Finalize rapidamente seus documentos com o envio em lote da Docusign

Texto escrito por Vidya Narayanan, Sr. Technical Program Manager da Docusign

Arquivou uma ação coletiva e ainda precisa compartilhar esse documento com várias pessoas? Tem uma nova política que precisa ser assinada por todos os funcionários? Ou, com todo mundo trabalhando em casa agora, você simplesmente necessita de uma maneira segura para obter atualizações importantes de toda a equipe?

Se você precisa que várias pessoas assinem o mesmo tipo de acordo ou é necessário distribuir um documento confidencial para todos, a função de envio em loteda Docusign é excelente. O Bulk Send é uma maneira rápida e simples de enviar um documento para muitas pessoas. Podemos dizer que o recurso é a mala direta dos dias de hoje.

O básico: como o Bulk Send funciona

Com o envio em lote, você cria um modelo e usa tags para especificar onde precisa que estejam as assinaturas dos destinatários no layout. Exatamente igual ao processo de enviar um único documento. Em seguida, você simplesmente importa uma lista de assinantes e a Docusign envia o documento automaticamente para todos. Detalhes importante: todo destinatário recebe uma cópia exclusiva do documento.

O Bulk Send elimina a necessidade de criar e enviar envelopes separados para todas as pessoas da sua lista.

Dicas de como aproveitar ao máximo o envio em lote:

• Prepare o layout Aperfeiçoar um modelo de documento é a primeira etapa para o envio em lote bem-sucedido. Ao configurá-lo, atribua a cada campo que você está etiquetando com um nome lógico para a identificação da planilha (você precisará disso quando criar um arquivo CSV).

• Considere as possibilidades Ao configurar o modelo e adicionar campos, pense nas variáveis, como os tamanhos nos nomes dos destinatários - o nome de uma pessoa pode ter apenas seis caracteres, mas o de outra pessoa pode ter 25. Deixe espaço suficiente nos campos para esses nomes mais longos! Além disso, verifique e verifique novamente os campos que serão preenchidos por informações como moeda, pois pode ser que o alinhamento precise de ajustes para valores diferentes.

• Configure seu arquivo CSV Veja todas as tags que você configurou e crie um CSV que inclua todas elas. Uma coisa que precisa ser observada é a garantia que sua formatação do Excel seja transferida para o arquivo.

• Teste sempre Igual quando você faz um teste antes de enviar um e-mail, é importante fazer o mesmo com a sua experiência de assinatura. Antes de ecaminhar o documento para milhares de pessoas com algum erro, escolha um pequeno grupo de destinatários e faça um teste.

• Além do envio em lote Depois que o documento foi enviado para as pessoas, você pode verificar facilmente o status de cada envelope. Depois que uma pessoa assina o documento, ele volta à sua conta.

Aqui na Docusign, usamos o Bulk Send todo tempo

O envio em lote economiza muito tempo (e dinheiro) quando precisamos obter coisas como planos de remuneração, bônus, manuais de funcionários, atualizações nos T&Cs ou notificações anuais de benefícios para a equipe. No momento, com toda a nossa equipe trabalhando em casa, está provando ser uma ferramenta inestimável em nosso arsenal de continuidade de negócios.

Outro grande exemplo é o subsídio do JobKeeper do governo. As empresas precisam solicitar isso em nome da equipe - depois pagam diretamente. O envio em lote é uma maneira rápida e conveniente de obter assinaturas nos formulários de todos os funcionários de uma só vez!

Com a V2 da API do Bulk Send agora disponível, é hora de ter seu próprio envio em lote. Converse com a nossa equipe de vendas para mais informações.