Compromissos seguros e eficazes no setor público

No setor público, fomentar a assinatura de acordos de forma eficiente e segura é fundamental para cumprir a missão dos organismos públicos e, no final, servir melhor à população.

O Intelligent Agreement Management (IAM), uma nova categoria de software em nuvem que agiliza e automatiza os processos de contratos, ajuda os órgãos públicos a acelerarem o uso de assinaturas eletrônicas. 

Com a plataforma da Docusign, as organizações públicas podem criar facilmente os acordos que definem os seus relacionamentos com os públicos que atendem. Esta postagem do blog concentra-se no estágio de “compromisso” dos acordos do setor público, que é o ato de assinar e dar vida aos acordos. 

Assinatura de acordos na iniciativa público

A virtualização impulsiona os acordos, além de otimizar cada processo operacional e as ações do corpo de trabalho – seja interno ou externo – no setor público. Esses acordos governamentais incluem contratos, memorandos de entendimento, acordos de serviços, formulários fiscais, licenças de construção, pedidos de habitação, pedidos de subsídios e muito mais. 

Ao assinar um acordo, um funcionário ou servidor confirma que as informações são precisas, aprova uma solicitação ou até mesmo autentica a fonte do formulário. Um acordo preenchido e assinado é uma prova juridicamente vinculativa da intenção do signatário e é operacionalmente vital para as agências. 

No entanto, o processo de assinatura tradicional apresenta uma vasta gama de desafios que precisam de ser continuamente abordados, incluindo o manuseio físico de documentos, atrasos no envio e até riscos de falsificação. 

Melhores práticas promover a segurança dos acordos

Existem alguns elementos-chave essenciais para dar vida aos acordos, quando se implementa assinaturas eletrônicas. São eles:

• Garantia da clareza e simplicidade: É importante simplificar o processo de assinatura para todas as partes. Isto significa apenas recolher as informações necessárias e evitar a implementação de assinaturas eletrônicas desnecessárias.

• Flexibilidade de assinatura: Certifique-se de que existam várias maneiras de assinar um acordo para melhor atender os servidores e os funcionários onde quer que estejam, seja em dispositivos móveis ou em aplicativos da Web incorporados. Além disso, forneça notificações por SMS, e-mail ou WhatsApp de que o contrato está pronto para assinatura.

• Acessibilidade: Ofereça uma experiência de assinatura e envio para apoiar e capacitar usuários cegos ou com algum grau de deficiência visual. 

• Conformidade: Garanta que o processo de assinatura esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis no território em que atua. 

• Seguro e válido: Assegure que haja muitas camadas de segurança e autenticação incorporada ao processo de assinatura eletrônica, juntamente com admissão em tribunais.

• Identificação avançada do signatário: Verifique a identidade dos signatários para manter a segurança e a integridade dos acordos.

A vantagem da Docusign no compromisso dos acordos 

A plataforma Docusign IAM ajuda as instituições a se comprometerem com acordos de forma mais rápida, segura e com uma melhor experiência para a sociedade e os funcionários por meio dos seguintes recursos-chave:

• Assinatura eletrônica Docusign: Ao contrário de outros provedores que só podem entregar contratos por e-mail, a entrega multicanal da Docusign notifica os signatários sobre contratos que precisam ser assinados por email, SMS e WhatsApp. A assinatura eletrônica também funciona perfeitamente em dispositivos móveis com assinatura responsiva e pode ser incorporada em aplicativos móveis e da Web, permitindo que os assinantes permaneçam na experiência digital ao iniciar um processo de assinatura. A experiência de assinatura prioriza a acessibilidade ao usar tecnologias assistivas, incluindo navegação e controles de teclado aprimorados e compatibilidade expandida com leitores de tela e navegadores, indo além dos requisitos WCAG para garantir a melhor experiência para todos os assinantes. 

• Verificação de ID Docusign: Implemente opções configuráveis ​​de autenticação e verificação de identidade para atender a todas as necessidades. Os recursos de autenticação de código de acesso do Docusign exigem que o destinatário insira um código que o originador do contrato envia separadamente de suas comunicações Docusign. Além disso, o serviço de autenticação de SMS/chamada da Docusign exige que o destinatário forneça uma senha recebida por uma chamada telefônica ou mensagem de texto SMS para visualizar seus documentos.

• Integração com outras ferramentas: A Docusign integra-se perfeitamente com as ferramentas que os funcionários do setor público utilizam diariamente. Com APIs e integrações entre Microsoft, Salesforce, ServiceNow e SAP, os funcionários não precisam sair da ferramenta para assinar ou enviar contratos para assinatura.

Os acordos são a base para um governo eficaz. Ao garantir que os órgãos públicos tenham as ferramentas para criar e comprometer-se com acordos seguros e eficazes, é possível cumprir políticas e regulações para melhor servir a missão de atender à população. . 

A Docusign é líder comprovada em tecnologia de assinatura e gestao de contratos, com​  um histórico estabelecido de geração, gerenciamento e armazenamento seguro de acordos legais e aplicáveis. 

Agora é a hora dos funcionários do setor público explorarem o Docusign para todas as suas necessidades de contrato. Teste nossa plataforma por 30 dias gratuitamente ou entre em contato com nossos especialistas.