9 dicas para escolher o melhor software de assinatura eletrônica

Qual é o melhor software de assinatura eletrônica?

Aquele que pode ser utilizado em todos os tipos de contratos com clientes, fornecedores ou funcionários. Afinal, você precisa de uma ferramenta de assinatura digital que seja fácil de usar, integrada com outros aplicativos e sistemas de gerenciamento de documentos que já são utilizados. Além de ter verificação de identidade para garantir segurança e permitir utilizar modelos prontos que facilitam o processo.

Desde 2003, a Docusign está no ramo de assinatura eletrônica e já ajudou muitas empresas como a sua. Portanto, desenvolvemos este artigo para você considerar algumas coisas enquanto procura o software de assinatura eletrônica ideal. 

DICAS PARA ESCOLHER A MELHOR SOLUÇÃO DE ASSINATURA ELETRÔNICA

1. Experiência do usuário

Hoje, negócios são realizados em praticamente qualquer lugar e dispositivo móvel. Caso você precise que o CFO aprove uma proposta durante as férias, ou se está tentando fazer um talento aceitar seu contrato remotamente, vai perceber que precisa de uma solução como a assinatura eletrônica, que funciona perfeitamente onde estiverem.

Como é a experiência para os signatários em dispositivos móveis? Visualizar um documento em PDF pelo celular pode ser frustrante. As ferramentas de navegação, como a rolagem e o zoom, podem fazer uma pessoa desistir de assinar um contrato. Por isso, verifique se o software de assinatura eletrônica que você cogita implementar no seu negócio oferece uma experiência mobile amigável para o usuário.

Contratos que tem fácil visualização, leitura e são práticos de assinar por meio de qualquer smartphone, são finalizados rapidamente, tem taxas de conclusão mais altas e oferecem uma melhor experiência. Para mais insights de especialistas do mercado sobre o assunto, confira também o material gratuito Guia de mercado da Gartner para assinaturas eletrônicas. 

1. Segurança

A confiança é fundamental! O seu negócio necessita de uma plataforma de assinatura eletrônica que ofereça os mais restritos padrões de segurança globais. Entenda os recursos de inteligência artificial e cibersegurança que os vendedores estão oferecendo.

Eles têm um time dedicado ao compliance? Eles possuem um programa corporativo de segurança da informação, que seja compatível aos padrões de segurança nacional e internacional, e segue as melhores práticas do setor? Oferecem suporte ou recursos de segurança com especialistas dedicados no assunto?

1. Privacidade

A privacidade dos seus dados como consumidor é prioridade? À medida que as novas tecnologias coletam quantidades crescentes de dados pessoais, também aumenta a importância em proteger os negócios críticos e as informações pessoais confiadas ao serviço de assinatura eletrônica.

O fornecedor está comprometido e em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a brasileira Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)? Que outras práticas para a proteção de dados eles utilizam? No guia de mercado da Gartner você pode conferir em mais detalhes as questões de privacidade e segurança que fornecedores de assinatura eletrônica devem atender. 

1. Compliance

Você, provavelmente, quer escolher um software de assinatura eletrônica que proporcione o monitoramento contínuo da privacidade e segurança dos dados. Tudo isso para garantir que os seus contratos cumpram com os últimos requerimentos das legislações nacionais e internacionais.

Algumas dessas perguntas podem ajudar na coleta das informações para uma decisão mais assertiva:

• O seu produto adere as regulamentações da indústria, como CFR Part 11, Annex 11 (EU), HIPAA, SAFE-BioPharma e Sarbanes-Oxley?

• Quais certificados de reconhecimento global o seu negócio possui? (Procure pelos certificados: ISO 27001:2013, PCI-DSS, SOC 1 Tipo 2 e SOC 2 Tipo 2)

• A sua empresa tem uma equipe especializada e dedicada a privacidade, segurança da informação, compliance, conformidade e riscos?

• Quais acordos contratuais existirão para garantir a privacidade e segurança de dados?

1. Integrações

Com a segurança em dia, você tem que pensar nas integrações. Quais são os outros sistemas que a sua empresa utiliza hoje em dia? O software de assinatura eletrônica escolhido permite integrar a solução com outras ferramentas utilizadas?

As integrações pré construídas são uma maneira simples de implementar a tecnologia de assinatura eletrônica em fluxos de trabalho existentes. A empresa escolhida possibilita integrações personalizadas?

1. Inovação

A empresa escolhida investe em pesquisa e desenvolvimento? Entrega com frequência inovações que fazem o produto se tornar mais útil e fácil de ser utilizado, não somente para os signatários mas para os vendedores e todo o sistema de administradores também?

Um dos benefícios de comprar Softwares as a Service (SaaS) é o lançamento contínuo de novos recursos e capacidades. Com que frequência a empresa escolhida lança novos recursos para o produto? Eles acompanham o que seus clientes e parceiros esperam.

1. Escalabilidade

A ferramenta de gerenciamento de assinaturas digitais é adaptável, para assim atender as necessidades da sua empresa agora e no futuro? Isso permitirá a modernização contínua na maneira como você faz negócios?

Você pode considerar soluções de assinatura eletrônica apenas para um departamento, mas também é possível considerar outros usos futuros para o software. Então, é importante já escolher uma ferramenta que funcione para todos eles.

Processos a serem considerados:

• Contratos de vendas;

• Preparo de acordos eletrônicos para assinatura;

• Contratos de integração de funcionários;

• Armazenamento e recuperação de documentos da equipe jurídica;

• Contratos para aquisição de bens e serviços.

1. Liderança

Enquanto investir em uma solução digital é um ótimo jeito de melhorar seus negócios, ela ainda é só uma parte de um processo maior. Provavelmente, você não está pensando sobre todas as etapas manuais e passos desconexos depois de usar a assinatura eletrônica, isso atrasa todo o processo, aumenta os custos e acaba prejudicando a experiência do cliente.

Por isso, as organizações estão investindo em Transformação Digital para se tornarem mais flexíveis e ágeis, para que sejam adaptáveis às mudanças mais facilmente e rapidamente. Quando se trata desse processo de transformação, pense em como seu negócio pode crescer e mudar. Então, escolha uma solução de assinatura eletrônica que foi construída em uma plataforma tecnológica robusta e extensível, de um fornecedor que pense no cenário atual.

1. Teste grátis

Os softwares de assinatura eletrônica, geralmente, oferecem testes grátis para demonstrar a solução e para os possíveis clientes entenderem se conseguem se adaptar a tecnologia. Aproveite a oportunidade para conhecer o máximo de produtos e funções da plataforma escolhida.

A Docusign já é líder nesse assunto e disponibiliza um teste grátis para você conferir por três meses os benefícios da assinatura eletrônica. Caso alguma dúvida surja nesse caminho ou você queira conhecer mais sobre a suíte Docusign Agreement Cloud, converse com um de nossos vendedores.

Não deixe também de conferir o Guia de mercado para assinatura eletrônica da Gartner para entender fatores você deve considerar na avaliação de adequação e recursos do fornecedor da assinatura eletrônica!