Digitalize contratos com terceirizados para acelerar sua construtora

Em nenhuma área a máxima "tempo é dinheiro" faz mais sentido do que na indústria da construção. Ainda de acordo com uma pesquisa realizada pela Associated General Contractors of America, no final de 2021, 88% das construtoras haviam enfrentado grandes atrasos em projetos nos últimos dois anos.

Para essa tendência, contribuíram atrasos na cadeia de abastecimento, falta de talentos viáveis na construção e despesas inesperadas com terceirizados. Além desses fatores externos, a gestão do processo de contratos com um fluxo de trabalho improvisado formado por documentos do Word, caixas de entrada, planilhas, unidades de disco rígido locais e outras ferramentas pode impedir o andamento dos projetos.

Você gasta horas vasculhando cada nova versão de um contrato com terceirizados para assegurar que os termos estejam corretos, o que consome um tempo que poderia ser investido na negociação de taxas, no início antecipado de projetos e na ampliação dos seus negócios. Além disso, há ainda o incômodo de possivelmente ter de defender sua versão de um documento final no contexto jurídico.

A digitalização de contratos com terceirizados e de outros documentos de construção podem trazer à sua empresa mais vantagens e menos dor de cabeça.

A Docusign oferece duas soluções que ajudam você a manter o controle de tudo, ao mesmo tempo que impulsionam a produtividade e, possivelmente, os lucros.

Use o Docusign eSignature para contratos com terceirizados

A tecnologia de assinatura eletrônica é simples de implantar, fácil de usar, compatível com dispositivos móveis e legalmente aceita no Brasil. As assinaturas em papel e caneta podem ser falsificadas e adulteradas, enquanto as assinaturas eletrônicas incorporam várias camadas de segurança e autenticação.

O Docusign eSignature inclui um registro eletrônico que serve como uma trilha de auditoria e prova da transação de assinatura. O eSignature também oferece diversas opções para confirmar a identidade de um signatário antes que ele tenha acesso ao documento, incluindo autenticação via e-mail, telefone e SMS. As mesmas proteções de dispositivos como computadores e laptops protegem os documentos acessados pelos smartphones ou tablets. Um signatário pode preencher os campos do documento com um simples toque, e não precisa pinçar, aplicar zoom e rolar um PDF no dispositivo.

O uso do eSignature para contratos com terceirizados e outros formulários de construção pode beneficiar sua empresa ao reduzir custos tangíveis como papel, impressão e remessa. O eSignature também reduz o tempo que seus funcionários passam procurando papéis, corrigindo erros e rastreando assinaturas. De fato, 80% de todas as transações bem-sucedidas na plataforma Docusign são concluídas em menos de 24 horas.

Use modelos e esteja um passo à frente

É fácil enviar por e-mail um único contrato, como um contrato com terceirizados, para um subcontratado. Mas como fazer isso com as dezenas de terceirizados que você contrata por projeto?

Você tem muito trabalho a fazer. Você não deveria precisar criar um novo rascunho, levemente alterado, toda vez que deseja contratar outro terceirizado. Isso desperdiça tempo e abre a portas para erros inesperados.

Os modelos do Docusign eSignature podem te ajudar. Com eles, você pode salvar e reutilizar as informações mais comuns e repetíveis em cada documento. Você também pode adicionar facilmente informações personalizadas e excluir cláusulas desnecessárias, dependendo do destinatário.

Use os modelos do eSignature para estes formulários comumente usados na construção:

• Contratos com terceirizados 

• Renúncias de responsabilidade 

• Garantias

• Ordens de alteração

Assim que um terceirizado recebe seu modelo e é notificado por e-mail, o eSignature adiciona claros marcadores gráficos para orientá-los no processo de assinatura e, em seguida, armazena cada documento digital em sua página inicial do Docusign após a assinatura.

O eSignature também é capaz de ajudar a prevenir fraudes, uma infeliz realidade na indústria da construção: Visando o benefício próprio, às vezes os terceirizados alteram a redação de documentos Word ou PDF já assinados e rubricados. Do ponto de vista técnico, isso configura fraude, mas também algo que você pode ter de provar juridicamente.

