O que acontece depois da assinatura?

Quando se trata de acordos do setor público, a maioria das agências se concentra nas etapas iniciais do ciclo de vida do acordo, como disponibilizar o formulário, capturar os dados necessários e assinar o formulário. 

No entanto, o que acontece após um acordo ser assinado ou implementado é igualmente importante, dadas as muitas considerações-chave para gerenciar o processo pós-assinatura. 

Além de atender às exigências de conformidade, muitas entidades públicas enfrentam desafios com processos pós-assinatura, como rastreamento e extravio de documentos, visibilidade limitada do processo e uso de PDFs estáticos que aprisionam dados valiosos. 

O Intelligent Agreement Managerment (IAM), uma nova categoria de software em nuvem que simplifica e automatiza os processos de acordos, pode ajudar as organizações a resolver esses desafios do pós-assinatura.  

Este conteúdo faz parte de uma série que explica como as agências públicas podem facilmente criar e assinar acordos e, além disso, quais são os elementos críticos que acontecem após a assinatura. 

A importância de gerenciar acordos no setor público

Muitos acreditam que assinar ou receber uma assinatura é o passo final para completar um acordo. No entanto, a assinatura é apenas uma parte do ciclo de vida geral do acordo.

Quando as entidades desenvolvem processos eficazes de gerenciamento de acordos, elas aprimoram os esforços de conformidade, impulsionam a eficiência operacional e constroem a confiança pública.

Quando se trata de processos de acordos tradicionais, as agências públicas frequentemente lidam com documentos extraviados — sejam impressos ou armazenados em um desktop ou unidade compartilhada — bem como desafios de rastreamento manual e questões de conformidade.

Isso leva ao que chamamos de “Desafio dos Acordos”, onde sistemas e processos desatualizados aprisionam informações dentro de documentos estáticos e custam tempo, valor e oportunidades às organizações. De acordo com um estudo recente da Deloitte e Docusign, esse desafio pode resultar em 6 mil horas de tempo perdido por função das companhias para organizar, armazenar e gerenciar acordos.  

Melhores práticas na gestão de acordos

Ao gerenciar os documentos, há alguns elementos críticos a serem observados: 

• Centralização e acessibilidade: É vital ter uma única fonte confiável de todos os acordos e que seja centralizada e acessível. 

• Auditorias e revisões regulares: Um sistema que facilite auditorias periódicas é essencial para garantir que os acordos estejam atualizados e em conformidade.

• Tomada de decisões baseadas em dados: Desbloquear os dados aprisionados em documentos e acordos estáticos melhora a tomada de decisões. 

• Segurança e privacidade dos acordos: Informações sensíveis dentro dos acordos devem sempre ser protegidas e estarem em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados do território vigente. Também é importante ter capacidades de controle de acesso em vigor para criar limites sobre quem pode visualizar quais acordos.

A vantagem da Docusign 

O portfólio da Docusign ajuda as agências públicas a gerenciar acordos de forma dinâmica, descobrindo os dados ocultos dentro deles, desbloqueando valor e eliminando riscos desnecessários:

• Docusign CLM: Remova gargalos e bloqueios de processo com fluxos de trabalho automatizados, que mantêm os acordos avançando. Com etapas de fluxo de trabalho pré-configuradas, as organizações podem facilmente gerar, revisar, aprovar, enviar para assinatura, armazenar acordos e mais. Também podem armazenar todos os acordos em um repositório pesquisável com controles de permissão, onde podem buscar e filtrar acordos por palavra-chave, conceito e metadados. Os acordos são então descobertos, acionáveis e seguros, o que reduz o tempo gasto na busca de acordos individuais e ajuda as equipes a identificar rapidamente itens que precisam de ação imediata.

• Integrações: Escreva acordos de volta para sistemas de registro, como Microsoft, Salesforce e ServiceNow com mais de 900 APIs e integrações. Isso permite que as organizações públicas usem Docusign sem sair de suas soluções de CRM e produtividade.

Para qualquer acordo governamental, o que acontece após a assinatura é vital para atender às exigências de conformidade e aprimorar as operações gerais. É por isso que a Docusign oferece único local com controles de segurança granulares e supervisão embutida para gerenciar efetivamente todos os acordos. 

A Docusign é a líder comprovada em tecnologia de acordos para gerenciar e armazenar com segurança acordos legais e executáveis. Pelo quinto ano consecutivo, a Docusign foi nomeada uma Líder no Quadrante Mágico da Gartner para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. E, em parceria com a Statista, a Newsweek classificou a Docusign como a empresa de software e telecomunicações mais confiável nos EUA.  

Desde criar até assinar e gerenciar acordos, a Docusign oferece uma abordagem integrada para organizações do setor público tornarem os acordos a base para aprimorar o sucesso de suas atuações.