Votre entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des contrats d'entreprise ?

Une solution de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise (CLM) rationalise la gestion des contrats de bout en bout et peut permettre à une entreprise moyenne d'économiser jusqu'à 9 % de son chiffre d'affaires annuel. Pour de nombreuses entreprises, ces économies peuvent se traduire par des centaines de milliers de dollars par an.

Pourtant, certaines entreprises hésitent à investir dans un logiciel CLM, s'engageant à suivre des procédures de gestion de contrats manuelles ou sur papier inefficaces. Si cela ressemble à votre organisation, voici un guide rapide pour vous aider à déterminer si votre entreprise bénéficiera d'un investissement dans une solution CLM d'entreprise.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

Avant de pouvoir déterminer si un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise (CLM) fera une différence marquée pour votre entreprise, il est important de savoir ce que fait un CLM. 

Au fur et à mesure que les documents se fraient un chemin dans votre organisation, les tâches administratives et les flux de travail manuels complexes créent des goulets d'étranglement dans le processus de gestion des contrats, limitant votre capacité de croissance et mettant inutilement à rude épreuve les principales relations acheteur/fournisseur. La gestion du cycle de vie des contrats augmente la productivité, élimine les risques et génère des revenus à chaque étape du processus de gestion des contrats en introduisant : 

• Des dépôts centralisés et consultables 

• Des flux de travail flexibles et configurables

• Génération de modèles de documents

• Automatisation des flux de travail

• Bibliothèques de clauses

• Pistes d'audit numériques et visibilité à 360 degrés 

• Une sécurité accrue 

Après avoir amélioré les procédures existantes grâce à une solution CLM intégrée, les entreprises constatent un retour sur investissement moyen de 356% grâce à une exposition aux risques réduite au minimum, une réduction de l'erreur humaine et une diminution significative de la durée des contrats jusqu'à leur achèvement. 

L'impact de la gestion des contrats sur votre organisation peut varier en fonction de facteurs tels que la taille de votre organisation, la complexité des flux de travail existants ou le secteur dans lequel votre entreprise opère. 

Maintenant que vous savez ce que la gestion des contrats peut faire, il est temps d'évaluer : la gestion des contrats est-elle adaptée à votre entreprise ?

Commencez par poser les bonnes questions

La gestion des contrats n'est pas souvent associée à la rentabilité - et de nombreuses entreprises consacrent un pourcentage important de leurs ressources aux contrats. De la rédaction et de la révision à la négociation et à la signature, un seul contrat peut coûter à votre entreprise jusqu'à 49 000 dollars.

Non seulement votre processus actuel de gestion des contrats pourrait être un gaspillage de ressources, mais vous pourriez exposer votre organisation à des risques inutiles et exercer une pression inutile sur les relations avec vos principaux clients. 

Les cinq questions suivantes peuvent vous aider à évaluer si une solution de gestion des contrats est adaptée à votre entreprise. 

Quelle est la complexité de votre processus actuel de gestion des contrats 

De la rédaction et de la négociation à la révision et à l'approbation de chaque contrat produit par votre organisation, tout passe par un carrousel familier de personnes et de services (ventes, juridique, financier, etc.). Même les documents les plus élémentaires, comme les accords de confidentialité, peuvent être approuvés et révisés par trois, cinq ou même dix parties, et ce avant même qu'un client ou un vendeur ne les ait vus.

Plus votre processus de gestion documentaire est complexe, plus vous êtes susceptible de bénéficier d'une solution CLM qui vous permet d'orchestrer des flux de documents intelligents et d'automatiser les tâches manuelles.

La complexité est une partie indélébile de la croissance. Alors que votre organisation se prépare pour l'avenir, une solution de gestion des contrats vous offre une évolutivité transparente, en vous dotant des outils dont vous avez besoin pour développer votre activité. 

Quelles mesures utilisez-vous pour évaluer vos procédures actuelles ?

À quoi ressemble un processus complexe de gestion de contrat ? Avant de pouvoir réellement évaluer les besoins de votre organisation en matière de gestion des contrats, il est essentiel d'identifier les principaux points de friction de votre processus actuel. Si vous ne disposez pas de données sur les principaux paramètres, comme ceux qui sont présentés ci-dessous, vous ne gérez probablement pas vos contrats de manière efficace.

• Quelle est la durée de cycle d'un contrat moyen ?

• Combien d'acteurs sont généralement impliqués dans chaque contrat ?

• Combien de temps votre équipe consacre-t-elle à la négociation des contrats ?

• Combien de temps vous faut-il pour récupérer un contrat dans le stockage ?

• Comment évaluez-vous les risques de conformité ou de sécurité dans la langue du contrat ? 

