Como escolher uma solução de gerenciamento de contratos

Por Austin Miller, Diretor de Marketing de Produto CLM da Docusign

O software de gerenciamento de contratos é crucial para a produtividade de uma organização. Uma boa gestão de contratos pode melhorar a lucratividade da receita anual em 9%, de acordo com uma pesquisa recente da independente International Association for Contract & Commercial Management (IACCM).

Os sistemas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) podem agilizar e automatizar a criação, negociação, execução e armazenamento de um contrato. E são uma escolha inteligente para substituir as ferramentas manuais e entediantes antes usadas para essas tarefas, que não ofereciam visibilidade de gargalos em potencial e contavam com etapas repetitivas desnecessárias.

Mas é importante entender os recursos para que você possa selecionar uma solução que seja adequada para sua organização.

Agora existe uma nova tecnologia CLM, com soluções que são mais fáceis e econômicas para integrar uma organização inteira. Garantindo que sua empresa evite as armadilhas e proteja os benefícios de uma solução CLM moderna, é importante procurar determinados recursos que atendam às necessidades e ao tamanho da sua organização.

Confira o que se deve procurar em uma solução CLM:

Um fluxo de trabalho flexível e configurável

Ao padronizar a criação e as revisões de contratos em fluxos de trabalho configuráveis e flexíveis, uma empresa pode reduzir os erros e o tempo gasto em processos manuais. Por exemplo, algumas soluções oferecem ferramentas de arrastar e soltar, que ajudam usuários não técnicos automatizar até mesmo os processos de contrato mais complexos entre vários responsáveis por contribuir na construção do documento, revisa-lo e aprova-lo.

Ao escolher um sistema de gerenciamento de contratos que ofereça a capacidade de aproveitar modelos de contratos pré-aprovados, uma empresa também pode reduzir a confusão e os erros humanos. Os administradores devem ser capazes de criar, configurar e desenvolver facilmente esses modelos para documentos comuns, como acordos de confidencialidade ou declarações de trabalho (Statement of Work - SOW).

Além disso, um fluxo de trabalho de contrato verdadeiramente flexível e abrangente deve incluir algum tipo de biblioteca de cláusulas jurídicas, preenchida com linguagem pré-aprovada. Durante uma negociação, os usuários CLM, como representantes de vendas, podem pesquisar e inserir uma base de cláusulas para pontos comuns de negociação - uma cláusula de indenização menos favorável, por exemplo, mas ainda aceitável. Em vez de precisar recorrer à equipe Jurídica nessas situações de rotina, os representantes ou seus gerentes podem usar a biblioteca para economizar o tempo de todos, mantendo a conformidade.

Um repositório central de contratos pesquisável

Os sistemas de gerenciamento de contratos visam criar um depósito central, que facilite a busca por um contrato específico. Procure por soluções CLM que vão além do simples armazenamento e pesquisa, mas que incluam organização e pesquisas por metadados, como tags, data de assinatura e geração, tipo de contrato e outros atributos-chave. Essa adição simples pode tornar a localização de um contrato mais rápida e precisa.

Fácil integração em sistemas existentes

A capacidade de integração com o restante dos aplicativos e softwares utilizados pela empresa, além da interação com os departamentos existentes na organização, pode determinar o verdadeiro valor de um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contrato. O processo de contrato, geralmente, é apenas um estágio de um processo de negócios maior.

 Um processo de vendas típico, por exemplo, envolve gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de configuração de cotação de preços (CPQ) e ferramentas de assinatura eletrônica. Com o software de contrato integrado, um representante de vendas pode mesclar as informações do cliente de um sistema CRM, ao mesmo tempo em que extrai informações de produtos e preços de um sistema CPQ, criando um contrato com precisão e rapidez.

Um sistema integrado de gerenciamento de contratos também pode criar conectividade em toda a empresa. Por exemplo, quando uma solução CLM é integrada ao sistema CRM de uma empresa, as equipes jurídicas podem revisar os contratos no sistema, em vez de precisar de suas próprias licenças apenas fazer isso. Um efeito semelhante é sentido pelas equipes de vendas, que antes tinham que enviar por e-mail os contratos assinados para outros departamentos, para posterior revisão e processamento. Quando as soluções são integradas, as assinaturas, os dados do contrato e as aprovações são automaticamente encaminhados para outros sistemas e pessoas que precisam agir.

Os aplicativos certos para atender às necessidades específicas de sua organização

Uma organização deve primeiro examinar os fluxos de trabalho internos antes de escolher o sistema de gerenciamento de contratos correto. Procure a opção que se encaixa nos sistemas de sua empresa e alivia os pontos de dor contínuos. Se seus funcionários não são particularmente experientes em tecnologia, escolha um software que seja menos técnico e mais intuitivo. Ou, se sua organização tiver dificuldades com a segurança à medida que ela se expande ou está sujeita a regulamentações federais, como HIPAA ou SOC 2, escolha um sistema de gerenciamento de contratos que automatize esses processos para ajudar na conformidade.

Saiba mais sobre o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

O Docusign CLM atende a essas necessidades com integrações fáceis, uma interface simples e segura, com conformidade comprovada. Diferente de qualquer outro fornecedor no mercado, Docusign é certificado pela FedRAMP, o que significa que a plataforma está em conformidade com fortes mecanismos de segurança e processos operacionais robustos que atendem ou excedem os mais altos padrões internacionais de segurança e protegem seus documentos e dados.

Docusign CLM é fácil de implementar, usar e estender por toda a organização e, por ser um componente integrado do Docusign Agreement Cloud, essa solução permite que clientes e funcionários acessem outros aplicativos e produtos da Docusign também. O Docusign CLM está posicionado como líder no Quadrante Mágico do Gartner 2020 para gerenciamento do ciclo de vida de contrato.