Docusign eSignatureの導入で働き方改革に新風！契約プロセスを効率化し、リードタイムを大幅に短縮

世界のエネルギー供給を担う企業として、燃料調達から輸送、火力発電所の運営までを一貫して行う株式会社JERA。最先端のソリューションで、エネルギー供給の上流から発電まで、国内最大規模かつユニークな事業を展開しています。同社では、コロナ禍で始まったテレワークを契機に、働き方改革に取り組んでおり、その一環として、Docusign eSignatureを導入。契約業務の効率化やペーパーレス化の実現に加えて、よりスマートな働き方へと社内に変化が生まれています。

働く場所を選ばず滞りなく業務が行えるよう、ペーパーレス化を推進

2015年に東京電力と中部電力の火力燃料事業統合によって設立された株式会社JERAでは、コロナ禍を契機にテレワークが導入されました。出社することなく業務を遂行できる環境を整えてきましたが、稟議や契約など紙ベースの業務に課題が残っていました。同社 執行役員 ICT開発統括部長の藤冨知行氏は「紙の書類を扱う稟議や契約といった業務には、押印や送付などが発生します。実務担当者はそのためだけに出社せざるを得ないという状況にあり、これが課題となっていました」と説明します。この事態を解消するため、同社では、2020年7月より社内稟議プロセスの電子承認を推進。わずか2カ月で稟議プロセスの電子化を実現しました。

しかし、稟議プロセスが電子化されても、まだ出社が必要な業務がありました。稟議が通った後の業務、つまり契約書の押印業務です。

「私たちのビジネスはインフラ事業であることから、許認可申請の関係書類をはじめとして紙の書類が多く存在します。紙ベースの契約書では、押印や送付の手間もあり、契約締結までに時間がかかることも少なくありませんでした。社内の事務処理について、さらに電子化を進められないか検討していました」（藤冨氏）

オフィスに来なければできない仕事を極力減らし、合わせて紙ベースの業務を電子化していくことについて、藤冨氏は次のように話します。

「不必要な出社をはじめ、あらゆるところで無駄をなくしていくため、紙の書類や押印業務があるがゆえに出社が必要というのは、労働環境の整備という視点からすると逆行してしまいます。働き方改革という点でも、電子署名ソリューションの導入は非常に効果が高いと考えました」（藤冨氏）

また同社では、地球環境保全の観点から脱炭素の取り組みを進めており、その1つとしてペーパーレス化の実現を意識していたといいます。

「脱炭素の取り組みとして、再生可能エネルギーと低炭素火力を組み合わせた、クリーンエネルギー供給の基盤構築を目指しています。これは、環境に配慮しながら世界経済の健全な成長と発展に貢献する活動であり、JERAのミッションでもあります。その実現のため、当社ではCO2削減に取り組んでおり、2030年には20％、2035年には60％、そして2050年には排出ゼロという目標を掲げています。これに加えて環境負荷軽減という観点からも、ペーパーレス化を図りたいと考えています」（藤冨氏）

既存のワークフローシステムとの高い連携性や、海外の取引先での認知度が決め手に

場所を問わず円滑な契約業務を推進すること、電子化によって紙の使用を減らすこと、これらを念頭に電子署名ソリューションの検討が始まりました。複数のソリューションを比較検討した結果、2022年10月にDocusign eSignatureの導入が決定しました。

ソリューションの選定については、機能の充実度に加えて、既存システムとの連携が重視されました。ICT開発統括部 コーポレートシステム開発部の吉田昌史氏は、次のように説明します。

「導入のポイントになったのは、導入済みのシステムとの連携が容易に行えるかどうかという点です。当社では、稟議や契約の決裁申請に自社開発したワークフローシステムを導入しています。そのシステムとどう連携できるのか、シームレスにユーザーが使えるかといった点を考慮に入れました。その点、Docusign eSignatureは既存システムとの連携機能が充実しており、導入しやすいと判断しました。運用時のドキュメントも多く公開されていて、マニュアルも充実していたので、既存システムともスムーズに連携できると感じました」（吉田氏）

また、グローバル企業として海外との取引も多い同社では、多くの取引先がすでにDocusign eSignatureを利用していたことも導入を後押ししたといいます。藤冨氏は「稟議は社内で完結しますが、契約は相手がいることなので、お客様がすでに（Docusign eSignatureを）導入していればスムーズに電子契約に移行できます。この点でもDocusign eSignatureを選んでよかったと感じています」と話します。

電子契約の促進で契約締結までの時間が平均1.5日に短縮。社内の働き方にも変化

2023年3月に試験運用を実施し、同年4月より全社展開した同社。社内ユーザーも右肩上がりに増加し、電子契約化も進んでいると藤冨氏は語ります。

「直感的に操作できるので、説明不要で使えることもあり、社内のユーザーにも好評です。最短で当日中に契約締結できるものもあるので、利用している従業員も、紙との違いやスピード感を感じています。例えば、年度内に契約締結が必要な案件で、郵送ではとても間に合わないものが電子契約では実現できたといったエピソードもあります」（藤冨氏）

1週間から2週間ほどかかっていた契約締結にかかる時間は、Docusign eSignature導入後、平均1.5日に短縮。担当者の業務時間も、約7分の1と大きく削減されました。

「郵送などのリードタイムを除いた時間で、それだけ削減できているということは、他の仕事ができる時間を生み出しているということになります。自分たちだけでなく、契約相手の時間削減にもなっているので、大きなインパクトがあると考えています」（藤冨氏）

さらに、藤冨氏は「時短の部分に目が行きがちですが、文書がデータ化されたことで、必要な書類を探したり、受け渡したりといった部分もスマートになりました。全社的にペーパーレス化が文化として根付いてきており、より柔軟な働き方やスマートな業務の進め方へと意識改革が進んでいます」と、ペーパーレス化の推進による働き方への変化についても語ります。

そのほか、Docusign eSignatureは人事部門などでも活用されており、吉田氏は「例えば、内定者に送付する書類はこれまではメールで送付した後、各自でプリントアウトし、署名したものを返送してもらっていました。内定者側の負担が大きい運用でしたが、これらも紙を使わずにDocusign eSignatureで完結できているので、負荷を減らせています」と説明します。

また、グループ会社でも電子署名ソリューションを利用したいという声が上がっています。ICT開発統括部 コーポレートシステム開発部 ユニット長の後藤英司氏は、「Docusign eSignatureによる時短やペーパーレス化の効果について、グループ企業でも非常に関心が高く、同じ環境を構築したいという声が強まっています。グループ全体として、電子契約が当たり前になる日も遠くないと思います」と今後の展望を語ります。

※掲載情報は取材当時（2024年12月）のものです。