Como fazer uma procuração eletrônica?

A procuração eletrônica, assim como a assinatura eletrônica, tem revolucionado o dia a dia das pessoas e empresas. Por isso, saber como funciona esta modalidade pode facilitar o dia a dia em situações como a solicitação de documentos públicos de sua empresa por meio de funcionários nomeados, a realização de solicitações junto a instituições públicas e financeiras, entre outros.

Neste artigo, você acessará um panorama com informações relevantes e práticas sobre o assunto. Aprenda como fazer uma procuração e os cuidados que devem ser tomados ao longo deste processo. Continue a leitura e descubra!

Como se faz uma procuração simples?

Uma procuração simples é um documento legal que concede a uma pessoa a permissão para agir em nome de outra pessoa em assuntos específicos.

Essa autorização pode ser ampla ou limitada a determinadas atividades e é frequentemente usada em situações em que o outorgante não pode estar presente para realizar determinadas tarefas.

A procuração simples geralmente inclui informações básicas, como os nomes completos do outorgante e do procurador, uma descrição clara da autoridade concedida, a data de validade da procuração e as assinaturas de ambas as partes. Ela não exige a presença de um tabelião ou testemunhas, tornando o processo mais simples do que a elaboração de uma procuração pública.

No entanto, é importante destacar que, apesar de sua simplicidade, a procuração simples deve ser redigida com cuidado para garantir que os termos sejam claros e abrangentes o suficiente para atender às necessidades específicas do outorgante.

O uso desse tipo de procuração pode variar dependendo das exigências de cada órgão, por isso, antes de apresentá-la, é importante verificar se ela será aceita como documento válido na situação em que será utilizada.

Como se faz uma procuração eletrônica?

Assim como sua versão do tipo particular assinada com caneta em papel, a procuração eletrônica é o mecanismo por meio do qual um cidadão designa alguém de sua confiança como seu representante a fim de agir em seu nome dentro de determinados limites ali documentados.

A diferença entre a procuração simples e a eletrônica é que, na forma computacional, esse documento pode ser elaborado e validado sem a necessidade de reconhecimento de firma e replicado em caso de extravio.

Fazer uma procuração eletrônica é bastante simples, começando por ter um certificado digital. É importante diferenciar que esse tipo de procuração tem um processo de confecção próprio junto à Receita Federal que é diferente das demais situações.

Procuração junto à Receita Federal

Para entregar documentos por mandado junto à Receita Federal, o contribuinte precisaria acessar o site do órgão, imprimir um formulário específico, assiná-lo, reconhecer firma e entregá-lo ao seu representante.

Depois disso, o procurador ainda teria que agendar o comparecimento em uma unidade da Receita — a espera pode durar meses — apenas para validar essa procuração manualmente. Enfim, um procedimento que pode ser complexo e demorado. .

Mas você pode trocar tudo isso por uma procuração eletrônica. Nesse caso, basta utilizar seu certificado digital para acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC). Na área interna do site, vá ao menu do canto superior esquerdo e clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento — Procuração para e-CAC”. Em seguida, selecione a opção “Cadastrando Procuração”.

Você será então levado a uma tela de preenchimento dos dados do procurador e do alcance do mandado, o que pode incluir eSocial, DIRPF, Parcelamento de Débitos, Sistema de Controle de Isenção de IPI e IOF (SISEN), Escrituração Contábil Fiscal (SPED-ECF), entre mais de uma dezena de opções.

As procurações podem ser cadastradas diretamente no site da Receita para pessoas físicas e jurídicas. Nesse último caso, seria a hipótese de um escritório contábil ser nomeado como procurador de uma empresa.

Demais procurações

O procedimento acima é específico para a Receita Federal. Em outras situações, a forma mais fácil de fazer uma procuração eletrônica é por meio da plataforma Docusign, que se integra diretamente aos aplicativos do Google e da Microsoft, permitindo assinar documentos a partir de seu e-mail ou pela extração de arquivos em PDF ou do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint etc.), armazenados localmente ou em nuvem.

Basta inicialmente abrir sua plataforma DocuSign e fazer o upload do documento. Você pode importá-lo de seu computador ou de sites de compartilhamento de arquivos, como Dropbox, Google Drive e OneDrive.

Em seguida, deve indicar os nomes, locais de assinatura e endereços de e-mail dos signatários de sua proposta, contrato, procuração eletrônica ou simples declaração. Se houver alguém além de você, há inclusive a possibilidade de especificar a ordem em que todos precisam assinar.

Após, clique em “Assinar” sobre seu nome. É possível fazer isso por meio de tablet, PC, notebook ou smartphone, bem como criar uma assinatura eletrônica cursiva “simbólica”, já que a autenticação é garantida pelo LD do envelope — conjunto de documentos que você envia à assinatura.

Caso haja outros subscritores, uma vez que você insira sua firma e clique em “enviar”, um link será remetido automaticamente ao e-mail de cada destinatário, a fim de que o documento seja acessado e as demais assinaturas sejam geradas.

