横浜八景島が推進する人事DX ー 電子署名で契約関連業務の迅速化・省力化を実現

「横浜・八景島シーパラダイス」などのレジャー施設を運営する横浜八景島は、本社で一括して作成・管理していた6拠点分のパート・アルバイトの雇用契約書を「Docusign eSignature」で電子化しました。これにより、スピーディーな契約締結、契約書の作成・管理業務の省力化、紙の契約書の紛失リスク解消、郵送費の削減などを実現しています。また、本社で各施設の雇用状況を容易に把握できるようになりました。

多くの手間と時間を要していた雇用契約業務

株式会社横浜八景島は、開園31年目となる「横浜・八景島シーパラダイス」をはじめ、2008年に「羽村市動物公園」の指定管理を受託したことを皮切りに、「マクセル アクアパーク品川」「上越市立水族博物館 うみがたり」「仙台うみの杜水族館」「西武園ゆうえんち」などの運営を行っています。

6つのレジャー施設で多くのパート・アルバイトを雇用する同社では、雇用契約書を本社で一括して作成・管理していました。しかし、契約書類を送って返送してもらうまでには手間も時間もかかり、雇用契約を結ぶまで早くても1週間は要してしまうことが大きな課題となっており、電子化を検討していました。

「電子契約システムには以前から関心があり、各社の製品を調べていました。最短で1日で雇用契約を終えられるような体制にしたいと考えていました」と取締役常務執行役員 管理部長 兼 人事部長の西藤 誠 氏は話します。

また、紙の雇用契約書は紛失などのリスクがあり、管理・検索がしにくいことも課題でした。同社人事部では、雇用契約書を電子化することによって、これらの問題も解決したいと考えました。

セキュアで効果が見込める製品を採用

横浜八景島が「Docusign eSignature（以下、Docusign）」を採用した理由は、セキュリティ性が高く、同社の方針に合致したからであると西藤氏は話します。

「Docusign」は、すでに同社の他部署で使われており、効率化や省力化の効果が見えていたことも、人事部で採用する理由となりました。

導入フェーズでは、「Docusign」の導入を行っている日立ソリューションズの支援に助けられたと西藤氏は振り返ります。

「我々は本来の業務もあるため、導入作業にかかりっきりになるわけにもいきません。日立ソリューションズは定期的なミーティングによって、導入の過程をしっかりとマネジメントしてくれました」（西藤氏）

例えば、「Docusign」では署名者のメールアドレスが必要となりますが、メールアドレスを持たないパート・アルバイトの方には、対面でパソコンやタブレット端末から「Docusign」で署名してもらうといった柔軟な運用を日立ソリューションズが提案し、採用されました。

また、導入の実務に携わった佐伯氏は、「複数の部署や事業所が雇用契約書を扱うため、『Docusign』導入後、日立ソリューションズが教育・研修を行ってくれました。知識レベルを合わせて運営フェーズに入れたことは非常によかったと思います」と話します。

大幅な省力化と管理のしやすさを実現

横浜八景島は「Docusign」の導入によって、以前は早くても1週間は要していた雇用契約手続きを最短1日で完了できるようになりました。「Docusign」での電子化により、年間約2,500人分の雇用契約で使われていた紙5,000枚が不要になり、郵送費も削減、契約書の紛失のリスクもなくなりました。また、紙の契約書のときは、本社で一括して作成・管理せざるを得ませんでしたが、電子化を機に雇用契約のオペレーションを見直し、各拠点でも雇用契約を行えるようにしました。本社はそれらを管理するという運用に変更することで、大幅な省力化・効率化を達成しています。「『Docusign』を使うことによって、各拠点での雇用契約の状況やどれだけの雇用契約書を発行しているかなどもしっかりと確認することができるので、とても便利です」と佐伯氏は話します。

レジャー施設という性質上、短期雇用が多く、なおかつ半年に一度契約更新を行うようにしている横浜八景島では、4月や10月に雇用契約が集中し、一度に数百人との契約が発生します。しかし、「Docusign」では雇用契約書を一括して送信できるため、この部分でもかなりの工数削減がかないました。

さらに西藤氏は、雇用契約のスピード感を次のように評価しています。

「雇用契約をスピーディーに行えるようになったことは、従業員の安心感や会社への信頼感にもつながると考えています。今では従業員が契約の内容を確認することも楽になりました。従業員が安心して働ける環境を作れたことは、来園していただくお客さまへのサービス向上にもつながっていくと思います」（西藤氏）

さまざまな業務でのDXを推進

今後の「Docusign」活用について、「汎用的な雇用契約書は『Docusign』でデジタル化できましたが、特殊な契約書はまだ紙ベースなので、人事制度の整備とともにデジタル化を進めていきたいと考えています。労務関係の秘密保持誓約書などに付随する紙の申請書や契約書などにも『Docusign』を使っていきたいです」と西藤氏は話します。

人事部 サブリーダーの佐伯 友陽 氏は「Docusign」の導入を次のように振り返ります。

「今回のプロジェクトでは、日立ソリューションズにいろいろと助けてもらいました。今後も、『Docusign』の効果的な使い方や新しい機能について、助言などいただけることを期待しています」（佐伯氏）

西藤氏は今後のDXへの取り組みについて、「タイムカードなどを使わずに、顔認証で出退勤を管理するなど、さまざまなところでデジタル化を進めていく必要があります。サービス向上やマーケティングのために、チケットレス化などにも取り組んでいきたいですね。新しいことに挑戦してビジネスを発展させていくために、日立ソリューションズにはパートナーとなって伴走してくれることを期待しています」と話します。

※本記事は、株式会社日立ソリューションズの事例紹介ページに掲載された「パート・アルバイト年間約2,500人分・5,000枚の雇用契約書を電子化。スピーディーな契約締結と契約関連業務の省力化を実現」を転載しています。