Como escolher o provedor ideal de assinatura eletrônica

A pandemia acelerou a guinada em direção ao trabalho remoto e ao engajamento digital do cliente. A necessidade de fluxos de trabalho móveis e sem contato estimulou organizações de muitos setores a adaptar fluxos de trabalho críticos e avaliar novas tecnologias para dar suporte a suas transformações digitais. Os novos investimentos principais em tecnologia durante a pandemia incluíram ferramentas de colaboração e conferência na Web e assinatura eletrônica.

Como avaliar um fornecedor de assinatura eletrônica?

Existem vários critérios a serem avaliados antes de você escolher o fornecedor certo para atender às suas necessidades exclusivas de assinatura eletrônica. A primeira etapa é determinar quais são suas necessidades. Comece perguntando a si mesmo:

• Quais são os documentos, contratos e formulários que você atualmente encaminha de forma manual ou em papel e que deseja gerenciar eletronicamente? Os exemplos podem incluir contratos de não divulgação, contratos de vendas, documentação de novas contratações, processamento de faturas, pedidos de compra, relatórios de despesas, contratos com fornecedores, conformidade interna e cartas de intenção.

• Quantos desses documentos você cria e encaminha por semana ou mês? 

• Quer uma solução que se integre aos softwares que você já usa, como Salesforce, Oracle Netsuite, SAP Ariba, Workday, Google Workspace, Microsoft, Slack e Quickbooks?

• Seus destinatários precisam acessar os documentos que você envia para assinatura em dispositivos móveis ou tablets? 

• Gostaria de poder solicitar o pagamento no momento da assinatura? 

• Quantas pessoas em sua organização enviam documentos para assinatura? 

• Você tem interesse em uma solução que oferece uma interface de programação de aplicativos (API), permitindo construir integrações personalizadas para assinatura eletrônica, agora ou no futuro? 

Dois relatórios publicados recentemente, Guia de mercado da Gartner para assinaturas eletrônicas e Tecnologia atual da Forrester: assinatura digital e serviços de confiança, primeiro trimestre de 2021, também oferecem insights úteis sobre quais fatores você deve considerar na avaliação de adequação e recursos do fornecedor da assinatura eletrônica.

Critérios para considerar quando selecionar o software de assinatura eletrônica

Funcionalidade do produto: Se você está procurando uma solução básica de assinatura eletrônica, vários fornecedores podem atender às suas necessidades. No entanto, se você precisar de uma funcionalidade avançada, maior flexibilidade e fluxo de trabalho de contrato completo, as opções serão mais limitadas. A Forrester segmenta o mercado com base em recursos de solução, com os fornecedores dos segmentos de plataforma de "serviços de confiança digital" e "transformação digital" oferecendo várias vantagens atraentes em relação aos das categorias "especialista em assinatura eletrônica" e "especialista em PKI". Você deve compreender totalmente suas necessidades de funcionalidade atuais e considerar como elas podem evoluir no futuro antes de selecionar seu parceiro de assinatura eletrônica.

Porte do fornecedor: A Forrester também segmentou o mercado com base na receita anual, com os maiores fornecedores na categoria de mais de US$ 40 milhões. Esses fornecedores são bem estabelecidos, têm presença geográfica global e normalmente oferecem funcionalidade e experiência profundas em uma variedade de setores da indústria.  

Geografia: Se sua empresa opera internacionalmente ou em várias jurisdições regionais, escolha um provedor com uma forte presença global, além de conhecimento especializado dos requisitos regulatórios locais, como eIDAS na União Europeia e LGPD no Brasil.

Recursos de integração: Para maximizar a eficiência do seu fluxo de trabalho, a capacidade de integração às principais plataformas digitais usando interfaces de programação de aplicativos (APIs) e kits de desenvolvimento de software (SDKs) é fundamental. De acordo com a Gartner, "a profundidade da integração e a simplicidade do uso de assinaturas eletrônicas dentro da plataforma de processo de negócios escolhida são frequentemente fatores importantes na seleção do fornecedor". 

