Como fazer uma declaração de trabalho eficiente?

Nem sempre o profissional que trabalha para uma empresa ou para pessoas físicas tem a sua carteira assinada. Mas existem situações em que há necessidade de comprovar esse vínculo empregatício. Nesse caso, pode ser criada uma declaração de trabalho.

Esse documento tem validade jurídica e pode ser utilizado, por exemplo, para escolas, creches, bancos ou faculdades. Contudo, é importante que seja criado da maneira correta para que todas as informações estejam claras e para atender às necessidades para as quais ele foi solicitado. Pensando nisso, elaboramos este artigo com algumas informações sobre o assunto para você.

Continue lendo para entender o que é uma declaração de trabalho, a importância desse documento e como ele é feito. Inclusive, aproveite para anotar as dicas de Norbert Otten, Diretor LATAM de Soluções na Docusign, sobre criar e gerenciar as declarações com eficiência!

O que é uma declaração de trabalho?

A declaração de trabalho é um documento que tem por objetivo comprovar a atuação profissional de uma pessoa. Ela demonstra de forma juridicamente legal que aquele indivíduo exerce uma determinada função, seja em uma empresa, seja junto a pessoas físicas.

Geralmente, esse documento é solicitado quando o profissional não tem as suas funções descritas na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Assim, é o recurso que possibilita comprovar que existe a relação empregatícia por meio da prestação de serviços, por exemplo.

Inclusive, o documento também pode ser bastante útil para confirmar o tempo de experiência exercendo um determinado cargo. Além de ser uma declaração de horas de trabalho por dia.

Qual é a importância desse documento?

Existem diversas situações em que há a necessidade de comprovar a atuação no mercado de trabalho. Porém, conforme explicamos, nem sempre o vínculo empregatício é registrado em carteira. Então, esse documento vem como um substituto desse registro.

É muito importante criar a declaração de trabalho para que ela permita o acesso a alguns serviços, como vagas em creches, linhas de crédito em bancos ou até mesmo a participação em programas de auxílio oferecidos pelo Governo Federal em situações especiais, como foi o caso do Auxílio Emergencial durante a pandemia de Covid-19.

Sendo assim, a declaração é essencial para que os profissionais autônomos comprovem que trabalham e têm renda. Também é por meio desse documento que a pessoa é considerada uma empregada, com direito à remuneração e outros benefícios acordados, além daqueles previstos pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Como fazer uma declaração de trabalho?

É fundamental saber como fazer uma declaração de trabalho para que não falte nenhuma informação nesse documento. Não existe uma regra fixa para isso, mas é importante que a mensagem seja clara, objetiva e o mais precisa possível.

Você pode elaborar uma declaração simples. Nesse caso, ela trará apenas os dados pessoais do profissional, as informações sobre o trabalho executado e sobre a empresa e a assinatura de um representante dela. Também é preciso datar esse documento.

As informações fundamentais sobre o trabalhador que precisam constar na declaração são:

• nome completo;

• data de nascimento;

• RG e CPF;

• número da CTPS;

• cargo ocupado;

• local de trabalho;

• data de início da contratação;

• carga horária.

Em relação à empresa, é necessário incluir o nome e o CNPJ dela. Também devem constar o local e a data em que a declaração de trabalho foi criada. Ao final, o documento precisa apresentar a assinatura do representante.

Se a declaração de trabalho foi criada para detalhar um trabalho já finalizado, é preciso que ela traga também a data de saída da empresa ou o momento em que a prestação de serviço foi encerrada. Se o contratante for uma pessoa física, em vez do CNPJ, a declaração vai trazer o CPF do indivíduo.

Vale ressaltar que a declaração de trabalho é um documento flexível, que deve ser redigido conforme a situação de cada profissional. Portanto, você pode encontrar até mesmo alguns modelos prontos de:

• declarações genéricas;

• declarações para profissionais autônomos;

• declarações para quem realiza trabalhos domésticos;

• declarações para entregar em uma creche;

• declarações para informar estágios;

• declarações para estudantes;

• declarações para trabalho voluntariado etc.

Como ferramentas digitais podem otimizar a criação e a gestão de declarações de trabalho?

A tecnologia tem sido uma grande aliada na criação e na gestão de diferentes tipos de documento. Isso inclui as declarações de trabalho. É possível utilizar ferramentas para automatizar as etapas desse processo e seguir a tendência que vem se manifestando no mundo dos negócios: a automatização.

O estudo IDC, Tendências TIC 2024, mostrou que, até 2026, a previsão mundial é de que 50% das empresas adotem estratégias para impulsionar os aspectos relacionados ao ciclo de vida da automação, a fim de desenvolver ainda mais essa prática e maximizar os benefícios que ela traz.

Como dito, uma das atividades que vêm sendo grandemente impactadas pelas mudanças digitais é a gestão de contratos, documentos e acordos, como Norbert explica: “Podemos dizer que a liberação dos dados dos acordos, a automatização dos fluxos e a conexão com outros sistemas são os três grandes pilares dessa transformação”.

Utilizando as ferramentas digitais, você pode criar diferentes modelos de declaração de trabalho para utilizar em variadas situações. Assim não há necessidade de redigir esses documentos a partir do zero sempre que eles forem solicitados.

Ou seja, basta inserir os dados do profissional no modelo e aproveitar a tecnologia para encaminhar o documento para o representante da empresa de forma digital. Ele pode revisar e assinar digitalmente, o que economiza um tempo precioso.

Norbert explica que as ferramentas digitais ainda possibilitam gerenciar os acordos e os contratos ao longo do seu ciclo de vida. “É possível saber com boa antecedência quais contratos vencerão nos próximos dias ou meses, evitando custos rescisórios por renovações automáticas ou indesejadas, por exemplo”, destaca.

Inclusive, Norbert ressalta que a tecnologia otimiza o trabalho do time jurídico, facilitando, por exemplo, a análise das cláusulas de contratos, as negociações e a realização das mudanças necessárias em documentos e acordos. Tudo de uma forma muito mais ágil.

Esse é um dos motivos pelos quais as empresas da América Latina estão destinando seus investimentos em TI para serem mais produtivas e automatizadas. Segundo a pesquisa IDC, 38% delas querem incrementar a sua produtividade com essa estratégia e 34% visam à automatização de processos.

Aliás, não podemos nos esquecer também de que, com o uso de ferramentas digitais, você ainda centraliza a gestão das declarações de trabalho. Assim, fica muito mais fácil ter o controle desses documentos e dos dados, para que eles sejam monitorados de perto, não se percam, não sofram danos e nem se extraviem.

Como visto, a declaração de trabalho é um documento simples, mas tão importante quanto qualquer outro que rege as relações trabalhistas. Por isso, é essencial saber como criá-la e gerenciá-la da melhor forma, a fim de manter boas relações com os prestadores de serviço e colaboradores.

Quer entender melhor como essas ferramentas funcionam? Faça um teste gratuito das soluções oferecidas pela Docusign para otimizar os seus processos de gestão.