Bloco de notas digital: ferramenta simples que traz muito impacto

Em tempos de transformação digital, investir em tecnologia e no movimento paperless se torna fundamental para qualquer pessoa ou empresa. Afinal, além de acompanhar as mudanças do mercado, esse tipo de investimento permite ter ainda mais vantagens. Nesse contexto, o bloco de notas digital se destaca como uma ferramenta interessante para usar no dia a dia.

Desde economia de tempo ou de dinheiro até a possibilidade de implementar um sistema de integração eficiente em uma equipe, contar com recursos digitais é vantajoso para garantir a otimização de diversos processos. E é isso que o bloco de notas digital se propõe a fazer.

Neste post, entenda por que é interessante substituir o uso de papéis por essa ferramenta e veja como funciona o bloco de notas digital!

Qual é a importância de diminuir o uso de papéis?

Um dos principais motivos pelos quais o bloco de notas digital se torna uma ferramenta preferida de negócios voltados para a inovação é a oportunidade de diminuir o uso de papéis no dia a dia. Esse é um passo importante não apenas para modernizar as atividades da empresa, como também para conquistar uma série de melhorias para o clima organizacional. 

A seguir, confira alguns dos principais benefícios que um negócio ganha ao adotar uma política de diminuição do uso de papéis!

Redução de custos

Os gastos com impressão, compra de materiais, locais de armazenamento e, até mesmo, sacos de lixo podem sair muito mais altos do que o desejado. Essas podem não ser despesas que chamam a atenção de início, porém, ao conferir a possibilidade de reduzi-las ou cortá-las, é possível observar a grande economia que uma empresa faz ao parar de usar papéis para anotações.

No caso de um bloco de notas digital, o investimento é único — dificilmente será necessário realizar novas aplicações na compra desses aparelhos, em um grande intervalo de tempo. A longo prazo, isso gera uma redução considerável de custos, e o montante pode ser direcionado para outras áreas que precisam de mais recursos da empresa.

Praticidade

O uso de papéis também não é tão prático quanto parece. Imagine diversas notas espalhadas pela mesa de um colaborador. É muito fácil desorganizar as folhas e, até mesmo, perdê-las ao longo das atividades.

Desse modo, uma anotação importante pode não ser lida ou ser confundida. Esse é um problema que não acontece com frequência ao usar um bloco de notas digital. Sendo assim, é possível garantir mais praticidade para a rotina corporativa. 

Otimização de tempo

Seja para procurar as anotações, seja para armazená-las, substituir o uso de bloco de notas de papel por uma versão digital gera também economia de tempo. Afinal, basta um “Ctrl + F” para encontrar o que está procurando, e o salvamento de qualquer edição pode ser programado para o armazenamento em nuvem.

Ou seja, o tempo que uma pessoa gasta para anotar ou consultar algo no papel pode ser reduzido e aproveitado para realizar outras atividades ou, apenas, descansar. Essa otimização é bastante benéfica para ambientes de trabalho que buscam melhorar a produtividade e a organização.

Segurança da informação

Outro ponto importante é que nada impede uma pessoa de pegar um papel, seja ela autorizada ou não a ler o conteúdo. Sendo assim, o uso de bloco de notas manuais pode ser prejudicial no que diz respeito à segurança da informação.

Às vezes, senhas importantes são escritas em um pedaço de papel e, por acidente, podem cair na mão de pessoas não autorizadas, dando acesso a sistemas confidenciais. Em grande escala, um simples problema como esse pode gerar um grande prejuízo.

Por outro lado, ao contar com um bloco de notas digital, é possível controlar o acesso. Por mais que seja utilizado em conjunto pela equipe, o administrador do sistema consegue regular quem pode ver as informações e qual tipo de conteúdo é entregue para cada usuário.

Além disso, é comum que os sistemas voltados para a gestão de empresas contem com criptografia e investimentos em segurança da informação, que diminuem os riscos de ataques cibernéticos e qualquer tipo de invasão.

Sustentabilidade

Vale destacar que diminuir o uso de papéis na rotina corporativa é uma contribuição para a preservação ambiental. Se esse recurso não é essencial e pode ser substituído por uma versão mais econômica, não existem motivos para insistir nas opções menos sustentáveis.

Toda organização, independentemente do segmento em que atua, pode assumir a sua responsabilidade socioambiental. Dentro desse contexto, reduzir o uso de descartáveis se torna uma iniciativa importante para todas as empresas.

Como funciona um bloco de notas digital?

Mas, afinal, como funciona esse substituto para o uso de papéis no dia a dia? Para começar, saiba que esse é um sistema que está disponível para computadores, celulares e tablets.

Trata-se de um programa que é instalado e programado para o uso cotidiano. Existe também a possibilidade de construir um sistema personalizado, da maneira que a empresa quiser, o que ajuda no controle do acesso.

Há, ainda, a opção de bloco de notas eletrônico. Nesse caso, a empresa faz a compra de aparelhos destinados unicamente para fazer anotações com uma caneta eletrônica. Esse dispositivo pode ser oferecido a cada colaborador, com as instruções de uso e preservação.

Seja por meio do aparelho eletrônico, seja com o uso do post-it digital, o bloco de notas na versão remota é útil para uma série de atividades e responsabilidades, como:

• gerenciar as demandas do dia — uma “To-do List”, por exemplo, ajuda a organizar o que já foi feito ou o que está em andamento;
• compartilhar as anotações com outras pessoas da equipe e melhorar o fluxo de informação;
• ter fácil acesso ao bloco de anotações;
• digitalizar as atividades cotidianas da empresa.

Quais são as principais ferramentas digitais de anotação? 

Existem soluções prontas, disponíveis nos celulares e nos computadores, que podem ser baixadas ou usadas com acesso à internet. O Google Keep e o To Do da Microsoft são exemplos disso. No entanto, você também pode procurar uma empresa especializada em desenvolvimento de sistemas para criar o seu bloco de notas personalizado.

O importante mesmo é saber que optar pelo bloco de notas digital é uma forma de otimizar as atividades internas do negócio e, ainda, trazer um toque extra de modernidade para a rotina de trabalho. Por esse motivo, vale a pena pesquisar sobre as principais ferramentas de anotação que podem ajudar a simplificar as atividades da sua empresa.

O problema do papel nas empresas

Investir em um bloco de notas digital contribui para a redução do uso de papel nas empresas - o que têm se tornado cada vez mais comum no mundo corporativo. Desde contratos de vendas, faturas, registro de eventos até todo tipo de documentos comerciais, a transformação digital está acabando com a necessidade de papel na gestão empresarial.

No eBook sobre o movimento paperless nas empresas e a importância de uma gestão de contratos digital, você pode conferir a fundo o problema do papel nos processos corporativos, os benefícios e ROI do paperless, além de obter mais dicas para uma empresa sem papel. Aprofunde-se no assunto e transforme sua empresa!