Docusign for Workdayでグローバルな採用活動を加速させるSalesforce

Salesforceは、グローバルな成長を促進するために、世界中で採用活動を行っています。急成長を遂げている同社は、優秀な人材を採用する上で様々な課題を抱えています。特に、競争の激しいテクノロジー業界においては、“タイミング”が重要であり、わずか数時間、数分の差で採用できないこともあります。同社採用オペレーション部門のシニアディレクターであるサマー・フォード氏にとって、求職者の期待値の変化に応え、他社との採用競争に勝ち抜くためには、紙ベースの作業を捨てて、既存の人事プラットフォームを電子署名やデジタル化された契約プロセスと統合していく必要がありました。

Salesforceは2012年に米国でドキュサインの電子署名を導入し、Docusign Agreement Cloud for HR（ドキュサインの人事・採用向けソリューション）の利用を開始しました。これがきっかけでグローバルでも電子署名が使われるようになり、全社的に紙や手作業のプロセスが減少し、採用候補者との繋がりを深めることでオフォーレター（採用通知書）にも迅速に署名してもらえるようになったといいます。2018年、Salesforceは新しい HCM システム（人材管理システム）としてWorkdayを導入し、そのタイミングでドキュサインとWorkdayを連携しました。

紙ベースのプロセスが迅速な採用活動の足枷に

SalesforceがDocusign Agreement Cloud for HRを導入して人事関連の契約を電子化する前、採用チームは紙ベースで作業をしていました。しかし、紙ベースのオファーレターや雇用契約書の状況を把握することは、スタッフにストレスを与え、採用候補者の満足度低下の原因にもなっていました。

「特に米国では、数年前から携帯電話で署名することができ、迅速にプロセスを進めることへの期待が高まっていました。」とフォード氏は言います。フォード氏によると、採用候補者と雇用契約を結べるかどうかは、役員が実際にオフィスにいて契約書に（物理的に）署名できるか、もしくは候補者が雇用契約書に署名し、きちんと（スキャンして）Eメールまたは郵送で返信できるかにかかっていました。

ドキュサインをWorkdayと統合させることで、採用コーディネーターチームは、署名状況の確認に追われたり、紙の山を整理することなく、採用候補者と迅速に雇用契約を締結できるようになりました。また、Workday内で雇用契約書やデータを管理することができるようになり、Docusign for WorkdayはSalesforce急成長の根幹を支えています。同社がドキュサインの電子署名を導入した2012年には約8,000人の従業員を雇用し、2018年には同社の従業員数は29,000人を超えるまでになりました。

イノベーションで定評のあるSalesforceならではのデジタル採用戦略

ドキュサインとWorkdayのシームレスな統合により、Salesforceの採用チームおよび何千もの候補者が、毎年オンラインで採用プロセスを完了しています。昨年は約7,000人の新入社員と雇用契約を結び、それ以外に最終的に採用に至らなかった場合でもオファーレターや契約書を作成しているため、その数は数千、数万にもおよびます。

ソリューション同士を統合して効率化することにより、同社は採用プロセスをスピードアップし、候補者にも満足度の高い採用経験を提供することができました。結果、これまで平均5日かかっていたオファーレターの準備を1 日未満に短縮しました。

デジタル化でグローバルな採用活動を加速、同時にエラーを軽減 

ヨーロッパでは、Salesforceの採用担当者は複数の国で採用活動を行っています。そのため、異なる言語でのオファーレターやその他の契約書、国ごとに異なる法的規制に準拠しなければなりません。

こういった負担は、オファーレターに誤った給与情報を入力してしまうなどの人為エラーにつながる可能性があります。現在では、採用担当者はオファーの詳細をWorkdayに入力するだけで、ドキュサイン上でオファーレターが自動生成されます。新入社員がオファーレターに署名すると、収集されたデータは署名済のオファーレターと共にWorkday上で更新・保存されます。180ヵ国以上、44言語で使用可能なドキュサインのソリューションとWorkdayのシームレスな統合が、言語の壁も解消する最適な組み合わせとなりました。

「紙ベースのプロセス」や「複数の人事プラットフォーム」から、「Workdayとドキュサインが統合されたひとつのデジタル基盤」に移行したことで、Salesforceの採用チームは、同社の積極的なグルーバル展開を支援することができました。これは、紙ベースのプロセスでは実現できなかったことでした。

※本事例は「Salesforce speeds up global recruiting efforts with Docusign and Workday」の抄訳になります。