従来の煩雑化した手続きをよりスマートに。Docusign × kintoneで不動産投資の申込・契約プロセスを効率化

「明日の笑顔をあなたとつくる」をミッションに掲げ、不動産の販売から管理までのサポートをワンストップで提供する“会員制の不動産コンシェルジュ”として、お客様の人生設計における資産運用をサポートするトラスティーパートナーズ株式会社。同社では、お客様ファーストの視点から、物件の申込・契約プロセスをデジタル化し、書類の送付や署名捺印、管理にかかる手間や時間コストを大幅に削減。お客様の利便性を向上するとともに、コスト削減や業務効率化を実現しています。

お客様の負担減、コスト削減、業務効率化を目指して電子署名を導入

トラスティーパートナーズ株式会社が電子署名の導入に踏み切った背景には、社会全体でDX化が進むなか、時代に沿った申込・契約方法に切り替え、お客様の利便性を向上したいという想いがありました。同社アセットマネジメント事業部 マーケティング部 セールスプランニンググループ 課長代理の野沢 晶子氏は、次のように説明します。

「投資用の不動産物件をご契約されるお客様には、お申し込み時に申込書、個人情報の取り扱いについての同意書、リスクの確認書、その後、ご契約を締結する際には売買契約書、重要事項説明書、マスターリース契約書などの書類に署名・捺印をしていただいています。複数の物件をご購入の場合は、署名・捺印が必要な書類の数は2倍、3倍と増えてしまうのが従来の課題でした。これらすべてが紙の書類でしたので、お客様の手間は多くなる傾向にありました。また、お手続きは対面で行っていましたが、当社のお客様は遠方にお住まいの方も多く、なるべくご負担をかけないような方法に切り替えたいと考えていました。」

加えて、紙の書類を作成するコストの削減と、管理性の向上も求められていました。「例えば、年間でお申し込み時に必要な書類の作成に約1,200枚、ご契約時の書類については約10,500枚の紙が使用され、用紙および印刷にかかるコストが発生していただけでなく、その書類を保管する場所も増える一方でした。書面の数が増えれば紛失におけるリスクもありますし、そういったリスクも回避したいと考えていました」と、野沢氏は振り返ります。

kintoneとの柔軟な連携を評価し、Docusignの導入を決定

経営層からのペーパーレス化への強い要請もあり、申込書や契約書をはじめとした書類の電子化は同社の業務改善の中でも優先事項となり、電子署名ソリューションの導入を決断。複数の電子署名サービスを比較検討する中で、最終的に同社が選択したのがDocusign eSignature（以下、「ドキュサインの電子署名」）でした。

ドキュサインの電子署名は、180カ国以上の100万社を超える組織・団体に採用され、10億人を超えるユーザーが日々の業務で利用しています。また、kintoneを含む400以上のアプリケーションと連携しており、一から開発することなく、すでに利用しているアプリケーション上で使うことができます。「選択の最大の理由は、当社の顧客管理システムを担うkintoneとのスムーズな連携が可能なことでした。kintoneと電子署名サービスの連携により契約管理を一元化したいと考えていたのですが、候補の中で、当時それが可能なのがドキュサインの電子署名でした」と、野沢氏は説明します。

野沢氏は続けます。「それほど複雑な設定を行わずに利用できるだけでなく、一度テンプレートを作成してしまえば、他のお客様とのご契約の際に（文書やメールの件名・本文、フィールド設定などを）転用できるなど、操作性も評価のポイントとなりました。」

ドキュサインの知名度は高く、同社のお客様からも導入にあたって好意的に迎えられたことも採用を後押ししたといいます。

さらに、ドキュサインの担当者からも手厚いサポートを受けられたことで、円滑に導入を進められた点についても評価しています。「不明点が生じた際にはメールで問い合わせをすることもありました。ご担当者からは、画像やURLを用いて分かりやすく丁寧に説明いただき、すぐに問題点を解消できました。そのおかげで、スムーズに利用を開始することができたと思います。」

