事業拡大から海外展開、サステナビリティ経営まで、ニトリグループの経営ビジョンの実現を支えるDocusign

家具やインテリア用品の企画、製造、物流、販売までを一貫して行う株式会社ニトリをはじめとする、グループ企業の統括を担う株式会社ニトリホールディングスは、グループ内で取り扱う文書および契約管理の効率化を目指し、Docusign eSignature（以下、「Docusign」）を導入。業務効率の向上、関連業務のコスト削減に加えて、契約締結までの期間短縮やサスティナビリティ経営への取り組みにも大きな効果が生まれています。

契約業務の効率化を目的にDocusignを導入。ワークフローの柔軟性や海外での普及率の高さを評価

「『お、ねだん以上。』の価値を。」を掲げ、家具やインテリア用品の企画・販売、リフォーム事業、家電商品、アパレル商品の販売事業などを手がけるニトリグループの管理および付帯業務を担う株式会社ニトリホールディングス。グループの事業は拡大を続けており、同社の中長期ビジョンでは、2032年までに海外を含めて3,000店舗、売上高3兆円を目標に掲げています。

加速する事業のなかでは、数多くの文書が扱われており、法務室ガバナンスチームの少数精鋭の専門チームが一括して管理しています。しかし、事業拡大に伴い、業務負荷が大きくなり始めていたといいます。この状況について、同社 法務室ガバナンスチーム マネジャーの鈴木剛大氏は次のように説明します。

「押印が発生する書類は、基本的に法務室に提出されます。関連会社を含めると、その数は年間で1万5千件に達していました」

さらに、紙ベースの文書は、契約締結までに時間がかかることも課題となっていました。

「1枚で完結する注文書などは比較的短時間で準備できますが、製本や印紙が必要となる契約書では、印紙の手配など追加の作業が発生することもあり、早くても3週間程度かかります。先方のレビューに時間を要するケースもあり、今どの段階でどういう状況にあるのかがわからず、管理しにくくなっていました」（鈴木 剛大氏）。

このまま紙の文書を使い続けることに限界を感じた法務室は、2020年に電子署名ソリューションの導入について検討を始めました。コスト面や業務効率について検討を重ねて経営陣に提言を行い、2021年、Docusignの導入に踏み切りました。

Docusignを選定した理由の1つとして、同社 法務室 鈴木俊廣氏は、ワークフローの柔軟性を挙げます。

「社内では、確認や稟議に必要な関連書類を、契約書と一緒にレビューに回したり、承認時に添付したりする必要があります。しかし、契約を締結する際には、関連書類は外して契約書だけを相手に送りたい。一連のワーフクローの中で、添付書類の表示・非表示を設定できるのはDocusignだけでした」

法務室では契約書管理の用途で外部システムを導入していたことから、連携のしやすさも視野に入れたといいます。

また、鈴木剛大氏は、「今後、よりグローバルにビジネスを展開していくことを踏まえると、国内外で広く使われているソリューションであることも重要なポイントでした。取引先がすでにDocusignを導入済みのことも多いので、スムーズに電子契約を受け入れてもらえます。当社で増え続ける海外契約においてもDocusignを積極的に活用し、契約プロセスの迅速化に取り組んでいきたいと考えています」と、海外でのシェアの高さも選定を後押ししたと話します。

段階的な導入とテンプレート活用でスムーズな電子化を実現。年間1,000万円超のコストメリットも

グループ会社および各部門への本格導入にあたっては、それぞれ事前にヒアリングを実施しながら、契約書の取り扱い件数が多い部門から段階的に導入を開始しました。同社 法務室 宮﨑孝明氏は、導入から利用拡大の過程について次のように話します。

「社内説明会を実施したほか、契約書の件数が多い部署で契約業務を専任する担当者と密にやり取りすることで、電子契約化の利便性をいち早く理解してもらい、効率的に利用率を上げることができました」

さらに、電子化を促進するための工夫として、法務室ではワーフクローに合わせた各種テンプレートを整備しました。Docusignのテンプレート機能では、文書のひな形だけでなく、添付書類、回付順、メッセージの内容なども設定できます。現在、同社では約260種類ほどのテンプレートを用意しており、ユーザーは簡単に文書を準備できるほか、作業時間の短縮や誤送信などのミスの軽減にも役立っています。

「テンプレートの整備には時間がかかりましたが、ユーザーが利用しやすいようにすることで、スムーズに電子化を促進できたと考えています。導入当初から徐々に利用が増えており、現在、全体では4割程度、部門によっては9割ほどの文書でDocusignが活用されています」（宮﨑氏）

Docusignの導入によって、文書の作成から契約締結までの時間が大幅に短縮されたと鈴木俊廣氏は話します。

「従来は、起案から社内レビュー、承認を経て、送付までに早くて1週間程度、印紙が必要な契約書などは3週間程度必要でした。しかし、導入後は1日から3日に短縮されました。送付後に相手が署名して文書が戻ってくるまでの時間は、早ければ数分、長くても3日程度となり、こちらも大きく改善しています」

時間短縮に加えて、1契約あたりのコストは、約4,800円から2,500円ほどに削減されました。鈴木剛大氏は、「人件費、印紙代や郵送費などを含めたコストが、約半分になりました。少なくとも年間1,000万、またはそれ以上のコストメリットが出ています」と説明します。

締結済みの文書の管理についても、プロセスの自動化によって効率化されたといいます。

「外部システムと連携して自動化しているので、締結した後の文書の保管に関する作業はほぼなくなりました。文書はオンライン上に保管されるので、省スペース化にもなりますし、以前のようにデスクに文書を並べて確認する必要がなくなり、検索もしやすくなりました」（宮﨑氏）

また、鈴木俊廣氏は、「契約の進捗が一目で分かるのは、ガバナンスの観点からも有益であると考えています。例えば、契約締結までに時間がかかっている場合、誰が確認中なのかをすぐに把握できるので、フォローアップがしやすく、管理が非常に楽になりました」と、文書の状況がリアルタイムで把握できる点について高く評価しています。

さらなる契約業務の変革へ。グローバル展開やサステナビリティ経営にも寄与

宮﨑氏はDocusignの利用をさらに拡大しつつ、契約業務をよりシンプルなものにし、契約ライフサイクル全体を効率化していきたいと話します。

「起案から、文書の作成、締結、その後の管理までの一連のプロセスを、1つのクラウドサービスで完結できるようになれば、より効率よく業務が進められると考えています。業務フローの見直しも含めて、Docusign CLM（契約ライフサイクル管理）導入の可能性なども検討していきたいと思います」

また、グループ企業においても導入や利用の動きが広がるなか、経営戦略の観点からDocusignが果たす役割について、鈴木 剛大氏は次のように語ります。

「ニトリグループでは、中長期の経営課題として、グローバル展開を掲げて海外出店の加速や強化について、目標値を定めて取り組んでいるところです。Docusignの導入によって、契約締結までの期間短縮が可能になり、よりスピーディーな経営に寄与していると感じます」

さらに、環境に配慮したものづくりを「Nitori’s ecology」と位置付け、サステナブルな取り組みを推進しているニトリグリープ。紙の使用量を削減し、環境負荷の少ない企業経営を目指して、Docusigunの利用率を上げ、今後の企業活動に活かしていきたいといいます。

電子署名の導入を契機とした契約業務の変革は、業務効率化、コスト削減、ガバナンス強化、経営ビジョンの実現など、さまざまな面で効果をもたらしています。今後、グループ全体にさらなる効果が波及することが期待されています。