Compliance regulatório: garantindo padrões de segurança

A digitalização trouxe um novo paradigma produtivo para empresas em todos os setores, assim como os seus desafios. Com regras mais dinâmicas e mudanças constantes em novas tecnologias, cumprir os requisitos legais e de segurança se tornou uma prioridade.

Sabia que o compliance regulatório é crucial para atender às normas, sem perder em eficiência e garantindo competitividade? Veja, neste artigo especial sobre o assunto, o que é essa estratégia e como ela funciona na prática!

O que é compliance regulatório?

Para entender o conceito, é preciso definir o que é o compliance corporativo. Originado do verbo “to comply” em inglês (cumprir, obedecer), compliance é o conjunto de estruturas, regras e práticas que garantem a uma empresa o cumprimento de normas internas e externas.

É uma estratégia de governança em que se consolida o funcionamento ideal de um negócio em termos replicáveis por pessoas, ferramentas e processos. Compreende atribuições éticas, produtivas e legais.

Já o compliance regulatório é umas das especializações dentro desse conceito mais amplo. Ele é voltado para a conformidade técnica em relação ao controle governamental, que regulamenta e fiscaliza atividades de acordo com suas determinações.

Ou seja, o compliance regulatório é aquele que garante o ajuste de conduta da organização em relação à lei, evitando riscos como penalidades e sanções. É uma função primordial para os negócios e cada vez mais conectada às lideranças de TI.

Quais são os desafios do compliance regulatório?

Grande parte dos desafios do compliance regulatório está relacionada à adoção de tecnologia nas empresas. Enquanto o mercado e o Governo adotam padrões de digitalização para uma nova era produtiva, as empresas precisam se adaptar com mais frequência e objetividade.

É um tipo de adequação mais ativa do que costumes reativos tradicionais. Nesse sentido, podemos destacar, a seguir, seus principais desafios.

Conhecimento regulatório

A transformação digital permite que regras de conduta sejam mais flexíveis e dinâmicas, com atualizações frequentes repassadas para organizações privadas e públicas.

Cabe à TI, em conjunto com os setores jurídico e financeiro, implantar soluções que acompanhem essas mudanças e ajustar parâmetros produtivos conforme as determinações.

Adaptação produtiva

Processos produtivos ideais são aqueles que encontram o melhor equilíbrio entre eficiência prática e segurança jurídica, permitindo que um negócio desempenhe o máximo de seu potencial, sem burlar as normas.

Fazer essa adaptação é um desafio que exige o alinhamento entre todos os departamentos. É, inclusive, um dos passos da transformação digital: a garantia de que processos manuais transacionem para ambientes virtuais, sem riscos regulatórios.

Custos

Muitas empresas hesitam em adotar um compliance regulatório pleno com medo de custos que desequilibrem as contas. Terminam com meias soluções ou com problemas legais latentes.

Esse desafio se vence com o investimento em tecnologia. Soluções como serviço e outras opções digitais facilitam a gestão de compliance sem pesar no orçamento ou exigir um grande investimento pontual.

Cultura de segurança

Um dos maiores riscos regulatórios hoje é relacionado à segurança da informação. Principalmente depois da entrada em vigor da LGPD — como é conhecida a Lei Nº 13.709, de 2021 —, as empresas possuem determinações novas sobre transparência, utilização e proteção de dados que devem ser contempladas na estratégia de compliance.

O grande desafio aqui é ir além das ferramentas de cibersegurança. É preciso criar uma verdadeira cultura dentro do negócio, que trate esse ativo como primordial e deixe claro o papel de todos os colaboradores para uma rotina segura.

Quais são as estratégias para garantir padrões de segurança?

O último item anterior é a oportunidade perfeita para expandir a conversa sobre segurança da informação — a maior preocupação da TI em compliance regulatório.

Quer entender como liderar uma mudança de cultura e garantir o cumprimento de normas técnicas? Veja os passos.

Mapeie os riscos regulatórios

É impossível ter uma boa governança corporativa, se a empresa não investe em visibilidade de riscos regulatórios. Esse mapeamento envolve setores administrativos — como finanças e jurídico — para detalhar todas as atribuições legais a que o negócio está sujeito.

O mapeamento deve visar, principalmente, as determinações legais relacionadas à digitalização, como infraestrutura de dados, privacidade e gestão digital de contratos.

Mapeie a infraestrutura atual

Após se inteirar dos riscos regulatórios, é hora de determinar quais soluções e processos são atribuídos ao compliance regulatório.

Nesse ponto, busque demandas e oportunidades para a implementação de sistemas de gestão, ferramentas de proteção e serviços seguros para a validação da integridade como assinatura eletrônica.

É por meio da combinação de análise de riscos com a análise de soluções que a TI lidera os esforços para melhorar o compliance ao investir em tecnologia.

Capacite profissionais

Mesmo que a tecnologia seja uma facilitadora do compliance, é impossível atingir um nível ótimo de segurança sem a colaboração de todos os profissionais.

Afinal, muitas das quebras de normas — inclusive as previstas na LGPD — acontecem no mal uso de dados ou falha em processos sensíveis.

Portanto, reúna todas as diretorias para criar um plano de capacitação, com treinamentos voltados para cultura de segurança e boas práticas.

Dois documentos também ajudam nessa hora: os Termos de Uso e o Código de Conduta. São registros que definem o que pode e o que não pode ser feito em questões produtivas, diminuindo a chance de comprometimento da informação ou quebra de regras.

Invista em monitoramento

Com tecnologias, processos e capacitações implementadas, é hora de consolidar o sucesso do seu compliance regulatório.

As ferramentas de monitoramento são aquelas que controlam o acesso a dados, geram históricos de modificação e acompanham o comportamento dos usuários dentro de um sistema digitalizado.

O monitoramento é também sua oportunidade de fazer ajustes necessários de acordo com novas normas e mudanças de mercado. Ou seja, trata-se de mitigar os riscos antes que eles cresçam.

Como utilizar a tecnologia a seu favor?

Destacamos a tecnologia nesta conversa devido a sua importância para cumprir todos os pontos levantados. Na era da transformação digital, não existe compliance sem investimento em soluções adequadas.

Um exemplo disso é investir nos serviços Docusign. Ao implementar um sistema de assinatura eletrônica e gestão digital de contratos, a empresa não só aumenta a segurança na troca de documentos sensíveis, como facilita o controle para contratos e outros registros comerciais importantes.

Contar com a assinatura eletrônica é diminuir os riscos relacionados ao compliance regulatório em uma solução econômica que fomenta a produtividade. Portanto, é a opção perfeita para quem quer entrar na era digital superando os seus desafios.

Que tal conhecer mais sobre os serviços Docusign e saber o que podemos fazer para potencializar a sua empresa? Entre em contato agora mesmo!