Em poucos minutos, sua procuração eletrônica será totalmente autenticada e armazenada em nuvem, de forma segura, com fácil recuperação. No entanto, é preciso lembrar que a solução DocuSign tem recursos para assinatura híbrida, o que significa compatibilidade também com a chancela por meio de certificado digital.

Em outras palavras, você escolhe qual tecnologia utilizar dependendo das exigências do destinatário. Para a maior parte dos ajustes jurídicos, a assinatura eletrônica sem certificado digital é suficientemente válida. Para petições judiciais ou cumprimento de obrigações com a Receita Federal, será preciso utilizar a assinatura digital — via certificado da ICP-Brasil.

A procuração eletrônica tem validade jurídica?

A MP nº 2.200-2/2.001, ainda em vigor, garante a plena validade jurídica da assinatura eletrônica avançada, via certificado digital, para a autenticação de documentos de qualquer natureza. Esse diploma legal representou um marco para a edição de inúmeras leis específicas posteriores que ratificaram a presunção de veracidade de procurações, contratos, declarações e recibos assinados digitalmente.

Aliás, muitas pessoas se perguntam como uma MP pode estar ainda em vigor, tendo em vista a necessidade de o Congresso Nacional convertê-la em lei no prazo de 60 dias prorrogáveis, sob pena de perda de eficácia.

Ocorre que essa obrigatoriedade de conversão em lei foi determinada pela Emenda Constitucional nº 32/2001, de 11/09/2.001. Já a MP nº 2.200-2/2.001, que legitima a validade dos documentos eletrônicos, foi editada em 24/08/2.001 — 18 dias antes da EC, ficando fora, portanto, dessa necessidade de conversão.

Mas além dessa MP, vários outros dispositivos legais regulamentam o uso da assinatura digital ou o ampliaram para outras formas de chancela eletrônica. Entre elas, destacamos: Carta-Circular nº 3.234/2.004, Circular SUSEP nº 277/2.004, Instrução Normativa SRF nº 580/2.005, Lei Federal nº 11.419/06, Resolução CFM nº 1.821/2.007, e, Medida Provisória nº 459/2.009.

O que é preciso para fazer uma procuração no cartório?

A procuração é chamada de pública quando feita no cartório de notas ou no consulado brasileiro e tem seus termos registrados no livro de procuração, substabelecimento e revogação do cartório, ficando disponível para consulta pública por tempo indeterminado.

Trata-se de um ato de expressão de vontade redigido por um escrevente autorizado pelo tabelião no qual o outorgante nomeia o outorgado para representá-lo legalmente em atos jurídicos. Deve conter os limites do poder concedido.

Ela pode ser utilizada perante qualquer organização, desde bancos até em juízo, e para diversos atos legais, como compra e venda de imóveis, casamento, divórcio, entre outras ações. Há situações em que existe a obrigatoriedade legal da procuração ser pública a fim de evitar fraudes.

Nesse caso, a assinatura do outorgante não precisa ter a firma reconhecida, já que esse tipo de procuração tem fé pública. Seu prazo de validade pode ser delimitado por:

• exigência do órgão em que será apresentada;

• lei em virtude da situação em que é utilizada;

• cláusula da própria procuração;

• sua revogação.

Modelo de procuração

O modelo de procuração deve ser elaborado considerando as particularidades da situação em que ela será utilizada. Em geral, os documentos incluem:

• nome e qualificação completa do outorgante e do outorgado;

• descrição clara da autoridade concedida;

• data de validade da procuração;

• assinaturas.

Quais as vantagens de fazer uma procuração eletrônica?

Existem inúmeros benefícios em trocar a autorização à caneta pela assinatura eletrônica em suas procurações. Conheça as principais vantagens!

• Extrema segurança: derivada de todos os recursos da plataforma de emissão disponíveis tanto na assinatura eletrônica quanto na digital.

• Rapidez na autenticação e remessa de procurações: você pode elaborar, assinar e remeter, pela Internet, uma procuração eletrônica a um outorgado que esteja em outro município/estado.

• Centralização de informações: sabe aquela bagunça inevitável que o acúmulo de papel forma nas gavetas e nas pastas do seu escritório? Que tal trocar tudo isso pela agregação digital de todos os seus principais documentos?

• Facilidade de gestão: você pode armazenar suas procurações em nuvem, bem como replicá-las em caso de extravio ou dano.

• Comodidade: com o deslocamento integral do eixo de informações do papel para a nuvem, sua empresa sai dos limites de sua sala para ter vida em qualquer lugar. Você pode dar andamento a processos e assinar contratos, propostas e procurações de casa, no trânsito ou no saguão do aeroporto, tudo a partir do seu smartphone.

