8 soluções para evitar erros operacionais e melhorar a produtividade nas PMEs

O desempenho de uma equipe depende de vários aspectos, como cooperação, capacitação, liderança e organização. Só que não é raro ver um time tendo dificuldades para minimizar a frequência de erros operacionais.

Geralmente, essas situações ocorrem por ausência de instruções, comunicação ineficiente, sobrecarga de tarefas e delegações equivocadas. A presença de processos defasados e a má gestão de sistemas e pessoas são outros exemplos.

Tudo isso pode acontecer no ambiente laboral da empresa, gerando problemas como reclamações de clientes, devoluções de mercadorias e cancelamentos de serviços, o que pode prejudicar a produtividade geral.

No entanto, é lidando com erros operacionais que se aprende como melhorar a performance de uma instituição. Por isso, elaboramos este conteúdo em que reunimos as melhores soluções para evitar falhas grotescas e elevar o rendimento nas PMEs. Confira.

1. Use ao máximo a tecnologia

Atividades manuais devem ser automatizadas. Nesse sentido, a tecnologia existe para eliminar retrabalhos e desburocratizar tarefas de rotina, favorecendo os resultados operacionais.

Vale reforçar que programas mais modernos geram relatórios detalhados sobre as funções desempenhadas por pessoas e sistemas. Portanto, se a companhia tiver um bom ERP que consiga integrar departamentos e obrigações, fornecendo dados completos, terá muitos benefícios.

O melhor de tudo é que existem soluções compatíveis com todos os portes e segmentos empresariais. Basta escolher a ferramenta mais apropriada para a instituição, em vez de utilizar aplicações mais genéricas e pouco eficientes. Assim, você só tem a ganhar em velocidade.

2. Mapeie os processos operacionais

Antes de definir planos na busca de prevenção de erros, é preciso fazer o mapeamento das atividades. Nele, levante os recursos necessários (equipamentos, metodologias e funções) para fazer análises periódicas, a fim de contemplar o fluxo de cada procedimento da operação.

Ao adotar uma visão mais detalhada de gestão, a avaliação de rotinas facilita a identificação de gargalos que prejudicam a produção. Esses fatores deixam a companhia menos competitiva, gerando ociosidade. Portanto, mapeie tudo de ponta a ponta para conhecer em detalhes o cotidiano de equipes, setores e processos.

3. Trace um diagnóstico

Chegamos ao passo de confeccionar diagnósticos para detectar os pontos que devem ser melhorados. Com as informações em mãos, fica mais simples de resolver os problemas mais graves, batendo de frente com as causas prováveis.

Certamente existirão diversos pontos de melhoria, pois quando um gargalo é solucionado, outro surgirá em seguida. O ideal é concentrar esforços para resolver os pontos mais críticos, considerando os investimentos necessários (tempo, dinheiro e recursos) e a potencialidade de otimização.

Para eliminar as dúvidas durante a execução, faça simulações para contemplar as possíveis consequências do ato de melhoria. Tudo isso faz parte de um planejamento estratégico com foco em redução de erros operacionais.

4. Acompanhe os resultados da produção

A gestão operacional é trabalhada por meio de metodologias com foco na análise constante de resultados. Mesmo assim, muitos gestores (de RH e de produção) perdem a linha por avaliarem de forma ineficaz o que seus processos têm entregado. Logo, é importante contar com um bom método de acompanhamento para levantar dados e informações relevantes.

De nada serve estudar os resultados periodicamente se as métricas mostrarem uma visão fragmentada ou distorcida da realidade. Para ter uma boa base, que favoreça a tomada de decisão baseada em dados, obtenha indicadores que exponham a realidade do negócio. Além das métricas de faturamento, inadimplência, satisfação interna e absenteísmo, é preciso saber quais KPIs são mais estratégicos.

5. Mantenha a equipe alinhada e comprometida

Manter o engajamento dos funcionários é fundamental para diminuir ou eliminar erros operacionais. Ainda que os colaboradores sejam cada vez mais produtivos, isso não basta. O time precisa estar devidamente alinhado com a missão, a visão e os valores da instituição.

Afinal de contas, esses profissionais são essenciais para executar as atividades diárias, atender o público e aumentar o faturamento da empresa. O primeiro passo é contar com os talentos certos — os que têm competência e engajamento com a cultura organizacional. Além disso, todos precisam de uma orientação adequada para atingir as metas estabelecidas.

Nesse sentido, a liderança pode se esforçar para otimizar a comunicação interna, implementar uma cultura de feedback honesta (instruções no privado e elogios em público), recompensar as conquistas, investir na qualidade de vida dos colaboradores e definir metas claras e atingíveis. Ao aplicar tudo isso, a empresa melhora suas operações de forma geral.

6. Reveja as estratégias empregadas

Promover a revisão e o monitoramento das estratégias é como ter um olho clínico para identificar detalhes que passaram despercebidos no início. Nessa etapa, os métodos empregados serão analisados e adaptados conforme os resultados obtidos, confrontando-os com os protocolos atuais.

Esse acompanhamento é muito importante para trazer uma nova perspectiva sobre os pontos fortes e fracos das operações. Ainda que as alterações feitas tenham melhorado a performance do negócio, há sempre alguns problemas que ainda podem ser eliminados.

7. Documente tudo

O conhecimento corporativo é aquele que está vinculado com processos e rotinas de um empreendimento. Em geral, ele sofre uma boa influência da cultura organizacional e pode cair no esquecimento quando não é documentado.

Para ter mais autonomia, uma instituição deve fazer com que as atividades sejam mais fluidas, mas também que estejam alicerçadas no planejamento. Por isso, a documentação precisa ser consistente e detalhada.

O objetivo é manter o know-how dentro do negócio, mesmo quando alguns funcionários mudam de setor ou até mesmo deixam a companhia. Essa é uma maneira prudente de garantir o andamento das atividades (sem erros operacionais) e estabilizar as rotinas, o que é indispensável para o sucesso e permanência do negócio.

8. Invista em assinatura eletrônica de documentos

Falando em documentações e arquivamentos, não podemos deixar de mencionar a assinatura eletrônica de documentos. Isso porque esse recurso tecnológico pode facilitar a vida de todos os envolvidos, a exemplo de colaboradores (contratos de trabalho), clientes (fechamento de compras de produtos ou serviços) e fornecedores (negociar e firmar acordos comerciais). Permitindo que todo o processo de assinatura do documento seja feito de forma eletrônica, de forma fácil e até via celular. O que traz mobilidade a todos os envolvidos no processo.

Com essa ferramenta e as outras dicas mencionadas, é possível evitar erros operacionais por desatenção ou negligência. Afinal, ao combinar acompanhamento constante com tecnologia, é possível melhorar a produtividade e a qualidade das entregas da equipe.

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