学生と教職員への効率的なサービス提供を目指すコロラド大学ボルダー校のペーパーレス施策

紙ベースでの契約管理は、学資援助の申請から教職員の採用に至るまで、大学におけるさまざまな場面で遅れを生み出します。こういったプロセスにかかる時間や費用を明確に算出することは難しいですが、大きな負担となっていることは間違いありません。コロラド大学ボルダー校では、効率的でアクセスしやすい、そして学生を中心に据えたサービスを提供するために、教育機関のシステムやプロセスを大幅に刷新する「ペーパーレスキャンパス」の取り組みを開始し、その後、従来の方法にどれだけの負荷がかかっていたかを実感することになりました。

コロラド大学ボルダー校には、6,000人の職員と31,000人の学生が在籍しています。3年前、同校は学生や教職員とのやり取りをデジタル化するプロジェクトを開始しました。大学全体でのペーパーレス化を達成できるよう、まずは契約管理システムを刷新したのです。

同校では、セキュリティの向上とワークフローの自動化に加え、入学手続きや卒業試験などの学生サービスを向上させたいと考え、ドキュサインを導入しました。「オンライン化されたデジタルなプロセスを確立したいと考えていました」と、コロラド大学ボルダー校のビジネス開発・コンテンツサービス担当プログラム・マネージャーのマーク・ディエコフ氏は当時を振り返ります。

ドキュサインの連携ソリューションでペーパーレス化を実現

コロラド大学ボルダー校はドキュサインの電子署名を導入し、ワークフローのデジタル化を実現しました。まずは紙ベースのプロセスが多い人事部で成果を上げた後、すぐに他の部門にも利用を拡大しました。

ディエコフ氏のチームは、単に紙のシステムをデジタル化しただけではなく、このプロジェクトをプロセス全体を見直す機会と捉えました。「私たちはそれぞれの部門で、これまで長い間見直されてこなかったプロセスを分析し、なぜこのやり方をしているのか？と問いかけるところから始めました」とディエコフ氏は語ります。このプロジェクトは、プロセス全体を見直し、時間やコストの削減を図ると同時に効率を上げ、成果が期待できるようなプロセスに合理化していくきっかけとなりました。

ドキュサインは350を超えるアプリケーションと連携していますが、ペーパーレス化を目指す同校にとってクラウドサービス、特にSalesforceとの連携は重要でした。

ドキュサインとSalesforceの連携により、学生は自身が使っているプラットフォームを離れることなく、オンライン上で署名することができるようになりました。例えば、学生が専攻の変更を申請する場合、Salesforce内のリンクをクリックするだけで、ドキュサインのフォームが開き、電子署名することができます。署名済のフォームは自動的にSalesforceに保存されるので、紙を使わず、また教務課に出向く必要もなく、変更手続きを済ませることができます。

大学全体に広がるDX

デジタル化された契約システムの導入と、ペーパーレスへの取り組みを始めてから3年が経過した現在、コロラド大学ボルダー校では書類が必要となる手続きを6時間以内に完了しています。その内、74%の手続きは1時間以内に完了しています。

5,432人のアクティブユーザーが合計100万ページを超える書類を新しい契約管理システムを介して送信したことで、大学は「ペーパーレスキャンパス」施策の最初の1年で823,000ドルを節約することができました。また、デジタル化されたプロセスは全ての人にとってメリットがあり、学生や職員の体験は劇的に向上しました。

「今では、あらゆる場面でドキュサインを使っています。例えば、施設・イベント管理、在籍する学生や入学希望者の管理、採点などです。大学の承認を必要とするプロセスは、そのほとんどがデジタル化することができます」とディエコフ氏は語ります。

※本事例は「University of Colorado Boulder’s paperless campus streamlines services for students and staff」の抄訳になります。