Plataforma de assinatura eletrônica: tutorial detalhado

Saber como usar uma plataforma de assinatura eletrônica permite que você tenha ainda mais agilidade e economia na condução de processos internos na empresa. Isso envolve desde contratos padrões de compra e venda, até documentos mais complexos com fornecedores, parceiros e investidores de sua corporação.

Além de descobrir como essa ferramenta funciona, é preciso entender o que avaliar na hora de contratar essa tecnologia. Se você quer conferir um tutorial detalhado sobre como assinar documentos digitalmente e utilizar esse recurso no seu dia a dia, continue a leitura e confira nosso post!

Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica?

A adoção de assinatura eletrônica pelas empresas é um caminho que só tende a se intensificar. Um estudo publicado em janeiro de 2023 estima que, até 2030, o mercado mundial de assinaturas eletrônicas vai acumular US$ 48,4 bilhões, o que representa um crescimento de 35,4%. Diante dessa realidade, fica evidente que, para um negócio se manter competitivo, é preciso apostar nessa tecnologia.

O funcionamento de uma plataforma de assinatura eletrônica envolve algumas etapas que simplificam e agilizam a formalização das negociações da empresa. Por exemplo, deve ser realizado o upload dos documentos no sistema, a adição das partes que farão a assinatura e a marcação dos locais para assinar.

Após essas etapas, é enviada uma notificação para que seja realizada a assinatura eletrônica, além de autenticá-las para manter a segurança e validade jurídica de todo o processo.

Há sistemas que ainda oferecem a opção de armazenamento, rastreamento e gerenciamento dos documentos, garantindo mais eficiência operacional nas negociações da sua empresa.

Passo a passo para assinar e enviar documentos

Agora que você já sabe como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica, que tal entender como usá-la para enviar e assinar os documentos da sua empresa? A seguir, detalhamos em um passo a passo simples e didático.

Envio do documento

O primeiro passo, após fazer o upload do documento, é fazer o envio para os signatários. Com uma boa ferramenta, como a eSignature, isso pode ser feito a qualquer momento e de todo o lugar, desde que se tenha acesso a uma rede de internet.

Essa possibilidade gera agilidade e eficiência na hora de fechar contratos, coletar assinaturas e garantir novas parcerias para aumentar a lucratividade da empresa.

Personalização do documento

Para evitar erros erros na hora de preencher o contrato, a plataforma de assinatura eletrônica permite fazer a personalização de campos para tornar o processo mais ágil. Por exemplo, você pode incluir tags para sinalizar o local da assinatura. Além disso, pode incluir data, iniciais e outros fatores importantes. Por meio destas tags, você indica ao signatário as ações requeridas, oferecendo uma experiência mais simples e fluida. Depois, é possível enviar um link para proceder com a assinatura.

Assinatura do documento

Após editar e enviar o documento, já está tudo certo para dar andamento ao contrato e iniciar a parceria. Assim, basta que as partes acessem o link encaminhado por e-mail e façam a assinatura eletrônica no local determinado.

Esse processo acontece em um tempo curtíssimo e dentro do que está previsto em lei. Além disso, existem soluções, como o Docusign CLM, que permitem gerenciar os contratos da empresa com mais precisão e eficácia.

Como maximizar a eficiência da plataforma de assinatura eletrônica?

Como você pode ver, com o uso de uma plataforma de assinatura eletrônica apropriada, é muito simples efetuar o envio e assinar os documentos que surgem no dia a dia da empresa. Porém, vale observar que algumas capacidades adicionais são essenciais para dar mais robustez e segurança ao processo de assinatura. Listamos algumas dessas capacidades que você deve buscar em uma plataforma confiável:

Use métodos de autenticação

A fim de trazer mais segurança aos processos de assinatura eletrônica, vale a pena utilizar métodos de autenticação e identificação virtual. Por exemplo, capacidade de verificar a identidade do signatário, ou validar o acesso ao contrato por meio de um token.

É válido usar recursos que permitem autenticar a identidade dos signatários, como confirmação de e-mail, autenticação de dois fatores e outras formas. Assim, torna-se possível trazer ainda mais segurança para esse procedimento.

Faça integrações

Outra dica importante para maximizar a eficiência da plataforma de assinatura eletrônica é por meio de integrações. Por exemplo, você pode integrá-la a outros sistemas utilizados na empresa, como CRMs, sistemas de gerenciamento de documentos e softwares de automação.

Com o uso de APIs, esse processo tende a ser ainda mais fácil e seguro, reduzindo o tempo e minimizando a duplicação de dados. Portanto, vale a pena buscar ferramentas que ofereçam a possibilidade de integrações.

Realize avaliações contínuas

Encontrar oportunidades de melhoria é fundamental para alcançar a máxima eficiência na empresa. O mesmo é válido para a plataforma de assinatura eletrônica. Por meio desse tipo de análise, você encontra gargalos e possíveis integrações que podem melhorar o desempenho.

Além disso, pode fazer avaliações para entender o que está funcionando bem. Vale ainda perguntar aos usuários se a solução está entregando o que promete e avaliar alternativas disponíveis no mercado.

Escolha uma plataforma de confiança

Encontrar uma plataforma eficiente, prática e que apresenta altos critérios de segurança é indispensável na hora de realizar essa contratação. Portanto, vale a pena conferir se ela está conforme a LGPD e cumpre os demais requisitos de segurança.

Também é importante entender se ela consegue atender as necessidades da sua empresa, especialmente quanto à variedade de contratos assinados, aspectos técnicos, facilidade de uso e possibilidade de integração com outros sistemas. Para ter acesso a tantos benefícios, vale a pena conferir as soluções de empresas que já se posicionaram como referência no mercado, como a Docusign.

Por que escolher a Docusign?

A Docusign é líder mundial em assinaturas eletrônicas. Com mais de 1 milhão de clientes e 1 bilhão de usuários, a empresa fornece soluções para pessoas em 180 países diferentes.

Tais resultados se devem a uma infraestrutura completa que permite aos usuários a assinatura e o gerenciamento de contratos em um único lugar. Tais recursos conseguem colaborar tanto com os processos mais simples da empresa quanto com contratos de centenas de páginas.

Além disso, ao usar a eSignature, você consegue melhorar a experiência de todos os envolvidos na assinatura do contrato, criando condições mais convenientes e práticas ao permitir que eles assinem acordos com praticamente qualquer dispositivo disponível conectado à internet.

Ao escolher a Docusign, você tem acesso a uma plataforma de assinatura eletrônica completa, simples e intuitiva. Sem documentos físicos, você também elimina diversos custos ligados a impressão, melhora a consciência ambiental no seu negócio e elimina o risco de extravio dos contratos. Então, não perca mais tempo e confira como essa tecnologia pode alavancar a produtividade do seu projeto.

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