Com o eSignature, você recebe uma notificação toda vez que ocorre uma alteração em um documento no qual está colaborando. Caso sejam feitas alterações não acordadas, você pode vê-las imediatamente e adotar medidas para se resguardar.

É uma ótima ideia contar com o advogado de sua construtora ou uma assessoria jurídica on-line acessível, como a LegalZoom, para criar rascunhos iniciais dos seus modelos de documento no Word ou no Google Docs. Dessa forma, você pode modificar cada modelo base antes de transmiti-los para terceirizados por meio do eSignature. Também é possível integrar um modelo do Word ou Google Docs ao próprio eSignature, para economizar ainda mais tempo.

Usando o Docusign CLM Essentials

À medida que sua construtora cresce, pode chegar um momento em que você precise de recursos de correção de documentos, fluxos de trabalho de negociação e controles de versão um pouco mais avançados, além da capacidade de pesquisar todos os seus acordos com mais rapidez.

O que é o CLM?

O gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM) é o controle proativo e automatizado do processo de contratos, que começa na geração e vai até a negociação, assinatura, gestão contínua e o armazenamento. Um software de gerenciamento de contratos como o Docusign CLM pode facilmente substituir um fluxo de trabalho formado por documentos do Word, caixas de entrada de e-mail e unidades de disco rígido locais. Essas tecnologias não foram projetadas para oferecer máxima eficiência no gerenciamento de grandes volumes de contratos de terceirização, entre outros, e não é possível dimensioná-las à medida que o volume e a complexidade de seus contratos aumentam com o passar do tempo.

O software CLM otimiza seus fluxos digitais de contratos com terceirizados, pois aprimora:

1. Geração de documentos. Certifique-se de usar a mais recente linguagem regulatória e aprovada pela área jurídica, graças ao fácil acesso a modelos de contratos e acordos. 

2. Colaboração. Concentre-se mais nas negociações e menos na papelada. Envie contratos para revisão de partes internas e externas, com a facilidade de corrigir edições, comparar alterações e gerar automaticamente uma trilha de auditoria completa. 

3. Fluxos de trabalho. Padronize a ordem de encaminhamento dos acordos, para que as partes interessadas certas, tanto no lado de sua empresa quanto no lado do terceirizado, aprovem os contratos na ordem correta. 

4. Gerenciamento de documentos. Armazene os contratos em um local centralizado totalmente pesquisável e que possibilite a busca tanto pelo título quanto pelo texto do documento. Crie uma única fonte de informações para seu departamento jurídico e sua gerência.

Uma forma acessível de começar 

Considerando todo o poder que o CLM oferece, talvez sua empresa não esteja pronta para investir muito dinheiro em uma solução completa de CLM. Sem problemas.

O Docusign CLM Essentials foi desenvolvido especificamente para empresas em crescimento que desejam começar a usar um software de gerenciamento de contratos para automatizar o processo de contratos.

Esta solução introdutória foi desenvolvida para economizar tempo, otimizar o processo de aquisição de projetos e centralizar seu arquivo de versões de acordos. Com uma integração nativa com o Docusign eSignature, o CLM Essentials pode encaminhar facilmente qualquer contrato para aprovação com apenas alguns cliques.

Padronize processos, automatize a precisão

O gerenciamento completo do fluxo de trabalho ajuda a manter o controle das alterações e das diferentes versões dos documentos durante o vai e vem das negociações com terceirizados. Envie contratos para revisão e aprovação de partes internas e externas, com total capacidade de verificar as alterações feitas de versão para versão. Você sempre saberá qual é a iteração mais recente de um contrato digital com terceirizados.

Você também terá o benefício do armazenamento centralizado de documentos, que impede que os acordos sofram modificações após a assinatura. Nunca mais se veja vasculhando versões de documentos, pois cada versão é armazenada de modo centralizado. 

Por fim, ao diminuir suas chances de assinar por engano um rascunho desatualizado, você acelera início do processo de construção e reduz a potencial perda de receita, um possível resultado da aceitação acidental de termos obsoletos.

Saiba mais sobre Docusign Agreement Cloud para Construção.