Como ter mais agilidade na gestão de contrato de trabalho?

A pandemia do novo coronavírus colocou em xeque modelos tradicionais de trabalho, dando vantagem competitiva a empresas que já estavam digitalizadas. E com relação ao RH, que lida com cartões de ponto, declarações e contrato de trabalho, foi preciso ir além.

Muitas empresas se redescobriram ao adotar soluções ágeis para recrutar, selecionar, contratar, medir desempenho e gerir benefícios. Mas como é possível agilizar processos que envolvem contratos de trabalho, mesmo em períodos de trabalho remoto? É sobre esses desafios do RH que falaremos agora!

Os objetivos da gestão de contratos

Todo gestor de um negócio sabe como os contratos de trabalho são fundamentais para a admissão de novos colaboradores. Considerando as questões legais desses acordos, a sua criação inclui métodos e políticas da empresa, assim como o atendimento à legislação trabalhista.

Dessa forma, os objetivos do gerenciamento de contratos englobam pontos que envolvem conformidade, governança e prestação de contas. Além disso, é necessário considerar aspectos referentes aos riscos, desempenho, pagamentos e relacionamento com os funcionários.

Redução de contratempos

Os maiores problemas envolvidos na gestão de contratos são vencimentos, prazos perdidos e má gestão de responsabilidades. Tudo isso pode provocar ações judiciais e perdas de receita. Além disso, a empresa também pode deixar de reter profissionais competentes.

Por conta disso, as atribuições de todos os envolvidos na gestão de contratos devem ser determinadas claramente. Sua equipe também deve contar com processos comunicativos eficientes, a fim de desenvolver as atividades corretamente.

Aumento na eficácia da gestão

Para criar uma gestão de contratos eficaz, é preciso que a organização adote um modelo básico de contrato, o qual será facilmente assimilado nas operações e na gestão. Além disso, é necessário que haja uma revisão levando em conta todos os aspectos legais na sua formulação.

A legislação elenca os variados modelos de contratos de trabalho. Assim, é possível contratar um colaborador tanto por prazo determinado quando indeterminado. Ou seja, quanto mais dados o gestor tiver, melhor será para avaliar quais tipos de contratação se adéquam às necessidades da companhia e como se certificar de atender aos requisitos legais.

Precisão nas informações

A empresa também deve evitar repassar instruções mal definidas e imprecisas aos colaboradores, uma vez que esses profissionais precisam conhecer suas funções e responsabilidades dentro do negócio. No momento em que há clareza, é mais fácil seguir comandos e ampliar a colaboração de todos os envolvidos.

Por isso, para manter a gestão de contratos de trabalho em dia, a melhor maneira de fazer isso é contar com o apoio da tecnologia. Um software específico é a solução mais eficaz para encarar os problemas que acontecem em um gerenciamento de contratos. A automação acaba com processos manuais e faz com que haja uma melhor organização dos contratos.

Tudo isso permite que a organização aumente sua visibilidade no mercado e identifique quais são os reais riscos atuais e futuros presentes em um contrato. A empresa também terá menos desperdícios de tempo, erros de gestão reduzidos e, consequentemente, observará uma melhor produtividade de toda a sua equipe.

A experiência da gestão estratégica do contrato de trabalho

Ter processos ágeis de contratação de colaboradores é chave para não derrubar a produtividade ou desalinhar processos em meio à rotatividade de funcionários. O problema é que contratar um novo talento não é simples.

Ainda, quando esse profissional é encontrado, sua contratação depende da conclusão de uma série de procedimentos administrativos que retardam em até um mês a efetiva entrada dele. Esse ínterim pode significar a desistência do contratado, a depender de suas qualificações e disputa no mercado.

Além disso, representa atrasos em processos. E isso sem falar no custo financeiro, que aumenta em progressão geométrica a cada dia de morosidade na burocracia do RH em lidar com um contrato de trabalho.

