Como a Gestão Inteligente de Acordos (IAM) pode transformar o seu negócio?

Se observarmos a vida como um todo, ela é repleta de acordos — e eles acontecem desde a infância, ao negociarmos mais dez minutos de TV antes de dormir. Mas, no mundo dos negócios, a situação é bem mais complexa. Por isso, além de negociar, é importante dominar o que é o IAM (Intelligent Agreement Management) para não ter prejuízos.

Todos os setores de uma empresa elaboram acordos e precisam gerenciá-los de forma eficiente. É o que acontece, por exemplo, entre os Recursos Humanos (RH) e os colaboradores; com as ordens de serviço ou de compra; com os contratos de confidencialidade; e assim por diante.

Tudo isso pode gerar insights para o seu negócio ter cada vez mais sucesso e, neste artigo, você vai entender os porquês. Continue lendo para conhecer o conceito de IAM, a importância de aplicá-la, os benefícios e mais algumas informações importantes trazidas por Norbert Otten, Diretor LATAM de Soluções na Docusign.

O que é Gestão Inteligente de Acordos?

Nem todas as negociações realizadas entre duas (ou mais) ficam registradas em um contrato. Os acordos são uma prática bastante comum no mundo dos negócios e fazem parte da rotina dos setores das organizações.

Recursos Humanos, Vendas, Financeiro, Jurídico, Compras, Marketing fazem diferentes tipos de acordos, com colaboradores, clientes, parceiros ou fornecedores. Mas, embora não exista o envolvimento de advogados, essas negociações são compromissos que precisam ser levados a sério.

Inclusive, porque também pode existir um peso judicial, dependendo do tipo de acordo. Logo, é um aspecto dos negócios que precisa ser gerenciado de maneira eficaz.

Essa é justamente a proposta da Intelligent Agreement Management (IAM), ou Gestão Inteligente de Acordos da Docusign. Trata-se de uma plataforma que permite a criação, a negociação, a formalização e o gerenciamento dos acordos feitos por uma empresa.

Como a IAM é praticada

Em muitas companhias, a gestão de acordos continua sendo uma prática defasada. Isso porque ainda é comum que sejam utilizados editores de texto para registrar as condições dos acordos, que são enviados por e-mail e arquivados de uma forma isolada em dispositivos individuais.

É verdade que algumas organizações já utilizam recursos tecnológicos, como o eSignature da Docusign, para fazer a assinatura eletrônica de acordos, entre outras ferramentas. Contudo, ainda existe o desafio na hora de gerenciar esses documentos para que eles possam não apenas ser preservados, mas sejam estrategicamente aproveitados pela organização.

Para que isso seja possível, o ideal é adotar o IAM, a fim de gerenciar os acordos por meio de uma plataforma específica. Para Otten, fazer com que o processo de gestão se torne digital é muito importante para melhorar o controle do ciclo dos acordos, desde a criação até a renovação ou o distrato.

Segundo ele, a plataforma ajuda a evitar riscos, como informações erradas ou dados mal inseridos. Portanto, é possível gerenciar acordos de duas formas, mas a melhor alternativa é a adoção das práticas de IAM para que essa tarefa seja realizada de uma forma estratégica e vantajosa.

Qual é a importância para as empresas modernas?

Otten explica que, quando não é adotado um processo inteligente para fazer a gestão de acordos, o negócio enfrenta uma série de desafios. Segundo ele, o processo de concepção dessas negociações se torna desconexo e tortuoso, na maioria das vezes.

É preciso passar por diversas áreas, as informações não são verificadas da maneira correta pela contraparte e os termos podem gerar atrito na hora da negociação. De acordo com o especialista, também falta transparência ao longo do processo.

Isso faz com que existam muitas "idas e vindas" de versões do acordo, exigindo um tempo muito grande no processo. Em simultâneo, dificulta ter um histórico das versões, alterações e aprovações.

Otten ainda alerta sobre os riscos de fraude. “A formalização, muitas vezes, carrega um foco tão grande para ser finalizada, dado todo o trâmite anterior, dispendioso e demorado, que pode passar desapercebida a coleta de evidências para diminuir o volume de fraudes”, ele explica.

Sendo assim, o IAM também é muito importante porque ajuda na prevenção de prejuízos para a empresa. Além disso, contribui para uma melhor compreensão dos acordos feitos e, a partir disso, facilita a identificação de insights que podem trazer mais vantagens em negociações futuras.

