Docusign eSignatureとPaymentsで収益増加を達成したテキサス大学オースティン校

テキサス大学オースティン校（以下 UT Austin）は、オースティン市内にありながら、大学自体が1つの街のようになっています。51,000人以上の学生が在籍しており、18の学部、大学院、さらに病院を完備し、UT Austin には多くの「人」だけでなく、「施設」などを管理するためのシステムが必須でした。

この巨大な組織を維持するために、UT Austin はドキュサインとパートナーシップを結び、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しています。ドキュサインの導入にあたっては、UT Austin はトップダウンの変革として組織全体に展開するのではなく、各セクション毎に需要を判断し、それぞれに合ったドキュサインの導入方法を採用することにしました。ドキュサインの需要が高まるにつれ、事前統合されたアプリケーションを活用しながら、入学手続きや人事、研究、キャリアサービスを含む17の部門で200以上にまで活用の幅を広げました。たとえば、ドキュサインと Box を統合し、オンライン上で文書の保存および管理ができるようにしました。ユーザーは Box、ドキュサイン、UT Austin のアカウントをシングルサインオン（SSO）で使用することができます。 

大学はプロセスの改革をリードする担当者として、シェイラ・オハラ氏を任命しました。同大学のビジネスアナリストであり、ソフトウェアサービスの導入担当者でもあるオハラ氏は、ドキュサインを導入するために各部門と密接に連携しています。

「私はいつも、電子署名を導入するということは、全体的なプロセスを見直すことであると伝えています」とオハラ氏は言います。大学の中心部でもある UT タワーから、大学が保有するレディ・バード・ジョンソン・ワイルドフラワー・センター（植物園）まで、UT Austin では大学が管理する全ての部門で、電子署名や Docusign Payments といったドキュサインの製品を活用し、効率や収益を改善しつつ、大学全体の信頼度の向上も図っています。

イベント会場の申込手続きに Docusign Payments を導入

レディ・バード・ジョンソン・ワイルドフラワー・センターは、テキサス州の植物園です。UT Austin の一部でもあるこのセンターでは、植物の持続可能性や保全に関する教育プログラムや公共イベントを開催しています。また、このセンターは結婚式や誕生日会などのイベント会場としても人気があります。

以前はイベント会場のレンタルプロセスは煩雑で非効率的でした。契約書は PDF で利用希望者に送られますが、必要事項が未記入だったり、返送されないこともありました。「センターでは特にクレジットカード情報の取り扱いに注意が必要でした」とオハラ氏は振り返ります。「情報をひとつづつ手作業で記録し、その後シュレッダーにかける必要がある書類もありました。」

ドキュサインの電子署名や Docusign Payments を活用し、利用希望者に電子メールを送信し、オンライン上で情報を記入してもらうなど、1つのオンラインシステムを介してやり取りができるようになったことで、センターが年間で処理するレンタル契約の量を2倍に増やすことに成功しました。手作業がなくなり、契約チームの人員は2人分削減され、現在では他の優先度が高い業務に必要な人員を割り当てることができています。新しいプロセスでは、センターは支払い状況の確認や、利用者とのコミュニケーションが簡単にとれるので、未締結の契約書や未請求の案件などが発生することはありません。その成果もあり、センターではケータリング料からも売上げを立てることができ、チーム全体で年間10%の収益増を達成しています。

キャンプ参加者の安全とコンプライアンスを強化

UT Austin では年間を通して、バレーボール教室から物理講座まで、子供たちや学生が参加できる様々なキャンプ・プログラムを提供しています。青少年保護プログラムは、キャンプの安全性とコンプライアンスを担当し、診断書やカウンセラーの身元確認などの書類がすべて適切に保管されるように管理しています。 

青少年保護プログラムの責任者は、各キャンプの事務処理やファイル管理などの煩雑さを軽減するために、ドキュサインを活用することにしました。まずはドキュサインの PowerForms を導入し、カスタマイズ可能なテンプレートを作成しました。事務局はそれぞれのキャンプごとにフォームを作成し、署名者（保護者等）が確認・署名するためのリンクを送信するだけです。こうして、より効率的で持続可能なプロセスが実現しました。「事務局が管理しなければならない書類の数は膨大です。1つのキャンプだけでも、約8,000人の保護者が6～8ページの書類に署名をする必要がありました。このケースだけでも、48,000枚もの紙を削減できたことになります」とオハラ氏は言います。

他アプリケーションと連携して既存のオペレーションを整備

部門によっては、ワークフローの中でドキュサインを他の重要なシステムと統合しています。例えば、Commons と呼ばれる大学のイベントスペースを備えた施設では、会場のレンタルプロセスをよりスムーズに行うために、ドキュサインと Smartsheets（プロジェクト管理プラットフォーム）を連携させ、トラッキングと管理を行っています。 

「大学の敷地の端から、ワイルドフラワー・センターを含む全てのエリアで、どんなケースでも喜んでドキュサインの導入をサポートします」「何より自分の仕事が大好きです。電子署名によってユーザーが『改善』を実感してくれることが、私にとってのやりがいにもつながっています。」とオハラ氏は導入サポートのやりがいについて語ります。

※本事例は「The University of Texas, Austin increases profitability with eSignature and Payments」の抄訳になります。