Na era dos negócios digitais, existem inúmeras ferramentas que enxugam processos, reduzem o volume de digitações e aceleram o ingresso de seu novo talento, além de desonerar o RH para torná-lo mais alinhado aos objetivos estratégicos corporativos. Por exemplo, como você regulariza as férias dos funcionários a distância, quando depende da assinatura física deles?

Pois bem, esses instrumentos eletrônicos são capazes de dar mais velocidade à assinatura dos contratos e gerir com mais eficiência documentos intermediários e permanentes dos colaboradores que já estão na empresa, com busca rápida e sem risco de extravio. Vamos falar mais sobre esse RH estratégico.

Os impactos da agilidade na gestão de um contrato de trabalho

O tempo de espera para a conclusão dos trâmites de contratação de um colaborador significa dinheiro perdido para a empresa, tanto pela energia gasta na Gestão de Pessoas quanto pelo maior período em que a vaga ficará em aberto.

Além disso, pensando apenas na dinâmica interna do RH, processos ágeis (baseados em transformação digital) trazem redução do volume de digitações. Com isso, há aumento da produtividade e uma diminuição de erros.

Nesse novo cenário, quando a digitalização do RH é aplicada de forma global, temos uma Gestão de Capital Humano menos operacional e mais disponível para atuar a nível estratégico. Um setor de pessoal não pode se resumir a um reservatório de contagem de faltas e cálculo de proventos.

É preciso ter agilidade na assinatura de contrato de trabalho, emissão de declarações, registros em folhas de ponto, cálculos de férias e horas extras. Isso é feito com tecnologia para automatizar processos, o que resulta nos três benefícios abaixo.

Organização de documentos e facilidade de atuação

O uso da assinatura eletrônica já vinha crescendo muito no Brasil, mesmo antes da pandemia. Em 2018, pela primeira vez na história, foram emitidos mais de 4 milhões de certificados digitais em um único ano (crescimento de 23,10% em relação ao ano anterior).

Veja que estamos falando de apenas um tipo de assinatura eletrônica. Considerando que a confirmação de autoria via autenticação “login/senha” é a mais utilizada no país, fica claro que o ritmo de substituição da assinatura a caneta pelas formas eletrônicas é um caminho sem volta. As razões passam pela agilidade na gestão do contrato de trabalho, que ganha ainda mais amplitude em tempos de trabalho remoto.

A assinatura eletrônica (por login/senha, reconhecimento de IP, biometria, certificado digital etc.) injeta flexibilidade e rapidez na gestão de contratos, uma vez que eles podem ser assinados a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet (PC, laptop, smartphone ou tablet), independentemente da localização geográfica dos signatários.

Retirar a dependência da presença física para concluir atividades de RH aumenta exponencialmente sua força de gestão. São contratos de trabalho, aditamentos, declarações, formulários de seguro saúde, assinatura de folhas de ponto, entre outros muitos documentos, que podem ser firmados em poucos segundos.

Mais do que isso, podem ser arquivados de forma inteligente por via digital. Em poucos cliques, o documento é recuperado, evitando a dificuldade administrativa de ter que recorrer a gavetas repletas de pastas para encontrar uma única folha de anos anteriores (que, não raras vezes, acaba sendo extraviada).

Aumento na experiência de onboarding do funcionário

Em nossa era, o ponto digital deve substituir os cartões de ponto tradicionais, com envio automático dos dados a um software especializado em nuvem. Ele já se encarrega de fazer o cálculo de banco de horas, atrasos e compensações.

Emitir declarações automáticas com assinatura eletrônica, apurar o alcance de metas por Big Data e fazer avaliações de desempenho via Inteligência Artificial também já são cenários reais em muitas empresas de vanguarda. Essas companhias começaram seus processos de transformação digital trocando a assinatura a caneta (que impõe acúmulo de papel) pela centralização trazida pela autenticação eletrônica.

Toda essa dinâmica não beneficia apenas a empresa, mas também a experiência do colaborador, com a possibilidade de conferência de folhas de ponto em qualquer horário e local, simulação de comissões, avaliações de desempenho mais rápidas e justas etc.