• Rápida consulta: derrubar o tempo que seus colaboradores perdem mensalmente procurando documentos não tem preço. O mais interessante, todavia, é que seu oferecimento no modelo SaaS — assinatura mensal do serviço em nuvem — faz dessa tecnologia um instrumento extremamente acessível, inclusive às PMEs ou MEIs.

• Redução de custos operacionais: as chancelas notariais são dispensadas no formato digital. Há ainda a diminuição dos custos com papel e impressões, o que aumenta o valor agregado ao adotar a procuração eletrônica.

Apesar de as vantagens serem, em essência, similares nos dois modelos de autenticação — eletrônico tradicional ou digital —, há algumas particularidades decorrentes da natureza de cada tecnologia que requerem atenção.

Assinatura digital

A assinatura digital se utiliza de algoritmos para, por meio de um par de chaves criptográficas, criar um conjunto de códigos matemáticos únicos para cada documento assinado. Basta uma simples tentativa de edição para que a autenticação anteriormente aposta em sua procuração eletrônica seja cancelada.

Esse modelo de alta tecnologia se baseia atualmente no sistema de criptografia assimétrica, por meio do qual a chancela dos documentos é feita por um par de chaves distintas e interdependentes: a chave privada e a pública.

A primeira chave — privada — é de conhecimento exclusivo do emissor, e a segunda — pública — pode ser usada pelo destinatário para, por exemplo, decifrar o conteúdo cifrado pela chave privada. Cada usuário gera seu par de chaves com o auxílio de um certificado digital.

Atualmente, existem padrões de criptografia com força equivalente a 384 bits, cuja robustez matemática torna virtualmente impossível a “quebra” desses códigos, ainda que, para isso, fossem usadas centenas de máquinas simultaneamente.

É esse poder tecnológico que faz da assinatura digital a mais segura entre todos os meios de confirmação de identidade, tornando uma procuração eletrônica — assinada digitalmente — a forma mais confiável de transferir poderes a terceiros sem risco de fraudes.

Assinatura eletrônica

Se este é o primeiro artigo que você lê em nosso blog, pode estar confuso com as expressões “assinatura eletrônica” e “assinatura digital”. Elas têm significados diferentes entre si.

Passando rapidamente, a primeira é um termo amplo, que envolve qualquer recurso aplicado por ferramentas computacionais na confirmação de identidade em sua procuração eletrônica, declaração, contrato etc.

Dentro desse imenso rol de possibilidades, temos a assinatura por reconhecimento de CPF ou IP, biometria, login/senha, como nas transações bancárias e, é claro, a que utiliza um certificado digital — a assinatura digital.

Dessa forma, a assinatura eletrônica é o gênero para o qual a digital é a espécie. Entretanto, as especificidades dessa última são tão extensas que a linguagem informal passou a chamar de eletrônica "tradicional” todas as autenticações computacionais que dispensam o uso de certificado digital.

Daí a oposição corriqueira entre assinatura eletrônica tradicional e assinatura digital. Sendo esta última, em certa análise, também uma forma de firma eletrônica. Mas agora vamos nos concentrar no primeiro formato.

Recentemente, com o desenvolvimento de tecnologias como blockchain e criptografia avançada, o nível de segurança da assinatura eletrônica “tradicional” foi elevado exponencialmente.

Uma plataforma de assinatura eletrônica dispõe atualmente de camadas adicionais de segurança, como autenticação de dois fatores, hierarquia de permissões de acesso, backups automáticos, criptografia dos conteúdos assinados, entre muitos outros instrumentos de proteção à sua procuração eletrônica dignos de sistemas bancários.

Soma-se a esse fator mais praticidade da assinatura eletrônica “tradicional”, e você entenderá por que esse formato se tornou mais popular no mundo corporativo do que a assinatura puramente digital.

Atualmente, independentemente do tipo escolhido — por certificado digital, login/senha, IP etc. —, as plataformas de assinatura eletrônica em nuvem se solidificam como fontes seguras de ratificação de identidade, e os benefícios de adotar suas tecnologias vão muito além da proteção.

Agilize seu processo!

Tão importante quanto saber como fazer uma procuração, é entender as diferenças entre o modelo físico e o modelo eletrônico. Em nossa rotina, estamos totalmente adaptados à assinatura de documentos digitais, como é o caso do termos de responsabilidade, por exemplo.

O mundo dinâmico atual não permite submeter-se ao peso da caneta por todas as suas consequências — geração de papel, risco de extravio, longo tempo para finalização, aumento de custos administrativos.. Por isso, se você ainda não trabalha com procuração eletrônica, é hora de repensar seus processos internos.

Invista em tecnologia, não cometa erros como escanear assinaturas e adotar práticas de gestão obsoletas. Aproveite os benefícios de soluções digitais que garantem custo-benefício, segurança, validade jurídica e flexibilidade em suas operações.

Agora que você já sabe como fazer uma procuração, que tal experimentar o DocuSign e transformar a forma como você trabalha? Acesse nosso site e comece o seu teste gratuito.