切り替え早く運用開始へ。今後はDocusign × kintoneでさらなる自動化を目指す

2023年1月より、Docusignの利用を開始した同社。まずは、契約書の電子化から始め、同年7月には、これまで申し込み手続きに使用していたWEBフォームをPowerFormに切り替えました。

• ～2022年7月：紙の書類で申込、契約

• 2022年8月～：申込をWEBフォームに変更

• 2023年1月～：Docusignで電子契約開始

• 2023年7月～：WEBフォームをPowerFormに切替

申し込み手続きでは、ドキュサインの電子署名の機能の1つ「PowerForm」を活用しています。野沢氏は、「これまではWEBフォームに必要な情報をご入力いただいていました。しかし、WEBフォームですと誰でもご入力ができてしまうため、架空のお申し込みが出てくる可能性もあったことから、ご本人であることを担保できるツールを探しており、その中で、PowerFormを知りました」と話します。

PowerFormを使えば、プログラミングコードを記述することなく、セルフサービス型のオンラインフォームを作成できます。フォームを作成すると一意のURLが生成され、WEBサイトへの埋め込みが可能になり、メールにてお客様へ直接送信することもできます。これにより、営業担当者はお客様ごとに書類を準備して送付する必要がなくなり、作業も削減されます。同社では、PowerFormで取得したデータをkintoneに取り込むために、Docusign認定パートナーであるコントラクトマネジメント社が提供するコネクタを利用。わずか1カ月程度で運用を開始することができました。

契約書については、業務部門の担当者がkintoneに取り込まれたデータをExcelの契約書フォーマットに入力をしてPDF化し、Docusignで送付しています。お客様側はオンライン上で契約書の確認、および署名・捺印することができ、署名済みの契約書は社内ネットワークに保存されます。将来的には、kintoneのプラグインを使用して契約書を自動生成し、署名済み契約書をkintoneのお客様ごとのページに自動保存されるようにしていきたいと、野沢氏は今後の展望を語ります。

時間コストの削減を実現し、お客様や従業員にスマートな手続きを提供

導入効果の1つが、ペーパーレス化による「時間コストの削減」です。野沢氏は、「最大の効果は時間の節約です。以前は対面でお手続きをしていたため、移動やご契約のお手続きを含めて最低でも2時間、遠方のお客様ですと半日〜1日ほどの時間を要していました。オンラインで完結できるようになってからは、営業担当者より、他の商談やお客様との打ち合わせにより多くの時間を充てられるようになったとの声が上がっています」と話します。契約書の作成を担う業務部門でも、契約書の印刷・製本作業がなくなったため、1案件につき20～30分かかっていた作業時間が節約できたほか、紙の契約書をPDFに変換する作業も不要となり、担当者から評価の声が多く寄せられているといいます。

また、取得するデータの正確性の向上にもひと役買っています。例えば、手書きの場合、書き間違いや誤字脱字が発生しやすく、時には解読が難しいこともあります。しかし、電子署名の導入により、確認の連絡や“戻し”が不要となり、またkintoneとの連携により、転記に伴う入力ミスも減らすことができました。

お客様側のメリットも大きいといいます。いつでもどこでも書類を確認することができるので、移動や契約手続きのための時間を確保する必要がなくなり、記入・捺印にかかる手間も軽減されます。何枚もの書類に氏名、住所などの必要事項を記入し、署名・捺印するのは骨の折れる作業です。

ドキュサインの電子署名を活用して、申込・契約プロセスを効率化し、“従来の煩雑化した手続きをよりスマートに。”を実現するトラスティーパートナーズ。「今後は賃貸物件の管理を行うプロパティマネジメント事業部など、他部門へも導入効果を提示しながら、活用を拡大させていきたいと考えています」と、野沢氏は語ります。