Quando o Intelligent Agreement Management é praticado de maneira eficaz, tende a contribuir para o crescimento do negócio. Afinal, como dito, é possível gerar oportunidades para que a empresa obtenha ganhos financeiros ou reduza custos processuais que exigem recursos excessivos.

Quais são os benefícios da IAM?

“Com plataformas de Intelligent Agreement Management, teremos a possibilidade de gerar muito mais valor e mais rápido, de forma eficiente e segura, para os negócios e as pessoas”, ressalta o líder da Docusign.

Isso significa que todas as partes envolvidas nos acordos são beneficiadas pelas boas práticas de IAM. A empresa tem um processo mais bem estruturado, organizado e ágil. Isso minimiza a ocorrência de erros e promove mais produtividade para as equipes.

A agilidade na rotina melhora o desempenho da companhia como um todo. Com isso, as negociações acontecem rápido, reduzindo o risco de desistências e gerando mais oportunidades, sejam de boas parcerias ou de vendas.

A segurança citada por Otten também é um aspecto que precisa ser reforçado. Afinal, ao contarmos com o ecossistema IAM, temos maior confiabilidade nas etapas do processo e a certeza de que tudo está sendo cumprido da maneira como deve ser, seguindo regras, políticas e regulamentos, internos ou externos.

Isso garante que os acordos vão seguir de uma forma transparente e vantajosa para todas as partes envolvidas. Ainda, promove a maior confiabilidade na própria organização, melhorando a sua imagem junto aos parceiros, fornecedores e consumidores.

Como você pode ver, são vários os benefícios que o IAM pode trazer. A seguir, falamos com mais detalhes sobre os principais. 

Automação de processos

Considere que, para fazer o Intelligent Agreement Management, vamos utilizar uma plataforma voltada para esse fim. Ou seja, teremos o suporte da tecnologia para que o processo de criação e gestão dos acordos aconteça de forma digital e fluida.

É por isso que a automação de processos é um dos benefícios dessa prática. Afinal, com o suporte da ferramenta, diversas tarefas repetitivas podem ser realizadas de maneira automática pelo sistema, reduzindo a operacionalidade e melhorando a produtividade da equipe, além de proporcionar um aproveitamento melhor do tempo.

A plataforma IAM permite, por exemplo, criar os acordos de uma forma colaborativa, de modo que os setores da empresa, os profissionais e as partes envolvidas possam fazer isso em conjunto. A criação ocorre de maneira automatizada e integrada aos processos e sistemas do negócio.

Isso significa que você pode trabalhar com o IAM e os sistemas rotineiros da sua empresa, como ERP, CRM e HRM. Depois, a formalização desses acordos segue com muito mais rapidez, inclusive com a possibilidade de utilizar ainda outras soluções, como a assinatura eletrônica, a fim de agilizar etapas e melhorar a experiência das partes envolvidas.

A automação também acontece no gerenciamento dos acordos já formalizados. Podemos contar com a tecnologia para evidenciar informações ocultas, por exemplo. Com isso, você pode extrair valor desses acordos e reduzir riscos desnecessários, conforme citado.

Norbert ainda ressalta que outras tecnologias vêm para potencializar a eficiência da plataforma IAM. “O futuro do IAM, ou uma realidade muito próxima, na verdade, traz um ingrediente fundamental para aumentar a produtividade, escalabilidade e agilidade de todo o ciclo: Inteligência Artificial”.

Segundo ele, essa tecnologia ajudará em processos como:

• análise de riscos;

• identificação de cláusulas de maior impacto;

• sugestões de melhorias na redação;

• análise de padrões da empresa;

• adequação às mudanças na legislação;

• emissão de alertas;

• negociações automáticas etc.

Vale ressaltar que a Inteligência Artificial é uma forte tendência na América Latina. Segundo o estudo IDC, Tendências TIC 2024, até o ano de 2027, as cinco mil maiores empresas em LATAM vão destinar mais de 25% do orçamento de TI para as iniciativas de IA.

Integração com sistemas de negócios

Conforme explicamos, é possível integrar a plataforma de Intelligent Agreement Management a outros sistemas utilizados na empresa. Isso torna as rotinas ainda mais simples pela facilidade na hora de trocar dados e informações.

Como diferentes equipes já têm acesso a essas ferramentas rotineiras, esse processo de colaboração é favorecido. A comunicação também acontece de maneira mais eficiente porque todos têm acesso ao material necessário para seguir com a criação e concretização dos acordos.

