e eficiente.
Ao simplificar, os modelos permitem salvar mensagens padrão, campos, ordem de encaminhamento e outros aspectos de um formulário que permanecem os mesmos, independentemente de para quem você o está enviando. Você ainda pode adicionar, excluir e revisar informações de texto, assunto e destinatário para personalizar ainda mais a partir daí.
Onde você pode encontrar modelos de contrato e formulários?
A Docusign oferece modelos de contrato e formulários pré-construídos para os casos de uso mais comuns. Você também pode criar seus próprios modelos de formulário para formulários comuns que a sua organização envia frequentemente para assinatura. Isso significa que, além de aumentar a velocidade de assinatura, você obtém uma solução integrada para processar e compartilhar documentos com mais rapidez, simplificando antes mesmo de enviar.
Os clientes do Docusign eSignature e qualquer pessoa com uma conta de teste do Docusign podem acessar o extenso portfólio do Docusign na Biblioteca de modelos.
Modelos de contrato pré-construídos
A Docusign criou modelos para muitos formulários de contrato comumente usados para ajudar a acelerar o processo de envio e reduzir o risco de erros. Aqui estão alguns exemplos:
Modelos gerais de contrato e modelos de formulário
Modelos de contrato para organizações sem fins lucrativos
Modelos de contrato e formulários de recursos humanos
Modelos de contratos imobiliários e modelos de formulário
Modelos de serviços financeiros e seguros
Modelos de contabilidade
Modelos de saúde e ciências biológicas
Modelos do setor público
Claro, suas opções não começam e terminam aqui. Se você obtiver acesso a modelos compartilhados com você por outros usuários, poderá editá-los e usá-los também. Além disso, você sempre pode criar modelos de sua autoria.
Como você cria modelos de formulário preenchíveis no Docusign?
Para começar a criar um novo modelo de formulário preenchível, navegue até a página Modelos e clique em Novo. Acompanhe o vídeo abaixo para ver o processo completo de criação de um modelo.
Como você usa modelos?
Os modelos são reutilizáveis e repetíveis. Você pode personalizar, usar e editar quantos modelos desejar, adicionando facilmente arquivos ou destinatários adicionais e modificando mensagens ou campos de assinatura conforme você avança.
Usar modelos é simples, mas pode levar algum tempo para você se acostumar. As etapas básicas são:
Faça login em sua conta Docusign e vá para a página Modelos;
Selecione a coleção de modelos que deseja escolher (várias categorias de coleção ajudam a organizar todos os modelos aos quais você tem acesso);
Pesquise, filtre ou escaneie a coleção para encontrar o modelo que deseja usar;
Use o modelo para iniciar um novo documento;
Insira os endereços de e-mail e os valores dos nomes de todos os destinatários – preenchendo a partir de uma lista predefinida, se necessário;
Insira ou modifique suas mensagens para todos os destinatários e crie uma linha de assunto personalizada para diferenciar seus envelopes;
Revise os campos do destinatário;
Envie seu envelope.
Para obter uma descrição mais detalhada dessas etapas, recursos visuais de suporte e dicas adicionais, acesse o site da Docusign, na página de suporte de modelo.
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