Risco de conformidade: Empresas de setores altamente regulamentados, como serviços financeiros ou de saúde, podem estar sujeitas a requisitos rigorosos de segurança de dados e garantia de identidade, dependendo das jurisdições em que operam. Esses regulamentos incluem aqueles que tratam da privacidade de dados, requisitos de conhecimento do seu cliente (KYC) e protocolos de autenticação (como os prescritos na Diretiva de serviços de pagamento 2 (PSD2) europeia).

Segurança de dados: Os incidentes envolvendo fraude de identidade, violação de dados e ameaças à integridade dos dados aumentaram muito nos últimos anos. Escolha um fornecedor que ofereça recursos de segurança sofisticados, como preservação de trilha de auditoria, suporte a assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas e gerenciamento de certificados.

Experiência dos clientes e funcionários: Agora, mais do que nunca, a praticidade e a facilidade de uso são altamente valorizadas tanto pelos clientes quanto pelos funcionários. De acordo com a Forrester, "40% dos influenciadores de compra globais pesquisados dizem que melhorar a experiência de seus clientes é uma prioridade alta ou crítica para o próximo ano".

Selecionar a melhor solução de assinatura eletrônica

A Gartner recomenda seguir um caminho deliberado para avaliar e selecionar o melhor provedor de soluções de assinatura eletrônica a fim de atender às necessidades exclusivas de sua organização. Algumas dessas etapas já cobrimos, incluindo:

1. Entenda seus requisitos de negócios e avalie todos os casos de uso potenciais em sua empresa. Pense sobre onde a assinatura eletrônica pode ter mais impacto em sua organização e mapeie o processo. Observe que a funcionalidade necessária e os requisitos de processo podem variar muito, dependendo de os casos de uso serem business-to-business (B2B), business-to-consumer (B2C), business-to-employee (B2E) ou mesmo employee-to-employee (E2E). 

2. Avalie seus requisitos de segurança, conformidade e tecnologia. Depois de determinar quais casos de uso fornecerão o maior valor e impacto, estabeleça os requisitos nessas principais áreas. Avalie as integrações de sua plataforma, considere se você trabalha em um setor altamente regulamentado e determine os requisitos específicos de regulamentos, privacidade e segurança de dados das jurisdições geográficas em que você opera.

O Guia de mercado da Gartner para assinaturas eletrônicas também oferece insights sobre como avaliar modelos de licenciamento.

1. Considere qual modelo de licenciamento de fornecedor atenderá de forma mais completa e econômica às suas necessidades. Alguns provedores oferecem várias opções de licenciamento e versões de seus produtos mais populares para atender ao orçamento da sua organização e às necessidades de caso de uso. De acordo com a Gartner, "a maioria dos clientes do Gartner em busca de uma solução para toda a empresa em vários casos de uso, plataformas e departamentos descobre que as versões do produto mais adequadas para eles são as versões corporativas". Isso se deve aos recursos integrados de conformidade e segurança que essas soluções de serviço completo oferecem, junto com a capacidade de integração total às plataformas mais comuns de software como serviço (SaaS).

2. Selecione o fornecedor que cumpre todos os critérios. Depois de criar sua lista de pontos principais, recomendamos que você aproveite um período de teste gratuito ou uma conta de sandbox do desenvolvedor para ter uma ideia de quais ferramentas serão adequadas para sua organização. Se você está procurando integrar uma solução de assinatura eletrônica ao software existente, fale com a equipe de serviços profissionais do fornecedor para conhecer as melhores práticas e pacotes de serviços que estão disponíveis para você começar rapidamente. Escolha o provedor que oferece a melhor combinação de atributos para atender às suas necessidades específicas, com foco nos que desenvolveram soluções de caso de uso especializadas para o seu setor de indústria.

Como as expectativas dos clientes e funcionários continuam evoluindo em um ritmo acelerado, a necessidade da transformação digital nunca foi tão grande. As soluções de assinatura eletrônica são um componente integral do ecossistema digital e selecionar o fornecedor certo para atender às necessidades exclusivas da sua organização é uma etapa crucial. Caso queira entender mais sobre este assunto faça o download gratuito do ebook "Como escolher uma solução de assinatura eletrônica"

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