Uma vez que tudo está integrado, obtemos agilidade na hora de definir os termos do acordo. Inclusive, para que eles sejam redigidos de forma vantajosa e com menos riscos. Otten ressalta que isso ajuda a reduzir a ocorrência de erros, como no caso de receber ou contratar algo de forma equivocada e ter que arcar com os custos.

Para ele, o fato de manter todas as informações logadas traz facilidade, ainda, na hora de fazer auditorias. Além de garantir que tudo esteja em conformidade com as boas práticas de governança da organização.

Extração de insights valiosos

Como você viu, o IAM é uma plataforma que permite automatizar os processos na hora de fazer a gestão de acordos. Segundo o líder da Docusign, as etapas automatizadas evitam que detalhes passem despercebidos.

O especialista conta que revisões e aprovações, por exemplo, são feitas conforme a criticidade e de maneira hierárquica. Dessa forma, é possível acompanhar qualquer dado ou informação importante para qualquer área que seja.

Afinal, ele lembra que, muitas vezes, um detalhe pode não ter relevância para um determinado setor, mas, para o outro, faz muita diferença. É o que acontece, por exemplo, com datas e prazos de pagamento, quantidades, responsabilidade legal e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Com o auxílio da tecnologia, os acordos não se tornam documentos isolados e que ficam armazenados em locais que dificultam o acesso e a consulta. Na verdade, tornam-se um material ativo e muito valioso da organização, para que ela possa compreender melhor os próprios processos e a realidade.

Com o ecossistema inteligente, a empresa consegue ter uma visão dos acordos mais benéficos para ela. O mesmo vale para aquilo que pode ser alterado ou adequado para que seja ainda melhor para os seus próprios interesses, para gerar valor à outra parte ou para oferecer uma experiência mais interessante e positiva.

Tudo isso é uma forma de trazer oportunidades que possam refletir na eficiência operacional, na melhoria da imagem do negócio, na qualidade das entregas e soluções, entre outros efeitos positivos.

Prevenção de prejuízos

Explicamos que a plataforma de IAM ajuda na prevenção de fraudes em acordos. Com isso, evitamos que a empresa tenha algum tipo de prejuízo com as negociações feitas, além de ter a certeza de que tudo está seguindo regras, leis e regulamentações.

Um bom exemplo disso são as questões trabalhistas. Ao fazer a gestão inteligente de acordos, é possível evitar que a empresa responda a processos judiciais ou precise pagar multas por causa de cálculos mal realizados ou por algum detalhe que deixou passar.

Otten ainda explica que a má gestão dos acordos pode fazer com que a empresa perca a sua lucratividade, justamente por causa de multas que poderiam ter sido evitadas. O mesmo é aplicável quando elas são pagas indevidamente ou quando não são emitidas. Ele ainda cita as negociações mal feitas, os riscos assumidos de forma desnecessária e as renovações que não deveriam acontecer.

Como implementar o IAM no seu negócio?

O especialista recomenda começar entendendo o que o negócio precisa, antes que as tecnologias sejam implementadas. “Quando entendidas as dores, as necessidades e o foco da empresa, o processo digital (não a digitalização do processo analógico) é criado”, ressalta Otten.

Portanto, é preciso definir de que maneira o processo digital vai acontecer, tendo como base a realidade e as rotinas de cada organização. Não se trata de transferir o processo analógico para o meio digital, mas, sim, de adequar as etapas para que elas possam ser realizadas por ferramentas tecnológicas.

Uma vez que isso foi definido, é preciso adotar uma plataforma de IAM para auxiliar no processo de gestão e transformação, como as soluções oferecidas pela Docusign, utilizadas por diversas empresas, de vários setores da nossa economia.

Os acordos firmados em contrato ainda podem ser gerenciados com o auxílio de uma ferramenta que monitore os ciclos. O Docusign CLM faz esse controle para reduzir riscos, facilitar negociações e otimizar a gestão desses documentos.

Fazer a integração do IAM com sistemas legados também é muito importante. Além de definir como os acordos deverão ser criados para fazer as configurações ideais das etapas e do fluxo de trabalho.

No entanto, não podemos nos esquecer de treinar as equipes para lidar com esse novo processo digital. Inclusive, para que compreendam a importância da colaboração entre setores para ter mais eficiência e precisão na criação e na gestão dos acordos.

Com a adoção de técnicas e boas práticas de IAM, como visto, o seu negócio só tem a ganhar. Afinal, terá mais eficiência, precisão, produtividade e segurança na criação e na gestão de acordos, além da possibilidade de utilizar esses documentos de uma forma estratégica para gerar ainda mais oportunidades e fazer negociações cada vez mais vantajosas.

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