Velocidade e segurança na contratação em períodos de distanciamento social

Em 2020, repentinamente, 4,5 bilhões de pessoas foram confinadas em suas próprias casas por conta da pandemia do novo coronavírus. Essa novidade forçou muitas empresas que ainda insistiam em trabalhar de forma analógica a se impulsionar na direção do “novo milênio”, adotando trabalho remoto, gestão de documentos em nuvem, assinatura eletrônica e reuniões por videoconferência.

O resultado foi uma autodescoberta corporativa: 80% dos gestores entrevistados em uma pesquisa da ISE Business School reportaram estar satisfeitos com os resultados do home office. Uma das razões é a velocidade injetada pelos processos eletrônicos.

O mergulho nas tecnologias digitais foi feito, em muitos casos, por conta do novo coronavírus. Porém, ele necessita continuar para que as empresas brasileiras ganhem competitividade ante um cenário internacional já adaptado, por exemplo, à rapidez da assinatura eletrônica (em comparação à burocracia da firma a caneta).

Além da celeridade e da facilidade de gestão (como na possibilidade de assinatura de oferta de trabalho a distância), fazer a gestão digital de contrato de trabalho amplia a segurança.

Sai de cena a fragilidade do desenho cursivo, típico da assinatura manuscrita (de fácil adulteração), e entram recursos como criptografia, algoritmos e geração de códigos únicos em cada documento para afirmação da autenticidade. A guarda passa a ser realmente restrita, com backups automáticos e sem risco de extravios.

A necessidade de ferramentas ágeis para a contratação

Mas para que tudo isso se torne realidade nas empresas, é preciso dispor de ferramentas modernas e confiáveis de aceleração dos processos de RH durante e depois da pandemia. Elas devem oferecer toda uma suíte de soluções para a gestão ponta-a-ponta de contratos e documentos em geral na área de Gestão de Pessoas.

Para além da assinatura eletrônica, o passo inicial para aprimorar a gestão de contratos (no RH e nos demais setores corporativos) é automatizar o ciclo de vida desses documentos com uma solução completa, como o Docusign CLM.

Estamos falando em muito mais do que assinar um contrato de trabalho eletronicamente. Você pode, por exemplo, gerá-lo em um ambiente eletrônico com modelos pré-aprovados e biblioteca de cláusulas.

O Docusign CLM dispõe, também, de correções automáticas e monitoramento do contrato em todas as suas fases (rastreamento completo), com alertas de prazos, informações de status, exibição de listas de usuários etc. Esse automatismo é crucial para dar um novo ritmo ao RH.

A tecnologia nas diferentes etapas de um contrato

É fato que a gestão de contrato exige um controle efetivo sobre as operações. Por isso, contar com mecanismos tecnológicos é fundamental para evitar problemas. O uso de métodos inteligentes reduz erros e melhora a produtividade. A utilização integrada de ferramentas de gestão agiliza processos, conferindo melhor organização e controle de prazos, além de propiciar maior segurança aos processos.

Nessa perspectiva, o Docusign CLM é essencial, já que é uma plataforma ideal para a gestão de contratos digitais. Você pode criar contratos de modo fácil, simplificando o ciclo de vida dos documentos, além de automatizar todas as tarefas manuais e eliminar os riscos relacionados a processos analógicos.

Com o avanço do RH — que até algumas décadas era apenas um controlador de informações funcionais — para uma Gestão de Pessoas inteligente e ligada aos objetivos estratégicos do negócio, tornou-se imprescindível contar com instrumentos tecnológicos de assinatura eletrônica e gestão de contratos digitais. Somente com o apoio da Inteligência de Dados é possível aumentar produtividade e reduzir custos, simultaneamente.

E se você ainda não utiliza assinatura eletrônica na gestão de contrato de trabalho, que tal começar esse processo de desbravamento experimentando gratuitamente (por 30 dias) a solução Docusign de assinatura eletrônica? Descubra agora mesmo a diferença que a digitalização de processos pode fazer em sua empresa!