Une bonne compréhension de votre processus actuel vous permettra de trouver les bonnes solutions. Par exemple, lorsque le nombre d'acteurs impliqués dans la création ou la négociation d'un contrat unique commence à augmenter, l'erreur humaine risque de s'infiltrer dans les flux de travail existants. Dans une enquête menée auprès de plus de 1 300 professionnels de la passation de marchés, 90 % des personnes interrogées ont déclaré que l'erreur humaine avait un impact significatif sur leur processus d'achats - ce qui en résulte :

• Retards dans la conclusion de contrats (37%)

• Augmentation des coûts (34%)

• Opportunités manquées en raison de contrats mal compris (31%)

• Risque accru de non-conformité (29 %).

Il n'existe pas de nombre magique d'acteurs ni de mesure unique qui vous indiquera quand il est temps de passer à un logiciel de gestion des contrats d'entreprise, mais une meilleure compréhension des procédures existantes de votre organisation est un excellent point de départ. 

Quel est le niveau de conformité dont votre organisation a besoin ?

Dans les secteurs où des réglementations comme la HIPAA ou la FedRAMP exigent une conformité stricte, la génération de documents et la gestion de bout en bout des documents présentent un niveau de complexité supplémentaire, ce qui peut entraîner des retards coûteux dans le processus de passation des marchés.

Plus vos besoins en matière de conformité sont importants, plus une solution de gestion des contrats peut réduire les risques.

Le paysage réglementaire est en constante évolution. Les nouveaux contrats exigent une stricte adhésion aux réglementations existantes ; mais votre organisation peut aussi avoir besoin de filtrer les contrats préexistants pour identifier et retravailler les termes dépassés. Par exemple, comme le taux interbancaire offert à Londres (LIBOR) est progressivement supprimé, des contrats d'une valeur de 240 000 milliards de dollars pourraient devoir être renégociés. Sans un système adéquat pour analyser et atténuer rapidement les risques, le prix de la gestion de vos contrats ne fera que croître.

Disposez-vous d'un référentiel de contrats intelligent et consultable ?

Combien de temps vous faut-il pour localiser un document existant en utilisant votre solution actuelle de gestion des contrats ?

Le défi numéro un de la gestion des contrats auquel les organisations sont confrontées est de trouver et d'analyser les documents existants. Actuellement, seuls 23 % des professionnels du monde des affaires déclarent pouvoir trouver un contrat en 10 minutes ou moins - un chiffre déjà étonnamment bas. Mais c'est aussi une baisse significative par rapport aux 32% de l'année dernière, selon une enquête annuelle de Docusign. 

La gestion des documents ne cesse de gagner en complexité. Une infrastructure agile est essentielle pour les entreprises qui souhaitent suivre le rythme étourdissant auquel évolue l'environnement de travail numérique actuel. Malgré les changements rapides, de nombreuses entreprises utilisent encore des armoires à dossiers papier pour organiser leurs contrats et 39 % des documents actuels sont stockés sous forme de PDF non consultables.

Le logiciel CLM intégré d'AI fournit des référentiels consultables, des bibliothèques de clauses et des outils automatisés d'évaluation des risques pour aider les organisations à trouver le bon document en quelques secondes - ce qui réduit considérablement les dépenses, le temps et les risques liés à la génération de contrats et à la gestion de bout en bout.

Comment gérez-vous le suivi et la visibilité des contrats ?

Soixante-neuf pour cent des entreprises utilisent le courrier électronique pour acheminer leurs contrats entre les différents services. À première vue, cela semble correct. Mais la réalité est là : une fois qu'un contrat quitte vos mains, il devient invisible. 

Que faites-vous si un client demande une mise à jour de son statut ? Comment retrouver un document qui n'a pas refait surface ? Utiliser le courrier électronique comme mécanisme de suivi des contrats, c'est comme construire des murs entre les équipes juridiques, de vente et d'achat.

Une vue à 360 degrés du cycle de vie du contrat est essentielle. En plus de donner aux équipes disparates la visibilité et la communication ouverte dont elles ont besoin pour suivre les contrats du début à la fin, une solution CLM automatisée fournit une piste d'audit numérique qui contribue à réduire les risques et permet de tenir facilement toutes les parties responsables de leur rôle dans le processus de passation de marchés.  

La visibilité des contrats peut vous aider à accélérer le délai d'exécution des contrats, à identifier les complications critiques du flux de travail et à gérer les attentes des clients.

Que peut faire Docusign CLM pour votre entreprise ?

Les avantages d'une solution de gestion des contrats d'entreprise sont évidents. Une récente enquête Docusign menée auprès de 1 333 organisations participantes a montré qu'après avoir mis en œuvre une solution CLM, l'entreprise moyenne a constaté une réduction de 50 % du temps d'achèvement des contrats et de 80 % du temps de rédaction des contrats. Les équipes chargées des achats, des ventes et du droit sont celles qui ont le plus bénéficié de CLM. 

Docusign CLM fournit aux entreprises des solutions de gestion de contrats qui permettent de réaliser des économies, d'accroître l'agilité et d'améliorer l'expérience client. Introduisez votre organisation dans les référentiels de contrats consultables, l'automatisation des flux de travail et l'avenir de la gestion intelligente des documents en explorant Docusign CLM dès aujourd'hui.